يوجد مجموعة من الأساسيات والمرتكزات التي تعتمد عليها وظيفة التخطيط؛ لكي تساهم في نجاح هذه الوظيفة التي لها دور فعّال في نجاح المنظّمة ككل.
مقومات التخطيط:
- دراسة البيئة: من أهم الركائز التي يعتمد عليها التخطيط هو دراسة الوضع الحالي للمنظّمة؛ وهذا لأجل إجابة الأسئلة التي تسأل للمخطط وهي:
- أين نحن الآن؟
- ما هو الوضع الحالي للمنظّمة؟
- ما هي الإمكانيات المتوفرة لدينا؟
- ما هو مصدر قوتنا؟
- ما هي نقاط الضعف؟
والعمل على تحديد عناصر الواقع الحالي بصورة جيدة ودقيقة، ينبئنا بالقوة الحالية لدى المنظّمة التي سوف يتم استخدامها في تخطي الأهداف المستقبلية. ويجب العمل على دراسة الحالة (SWOT) وهي نقاط القوة والضعف والفرص والتحديات التي تواجه المنظّمة، كذلك دراسة الحالة تحقق الشرط الأساسي التي تتطلبها عملية التخطيط.
- أين نحن الآن؟
- التنبؤ بأهداف الخطة: عملية التنبؤ تقوم على فرضية أن أحداث الماضي سوف تمتد بنفس المعدل بالمستقبل؛ وذلك حتى تتمكَّن من تخيّل الصورة القادمة بشكل تقريبي. ويجب أن تتكوَّن للمنظّمة تخيلات قريبة عن الأهداف التي تسعى لتحقيقها. وحتى تكون عملية التنبؤ دقيقة، يجب أن تكون المعلومات والبيانات كافية لرسم التصور بشكل صحيح.
وعند القيام بعملية التنبؤ يجب مراعاة مايلي:- دقة التنبؤ وهذا يتحقق من خلال الأساليب الإحصائية المستخدمة في التنبؤ، فعدم الدقة في التنبؤ يولِّد صورة غير واضحة للمستقبل.
- اعتماد عملية التنبؤ على المعلومات والبيانات الدقيقة والصحيحة، التي تُعبّر عن واقع الحدث في الماضي القريب؛ لأن البيانات القديمة لا تكون قوية بالتنبؤات المستقبلية.
- تناسب تكاليف العملية التنبؤية مع الاستخدام المرجوّ حصوله، فقد تكون فاقدة للانسجام وغير مُجدية مع التكاليف العالية.
- وضوح الأهداف واستخدمات التنبؤ؛ وهذا يساعد على الاستفادة من التنبؤ استفادة صحيحة.
- التنبؤ الموضوعي وهو عدم الانحياز من قبل المتنبئ، عن طريق التوجيه الصحيح للتنبوء لرسم صورة المستقبل ليتم خدمة كل وجهات النظر.
- دقة التنبؤ وهذا يتحقق من خلال الأساليب الإحصائية المستخدمة في التنبؤ، فعدم الدقة في التنبؤ يولِّد صورة غير واضحة للمستقبل.
- وضع الأهداف: الأهداف هي ما تسعى المنظّمة للوصول إليه في المستقبل. وتختلف الأهداف حسب المدى الزمني هل هي بعيدة المدى أو قصيرة المدى؟. وتكون الأهداف تشمل كل مجالات المنظّمة وعند المنظّمة أهداف موزعة حسب أقسامها وكل قسم له أهدافه الخاصة، فَكلَّها تقع تحت ما يُسمَّى الأهداف العامة للمظّمة. ويوجد مجموعة من الخصائص يجب أن تتوفر في الأهداف وهي:
- واقعية الهدف: وهو أن يكون الهدف قابل للتطبيق؛ حتى لا يكون حلم من أحلام المنظّمة. ويتوجب أن تتوفر كل ما تحتاجه لتحقيق الأهداف من الموارد المادية، الموارد البشرية والأدوات التي تكون لازمة لتحقيق الهدف.
- وضوح الهدف: وهو الفهم التام للموظفين في المنظّمة في كل المستويات الإدارية والوظيفية للهدف، فهو شرط أساسي لتنفيذه كما تريده المنظّمة؛ ولذلك يجب أن يكون الهدف واضح للكل.
- تلبية حاجات المنظّمة: الهدف يجب أن يستجيب لكل المتطلبات التطويرية التي تهدف المنظّمة إليها؛ وهذا يتوجب أن يكون محقق لطموح المنظمة ورغبات الموظفين.
- مشروعية الهدف: وهو العمل على صياغة الهدف بطريقة يكون منسجم مع العادات والتقاليد والقيم في المجتمع المحيط في المنظّمة، كذلك أن يتم الاهتمام بالأنظمة العامة للدولة وأن لا تتعارض مع منظومة الأخلاق والقيم الاجتماعية التي يقتنع بها الموظفون والناس.
- قابلية القياس: و أن تكون الأهداف قابلة للقياس؛ وهذا يساعد الإدارة على مراقبة تقدم العمل في الخطة، والعمل على تقييم النتائج، كذلك معرفة كل الانحرافات التي تنشأ خلال عملية التنفيذ؛ لكي تعمل على تصحيحها وتعديل الأهداف.
