هناك نوعان من القواعد التي يتم تطبيقها في الأفرقة في الاجتماعات الإدارية وهي القواعد الرسمية التي قد تكون مفروضة من الخارج، والقواعد التي تقوم المجموعة نفسها بوضعها، ومنها العقوبات والقواعد الرسمية وقواعد الانتماء لزملاء الدراسة القدامى.
يضم كل اجتماع عدد من الأعضاء الذين يتميزون بمجموعة من المهارات المتعددة، ولكل عضو من هذه الأعضاء نقاط قوة ونقاط ضعف خاصة به، المهارات الخاصة، النزعة الفردية،المشاركة، التسلسل الطبقي، المنحرف والمعزول.
هناك أنواع خاصة من الاجتماعات في منظمات الأعمال التي ينتشر عقدها، وتشير هذه الاجتماعات إلى قواعد مختلفة تمامًا ومنها اجتماعات إثارة الأفكار واجتماعات التشاور والتفاوض وغيرها.
هناك عدد من القواعد المهمة المتعارف عليها بشكل عام والتي تغطي مراحل النقاش في الاجتماعات رسمية، والعديد منها يطبق على نطاق واسع ولكن بشكل أقل تشدد وخصوصًا على الاجتماعات الأقل رسمية.
اللجان هي عبارة عن اجتماعات فرعية تنشأ بمعرفة الجهاز الرئيسي وتكون تابعة له، ويوجد مجموعة من أنواع اللجان منها التي تستمد وجودها من سلطة الجهاز الرئيسي الذي يقدم للجان عناصر مهمة موكله إليها ويقوم بتلقي التقارير منها.
تتوقف طبيعة سلطة القائد على الطريقة التي أصبح فيها قائد، عليه أن يكون مدرك دائمًا لسبب تكليفه بالقيادة حيث سوف يؤثر هذا على طريقة الأداء للمهام على أفضل وجه، وهناك أسباب عديدة محتملة لاختيار القائد للاجتماع.
لأثاث غرف الاجتماعات في منظمات الأعمال، بعضها يكون شكلها عادي وبعضها غير عادي ومميز، ويجد مجموعة من الخيارات التقليدية لترتيب غرف الاجتماعات منها أسلوب المسرح أو أسلوب حرف (U) المفتوح وغيرها العديد.
جميع منظمات الأعمال تقوم بتنفيذ الاجتماعات لأنها عبارة عن وسيلة لتحقيق التواصل بين الموظفين فيها والإدارة، والاجتماعات تختلف من حيث النوع والسبب لإنشاء الاجتماع، اجتماع توصيل المعلومات، اجتماع المتابعة و الرقابة.
الاجتماعات الرسمية تحتاج لتعليمات وإرشادات تكون مصاغة وموزعة بشكل مسبق، ومن الضروري الاستعداد والحصول على دعم من قبل مواجهة المعارضة، وتأمين كل المعلومات اللازمة وتقديمها لرئيس الاجتماع.
ان الاجتماعات المنفردة أو الخاصة يمكن أن تحتوي على أهداف تتميز بخصوصية أكبر ومن المتوقع أن يتعامل معها المجتمعون بشكل سطحي، علمًا أن الأهداف الخصوصية تحتاج اهتمام خاص من المجتمعين.
من الضروري أن يتم وضع التحضير والتخطيط للاجتماع بشكل أساسي ليتم تحقيق النتيجة المرجوة، أن الاجتماعات التي يتم فيها استخدام وسائل الاتصال الالكترونية يمكن أن تقوم بتوفير المال والوقت، لكي تقوم بعقد اجتماع اضطراري.
اكتشاف وفهم المعرفة التي تمتلكها المنظمة، تحديد وتوقع المعرفة المطلوبة، جعل المعرفة جاهزة ومتوافرة بصورة أكبر،التعلم من الخبرة، المعرفة حول الدوافع والرضا الوظيفي، الإبداع والتغيير غير النمطيين.
وقد تم التأكيد على أهمية تنظيم المعرفة وتصنيفها؛ لأن مدى تحقيق الفائدة من المعرفة غير المنظّمة سوف يكون ضئيل إن لم يكن غير موجود. إن الفهم والاستخدام مفهوم التصنيف عديد الأبعاد للمعرفة.
إن الغاية من إدارة المعرفة هو تطبيق المعرفة المتواجدة في المنظمة، وهذا التطبيق هو أهم عمليات إدارة المعرفة، وتشير هذه العملية إلى مجموعة من المصطلحات الاستعمال (Use)،الاستفادة (Utilization).
تحوّل منظمات الأعمال بالتركيز على إدارة المعرفة لم يكن ترف فكري مجرد، إنّما جاء استجابة لعدد من الحاجات والمؤثرات في البيئية الداخلية والبيئة الخارجية، وهي محاولات لإدخال التغيير في اتجاه صحيح.
