ولاء عضيبات

الاجتماعات الرسمية تحتاج لتعليمات وإرشادات تكون مصاغة وموزعة بشكل مسبق، ومن الضروري الاستعداد والحصول على دعم من قبل مواجهة المعارضة، وتأمين كل المعلومات اللازمة وتقديمها لرئيس الاجتماع.

يجب أن يتم تطوير العلاقات مع وسائل الإعلام ويجب أن يؤمن ظهور التحقيقات الصحفية بأكثر دقة وجودة، إن الأشخاص الذين يزودون وسائل الإعلام بالمعلومات يجب أن يكونوا متعلمين ومطلعين.

فالثرثارون يخرجون عن الموضوع الرئيس ويمكن أن يلجأ بعض المشاركين في الاجتماع إلى هذا الأسلوب لإضاعة الوقت أو لفت الانتباه إلى جدول أعمال خفي أو إلى أهدافهم الخاصة أو إبعاد النظر عن بند محدد في جدول الأعمال إذا كان المشارك.

العمل بعصبية وحزم يفقد الصبر، ويجب التعامل مع الذين يعجزون عن تحقيق أي شيء بحزم والإشراف عليهم أو إبعادهم عن الأعمال وحتى يحقق رئيس الاجتماع هدفه يجب أن يقوم باتباع تكتيكات واستراتيجات تلائم الاجتماع.

التحدي التقني (Technical Challenge): الذي يكون ممثّل في تصميم النظام البشري والمعلوماتي التي تقدم المساعدة  للأشخاص للتفكير في وقت واحد.

تقع مسؤولية كبييرة على عاتق مدير إدارة المعرفة الرئيس في علاج القضايا المعقدّة التي ترتبط بالعمليات عبر الوحدات وعبر  المنظمة كاملة، وهو المسؤول الأول عن توفير البنية التحتية المناسبة في مجال التقنية.

اكتشاف وفهم المعرفة التي تمتلكها المنظمة، تحديد وتوقع المعرفة المطلوبة، جعل المعرفة جاهزة ومتوافرة بصورة أكبر،التعلم من الخبرة، المعرفة حول الدوافع والرضا الوظيفي، الإبداع والتغيير غير النمطيين.

من التحديات الكبيرة التي تواجهتا إدارة المعرفة هو صعوبة قياسها، حتى إنه في أول ظهورها تم إنكار ما يسمّى إدارة المعرفة، بناءً على مبدأ أن ما لا يمكن قياسه لا يمكن إدارته وصعوبة القياس تأتي لأنه نتعامل مع موجودات غير ملموسة.

الاستراتيجية الترميزية ويكون المرافق لها الاستراتيجية الشخصية استراتيجيات جانب العرض مقابل استراتيجيات جانب الطلب يتم التمييز بين النوعين من استراتيجيات جانب العرض مقابل استراتيجيات جانب الطلب الإدارة المعرفة.

بعض المشاركين في الاجتماعات يقومون بحديث مطول بعد إنتهاء الاجتماع، وقد تكون هذه الأحاديث من غير فائدة وقد تسبب الإساءة لأطراف أخرى، ولكن قد يكون هناك تحليل بنّاء لموقف صعب يمكن أن يكون أحسن الطرق لتحسين الأداء.

المشارك في الاجتماعات لا يجب أن يقبل الدعوة للحضور إلا إذا كان متأكد من أن حضوره مبني على نتائج، ويجب أن يقوم بدارسة جدول الأعمال وأي وثائق أخرى وأن يقوم ببحث الموضوعات مع المشاركين الآخرين.

تتوقف طبيعة سلطة القائد على الطريقة التي أصبح فيها قائد، عليه أن يكون مدرك دائمًا لسبب تكليفه بالقيادة حيث سوف يؤثر هذا على طريقة الأداء للمهام على أفضل وجه، وهناك أسباب عديدة محتملة لاختيار القائد للاجتماع.

الفرد الذي يؤتمن على السر أو إلى الفرد الذي لا يقوم بكشف إلا القليل مما لديه من معرفة، لكن هذه الصورة لا يمكن أن تُطبّق على سكرتير الاجتماع الذي يجب أن يتميز بمهارة خاصة في إيصال المعلومات إلى الأطراف الأخرى.

