مفهوم إدارة المشتريات:
تُعرّف إدارة المشتريات بأنّها أنشطة وعمليات تُمارسها إدارة المشروع في أقسامه؛ بهدف تحقيق الربح، سواء عملية الشراء لسلع ملموسة أو غير ملموسة.
مهام إدارة المشتريات في المشاريع الصغيرة:
- الرقابة على قائمة طلبات الشراء و متابعتا لتحويلها إلى أوامر شراء.
- تنفيذ عملية شراء المشتريات التي تطابق طلبات الشراء المعتمدة، حسب المواصفات وحسب جدول التوريد.
- مراقبة مندوبي المشتريات بطلب عروض الأسعار، بما يناسب المواصفات و الكميات.
- تنفيذ عمليات التفاوض والشراء بطريقة ناجحة، من حيث: السعر، الجودة، مواعيد التوريد وشروط الدفع.
- عملية الإشراف المباشر على أداء مندوبي المشتريات. والعمل على تدريبهم وتطويرهم والتعاون معهم في بعض أنشطة الشراء.
- المراقبة على مندوبين المشتريات في متابعة التوريد مع الموردين.
- اتخاذ الإجراء المناسب في حالة تغير جداول التوريد. و مراقبة الإدخال للمواد التي تم استلامها ومتابعة إنهاء أوامر الشراء المفتوحة.
- الاشتراك في عملية التحديث، وضع الحد الأعلى والحد الأدنى وحد الطلب وفترة التوريد للأصناف في ضوء معدلات الاستهلاك.
- المشاركة في عملية التقييم للموردين و تطويرهم، أيضاً العمل على حل مشاكل الموردين مع رئيسهم المباشر.
- الالتزام بسياسات الريادي في المشروع الصغير في جميع التعاملات الداخلية والخارجية لنطاق المشروع.
- المشاركة في البحث عن موردين جدد.
- إعداد تقارير شهرية بخصوص طلبات الشراء وأوامر الشراء.