يقوم هذا الاتجاه على فترض بأن المهارات الإدارية تكون معينة في المستويات الإدارية العليا من التنظيم الإداري؛ أي أنه يمكن أن يقوم بها بعض الأفراد وليس جميعهم ومبني هذا الاتجاه على مفهوم: الرجل الاقتصادي.
المناخ التنظيمي له مجموعة من الأبعاد المختلفة التي لها دور في تهيئة مناخ تنظيمي مناسب للمنظمة ومن هذه الأبعاد الهيكل التنظيمي ونظم الاتصال ونظم إجراءات العمل ونظام الحوافز وتكنولوجيا المعلومات.
المناخ التنظيمي يُعبّر عن شخصية المنظمة، ويشير إلى جميع الظروف الداخلية والظروف الخارجية التي تكون محيطة بالموظف خلال قيامه بعمله، والتي لها أثر كبير في السلوك الصادر عنه وتقوم بتشكيل اتجاهاته نحو عمله.
هي عملية يكون من خلالها للأفراد أو المجموعات أو المنظمات محاولات للتوصل إلى تحقيق هدف من خلال التوصل إلى اتفاقيات مع بعضهم البعض، ومن ثم فإن المفاوضات تعتبر عملية حيوية وديناميكية نشيطة.
قصد بالقيود أو الحدود بأنها القواعد المفروضة على سلوك الموظفين خاصة في المنظمات الضخمة بحيث لا يتمكن هؤلاء الموظفون أن يتصرفوا بالطريقة التي يرغبون بها هم ولكن بناءً على قواعد وسياسات وخطط موضوعة مقدمًا.
العلاقات الإنسانية هي نتيجة الموقف الاجتماعي الذي يوجد فيه الموظف مع جماعة من الموظفين الآخرين لهدف مشترك يكون هدفهم تحقيقه ويتم هذا الموقف بالتعاون والرحمة والمودة، وإذا انتشر في المنظمة جو مليء بالعلاقات الإنسانية.
لا تحقق منظمات الأعمال أهدافها من فراغ وإنّما في المجتمع وعلى هذا المبدأ يجب على المنظمات كنظام فرعي من النظام الكلي للمجتمع أن تتكيف وتتلائم مع المجتمع وتتغير بتغير المجتمع، من وقت لآخر في المجتمع الواحد.
مفهوم مشكلات الأداء،مشكلة الأداء تعني أن معدل أداء الموظف أو أداء المنظمة يقل عن المتوسط لمعدل الأداء القياسي المختبر بالنسبة لمهمة معينة؛ لأن المدير عادة يقرر أن هناك مشكلة في أداء الموظف باستعمال فكرة التناقض.
يوجد مجموعة من المؤشرات حتى تتم عملية تقييم الأداء للمنظمات والموظفين، وعلى من يقوم بالتقييم أن يختار ما يصلح منها لتقييم المهمة التي يرغب بها. ويتم تحديد مشكلة القياس بتحديد أي من المؤشرات،أساليب تقييم الأداء لمنظمات الأعمال والموظفين؟
عندما يقوم المدير بتفويض السلطات ومنح حريات كبيرة للموظفين الذين يرغبون المسؤوليات القليلة بقدرات ومهارات منخفضة فسوف يسبب لهم ارتباك وتوتر لدى الموظفين وبذلك يثير عدم الرضا تجاه العمل.
يوجد مجموعة من العناصر التي يجب أن تتوفر لكي يتم نجاح العمل الإداري في المنظمة وهذه العناصر القائد وجماعات العمل والموقف والنظم والقواعد، عناصر العمل الإداري، أن يقوم باستخدام السلطة الرسمية الممنوحة له من خلال منصبه.
هذا النمط الإداري من الإدارة يعتبر عكس الإدارة التسلطية أو الأوتوقراطية، حيث يكون الهدف خلق نوع من المسؤولية لدى المرؤوسين والمحاولة لمشاركتهم في عملية اتخاذ القرارات، ما هو النمط الديمقراطي في الإدارة؟
التفويض من الأعمال الرئيسية في منظمات الأعمال، وحتى يكون فعّال يجب معرفة وفهم وكيفية التفويض للأعمال بالطريقة الصحيحة حتى نحقق الفائدة من التفويض التي تعود على الموظفين.
يقلل التفويض أعباء العمل الإداري عن المدير صاحب الاختصاص، فيقوم هذا المدير بنقل جزء من اختصاصه في موضوع محدد أو بعض المواضيع الإدارية إلى أحد المرؤوسين التابعين له.مستويات التفويض الإداري، وأهمية التفويض الإداري.
بسبب زيادة الأعباء في الإدارة واهتمام المدير بالأعمال ذات الأهمية بالغة في المنظمة قد يقوم بعملية التفويض الإداري حتى يقلل من هذه الأعباء ويقوم بالاهتمام بالأمور الاستراتيجية حتى يحقق التقدم والتطور للمنظمة.
