ليتم مواجهة التغيرات في كمية العمل يوجد عدد من الوسائل التي باستطاعة المدير الإداري تنفيذها، فاختيار الوسيلة المناسبة يعتمد بطريقة رئيسية على نوع التغيرات في كمية العمل، أحيانًا قد يفضل المدير الإداري وسيلة عن أخرى.
الوسائل التي يمكن تطبيقها عند حدوث زيادة في كمية العمل:
- تشغيل موظفي الإدارة وقت إضافي:
تشغيل موظفين الإدارة وقت إضافي تُعتبر إحدى الوسائل التي يكثر استخدامها في الإدارات، سواء كانت مكاتب الشركات الخاصة أو الحكومية. ولمواجهة الزيادة في كمية العمل يلجأ الإداريون لتشغيل الموظفين بعد وقت الدوام الرسمي.
ويدفع للموظفين مبالغ مالية لبدل العمل الإضافي الذي نفّذوه، والأنظمة تتضمن في بعض الحالات على دفع التعويضات المالية بدل الوقت الإضافي أكبر من معدل ما يُدفع للموظف عن الوقت الطبيعي، ففي الشركات يدفع في بعض الأوقات بدل لكل ساعة عمل بعد وقت الدوام ما يطابق ساعة ونصف في الأوقات الطبيعية، لذلك ينظر إلى هذة الطريقة على أنها ذات كلفة عالية من الناحية المالية.
إلا أن لها بعض الإيجابيات التي يجب أن نلفت الانتباه لها، فموظف الإدارة يكون لديه القدرة والمعرفة والتدريب اللازم لتنفيذ العمل، فهو لا يتطلب إلى تدريب جديد، وليس مثل الاستعانة بموظفين من خارج المنظّمة، مثل تشغيل الموظفين غير المتفرغين، أيضًا تساهم هذه الطريقة بتحسين وضع الموظف المالي.
وقد لا يتم استخدام هذه الطريقة بشكل صحيح، فقد يتقصَّد الموظفون عند تنفيذ أعمالهم ببطء في أوقات الدوام الرسمية؛ لكي يوجد مبرر للقيام بعمل إضافي، وقد يتم استخدام هذه الطريقة لمكأفاة الموظفين القريبين من المدراء الإداريين، ويكون عن طريق تشغيلهم بطريقة صورية بعد وقت الدوام بينما يكون لديهم القدرة بتنفيذ أعمالهم في أوقات الدوام الأساسي، دون الحاجة للرجوع والعمل بعد وقت الدوام. - توزيع العمل:
تتمكَّن الإدارة في بعض الأوضاع أن تسيطر على كمية العمل التي ترّد إلى المنظمة أو الصادرة عنها، ويتم عن طريق توزيع العمل على فترة زمنية محددة. ومثال على هذا أن لا تقوم بإرسال فواتير الماء مرة واحدة في الشهر إلى كل المناطق، لكن أن تقوم بتوزيع العمل خلال أيام الشهر، حيث تقوم بالإرسال في كل أسبوع فواتير منطقة محددة وعدد معين من الفواتير.
- الاستعانة بمكاتب الخدمة الخاصية للقيام بالعمل:
يوجد الكثير من البلدان المتقدمة فيها مكاتب خاصة للخدمة، مثل مكاتب الطباعة والمحاسبة وغيرها. وعندما يتم استخدام هذه الطريقة فإمّا أن يتم طلب هذه المكاتب أن تقوم بإرسال موظفيها لتنفيذ الأعمال في مكاتب الإدارة، أو تُقدّم هذه المكاتب العمل مثل أعمال الطباعة لينفذوها في مكاتبهم.
وعند تنفيذ المهمة من مميزات هذه الطريقة أن الأسعار قد تكون متوسطة في بعض الأوقات، فتقوم بالتوفير على المنظمة من تكاليف شراء الأجهزة والآلات، تكاليف استخدام الموظفين، إلا أنه في كثير من الأوقات التكاليف للقيام بهذه الأعمال بواسطة مكاتب الخدمة الخاصة تكون باهظة التكلفة، ولا يُفضّل اللجوء إليها إلا وقت الحاجة الضرورية. - التخطيط والتحضير للعمل قبل تراكمه:
تقوم الإدارة في بعض الأوضاع ببعض الأعمال والخطوات التجهيزية التي يحتاجها العمل قبل تراكمه. مثل تحضير دراسات حول المشاريع التي سيتم طرحها في الميزانية، قبل أن يتم تسليمها إلى الإدارة في المنشور الدوري للميزانية في السنة القادمة من إدارة الميزانية. - الاستعانة بموظفين غير متفرغين:
يلجأ المدير الإداري بالاستعانة بموظفين غير المتفرغين للعمل في ساعات معينة وبشكل مؤقت، لتتم مواجهة ضغط العمل. ولا يلجأ المدير الإداري إلى هذه الوسيلة الا بعد الزيادة في كمية العمل بشكل كثيف، حيث لا يتمكن الموظفون الدائمون القيام به.
ولهذه الطريقة انتقادات منها الموظفين غير المتفرغين قد لا يتكتعون بالكفاءة وليس لديهم القدرة ولا يتعاونون كالموظفين الدائمين، ويحتاجون إلى تدريب لتنفيذ العمل وأن ليس لديهم اهتمام بدقة العمل ولا يتحملون مسؤولية كالموظفين الدائمين. - مرکزية أقسام الخدمة في المنظمة (تجميعها):
تتمكَّن المنظمة في بعض الأوقات في مواجهة الزيادة في كمية العمل، عن طريق موظفيها الدائمين وبدون أن تلجأ للوسائل الأخرى، ويمكن أن يتم تحقيق هذا عن طريق تجميع أقسام الخدمة في المنظمة في وحدات إدارية كبيرة، فعوضًاعلى أن يكون لكل إدارة أو قسم في المنظمة أقسام خدمة مساعدة، مثل أقسام الطباعة والمحاسبة وشؤون الموظفين.
فإن القيام بتجميعها في قسم كبير، يساهم في توفير أكبر قدر من الاستفادة من الموظفين ومن التصدّي للزيادة في كمية العمل، فقد يحصل في أن تزيد كمية العمل في إدارة معينة بينما تقل في إدارة أخرى، لذلك فيمكن مواجهة هذه الحالات عندما يكون موظفون الخدمات متواجدين في إدارة واحدة. - وجود عدد من الموظفين الاحتياطيين:
يعيّن في بعض الأوقات عدد قليل من الموظفين لا تحتاج لهم الإدارة، ويتم تدريبهم على كل أنواع العمل المتنوعة داخل المنظمة، ويتم الاستعانة بهم عندما تواجه المنظّمة أعباء عمل الطارئة وعند يذهب الموظفين للاستمتاع باجازاتهم، أمّا في الأحوال الطبيعية فيطلب منهم بعض الأعمال ليقوموا بها، ولا يلجأ إلى هذه الوسيلة إلا عدد ضئيل؛ لأنها ذات تكلفة عالية من الناحية المالية.
