بعد قيام المراجع وفريقه بالخطوتين إعداد وتخطيط للمراجعة، مرحلة تنفيذ المراجعة، يجب أن يقوم المراجع وفريقه إعداد التقارير وهي المرحلة الثالثة من خطوات المراجعة الداخلية.
أنواع التقارير:
- تقرير المراجعة الداخلي: هو التقرير الذي يستخدم للمراجعة على الفروع والأقسام المعتادة. ويجب أن يُقدّم لممثلالإدارة.
- تقرير مراقبة الإدارة (مستوى الإدارة): هو تقرير مُفترض أن يُقدّم للمدير التنفيذي أو أعضاء مجلس الإدارة؛ ليتم توضيح سير العمل في قسم إدارة الجودة.
- تقرير مراجعة الإدارة (نطاق الإدارة): هو تقرير يتم تقديمه لممثل الإدارة عن نتائج المراجعة الداخلية لمنطقة كاملة لفترة زمنية محددة؛ ليتم تقييم الأداء في قسم إدارة الجودة بالمنظّمة.
الصفات التي يجب أن تتوافر في تقرير المراجعة:
- يجب أن يكون تقرير المراجعة كامل وواضح ومُلخَّص.
- يحتوي على القسم المراجع عليه.
- مدى المراجعة.
- تحديد فريقأعضاء المراجعة وأماكن وتاريخ المراجعة.
- معايير المراقبة ونتائج المراقبة.
- ممثلين الجهة التي تمَّ المراجعة عليها.
- تلخيص لعملية المراجعة سواء كانت ملاحظات أو عدم المطابقة أو العقبات.
- التأكد من تحقيق أهداف المراجعة، النواحي التي تم تغطيتها.
- الاختلاف الذي لم يتم حلُّه في وجهات النظر بين فريق المراجعة والجهة المراجع عليها.
- التوصيات بالتحسين.
- خطة متابعة المراجعة والقائمة بتوزيع تقرير المراجعة.