- انسجام الأهداف: انسجام الأهداف مع بعضها البعض، حيث تكون بعيد عن الاختلاف وإلا يحدث ارتباك في الخطة وتخرج عن سياقات العمل السليم.
- واقعية الهدف: وهو أن يكون الهدف قابل للتطبيق؛ حتى لا يكون حلم من أحلام المنظّمة. ويتوجب أن تتوفر كل ما تحتاجه لتحقيق الأهداف من الموارد المادية، الموارد البشرية والأدوات التي تكون لازمة لتحقيق الهدف.
- السياسات: وهي مجموعة من المبادئ والسياسات والاتجاهات التي تساهم في الوصول إلى الهدف المرغوب، حيث أن السياسات تضع طرق لحركة العمل وأسلوب الوصول للهدف المرسوم.
والسياسات تقدم مجموعة من القواعد منها:- إعطاء إشارة واضحة عن اتجاه الإدارة.
- توفر الوقت والجهد على الموظفين؛ لأنها تحقق رسم لمسارات العمل.
- تقلل من تغلل البيروقراطية التي يتحمل نشوءها في المنظّمة.
- تسهل عمليات المتابعة والرقابة؛ لأنها ترشد باختيار أسلوب العمل المناسب.
- تساهم في وضع البرامج التفصيلية التي تؤدي لتحقيق الأهدف.
- تحقق التكامل بين إجراءات العمل.
- إعطاء إشارة واضحة عن اتجاه الإدارة.
- الإجراءات: يقصد بها هي مجموعة من الخطوات المتتابعة التي تلزم لإنجاز عمل محدد، بدءاً من نقطة البداية وحتى نقطة النهاية.
وتحدد الإجراءات ما يلي:- تحدد أسوب العمل.
- تحدد الجهة المسؤولة عن تنفيذ العمل.
- تحديد المدة الزمنية التي تلزم لتنفيذ العمل.
- تحدد مصدر القرار الرئيسي.
- تحدد أسوب العمل.
- مستلزمات تنفيذ الخطة: وهي من أهم شروط تنفيذ الخطة وتتمثل المستلزمات بالموارد البشرية والمادية. وهذه المستلزمات تتطلب دفع المال مقابل توظيفها.
ويجب تطبيق منهجية عند تنفيذ مستلزمات تراعي مجموعة من الشروط وهي:- تحديد الاحتياجات وفق ما تحتاجة الخطة من متطلبات حقيقية، فلا يكون هناك تقليل لها أو زيادة.
- اختيار النوع والكم من المستلزمات التي تعمل على تعزيز القدرة الإنتاجية للمنظّمة.
- العمل على مراعاة القدرات المالية للمنظّمة للحصول على الاحتياجات بأقل العروض.
- وضع نظام له دور في ترتيب الأولويات وتدفقها حسب الخطة التشغيلية.
- تأمين الحصول على ما تحتاجه المنظّمة من مصادر ذات ثقة، سواء كانت مصار داخلية أو مصادر خارجية.
- تحديد الاحتياجات وفق ما تحتاجة الخطة من متطلبات حقيقية، فلا يكون هناك تقليل لها أو زيادة.
- البرامج: البرنامج هو خطة مصغرة لإتمام مهمة تشمل على أهداف وسياسات ومستلزمات لتنفيذ الموازنة وإضافتها لمخرجات محددة. ومجموعة البرامج تمثل مفردات الخطة العامة للمنظّمة. ويتطلب منها بذل الجهود لتحقيق التناسق بين هذه البرامج. وتقديم البرامج بعتمد على اعتبارات فنية كثيرة؛ وهذا يتطلب منها تخطيط على المستوى جزئي ثم على المستوى الكلي؛ حتى يكون هناك انسجام من حيث الأهداف والمخرجات يجب أن تكون متلائمة مع المدخلات ومخرجات الخطة.
- الموازنة: هي الموازنة التقديرية للخطط المالية التي تكون على مدى السنة وتحتوي على تقديرات المصروفات والإيردات خلال هذه الفترة.
والعناصر الأساسية للموازنة:- الموازنة هي خطة عمل تعقوم على تحليل الوضع المالي للمنظّمة وما هي تطوراته في المستقبل على المدى القريب؟
- الموازنة هي عبارة عن خطة مالية تنفذ؛ لكي تحقق احتياجات المنظّمة من السلع أو الخدمات والتي تحقق لها التدفق المالي.
- الموازنة تكون مرتبطة بمدى زمني محدد على الأغلب سنة واحدة.
- الموازنة توفر طرق تساعد في تسهيل عملية الرقابة وسلامة التصرف بأموال المنظّمة، من خلال الجداول التفصيلية للنفقات.
ويوجد العديد من الأساليب ليتم إعداد الموازنة؛ منها أساليب تقليدية ومنها أساليب حديثة التي تم تطورها خلال السنوات الماضية ومنها:- نظام موازنة الأداء.
- نظام موازنة البرامج.
- نظام الأساس صفر.
- نظام الإدارة بالأهداف.
- نظام موازنة الأداء.
- الموازنة هي خطة عمل تعقوم على تحليل الوضع المالي للمنظّمة وما هي تطوراته في المستقبل على المدى القريب؟