حتى يمكن أن يقوم  الفريق  في الاجتماع بمهمته بشكل جيد، يجب أن يكون لديه الحافز للقيام بالمهمة كفريق واحد، كذلك يجب على المشاركين أن يكون لديهم الحافز الضروري لهم كأفراد.

أي نوع من القيادة يجب إن أي مهمة جماعية تكون منظّمة تتطلب إلى نوعين من القيادة، فما رئيس الفريق ورئيس الاجتماع. ينبغي للحكم أن يكون مسيطر على المهمة بأكملها، وأن يكون لديه معرفة.

نجد أن تحديد الفرق في الاجتماعات المنظّمة أسهل منه في الاجتماعات غير المنظمة، منها في البرلمان أو قاعة المجلس أو المحكمة أو قاعة التداول وأيضًا على مائدة المفاوضات، هناك جهات أو فرق محددة بوضوح.

إن مجموعات العمل في الاجتماعات يمكن أن يكون لها تصرفات متطرفة، وحتى تقوم هذه المجموعات بمهامها بشكل فعّال، يجب أن تكون أهدافها واضحة وتكون قابلة للتحقيق وتكون هيكل جماعي موحّد.

لأثاث غرف الاجتماعات في منظمات الأعمال، بعضها يكون شكلها عادي وبعضها غير عادي ومميز، ويجد مجموعة من الخيارات التقليدية لترتيب غرف الاجتماعات منها أسلوب المسرح أو أسلوب حرف (U) المفتوح وغيرها العديد.

حتى يحقق الاجتماع الإداري ما نريده يجب أن يتوفر فيه مجموعة من اللوازم التي لها دور كبير في الوصول للغاية المطلوبة، ومن هذه اللوازم الغرفة وموقعها، الوسائل البصرية والتحرر من الإزعاج ولوحات الأسماء.

قامت المنظمات الدولية ( الأمم المتحدة ، ومنظمة التجارة العالمية، والبنك الدولي) بالاتجاه إلى تقييم التأثيرات التي يقوم تطور إدارة المعرفة بفرضها والمنظمات المعرفية على الاقتصاد العالمي.

فإن هذه الاستراتيجية تقوم على توفير أنظمة معلومات تتصف بالسرعة وفائقة النوعية وعالية الموثوقية باستخدام أسلوب المعرفة المرمزة، ويميل النموذج الاقتصادي إلى اقتصادات إعادة الاستخدام.

إن نجاح الاجتماعات أو فشلها يتحدد في الغالب قبل أن تبدأ بوقت طويل، فيوجد عدد من الاجتماعات من غير الضروري عقدها، أما إذا كان هناك اجتماع ضروري ومهم فيجب أن يتم تحديد الأهداف.

إن الغاية من إدارة المعرفة هو تطبيق المعرفة المتواجدة في المنظمة، وهذا التطبيق هو أهم عمليات إدارة المعرفة، وتشير هذه العملية إلى مجموعة من المصطلحات الاستعمال (Use)،الاستفادة (Utilization).

المعرفة بوصفها موجودة يزداد استخدامها ومشاركتها والتبادل بين الأفكار والخبرة والمهارة بين الأفراد لكي تتزايد المعرفة لكل فرد منهم، لذا تهدف المنظمات إلى دعم المشاركة، ومن عمليات توزيع المعرفة.

تشير عملية خزن المعرفة إلى أهمية الذاكرة التنظيمية للمنظمة، فالمنظمات التي تواجه خطر كبير بسبب فقدانها العديد من المعرفة التي يمتلكها الموظفين الذين يغادرونها لسبب أو لآخر، وأصبح خزن المعرفة والاحتفاظ بها.

العناصر الرئيسية لإدارة المعرفة هي: الاستراتيجية، الأشخاص، التكنولوجيا، العملية، فالمنظمة تصل للمعلومات والطاقة والأنشطة من البيئة الخارجية لها، وبالمشاركة للعناصر الأربعة تتحول هذه المعلومات.

عمليات إدامة المعرفة والتي جميعها تشير إلى العمليات التي تقوم برفع مستوى الجاهزية للمعرفة في أي وقت. المعرفة تتطلب إلى مراجعة وإدامة بشكل مستمر. ويقصد بعملية التقيح أنها تلك العمليات التي تكون على المعرفة.

أساس إدارة المعرفة قائم على المقدرة على استرجاع ما هو معروف وما تمّ تعلمه وتحديده في قواعد معرفية. إن استرجاع المعرفة تعتبر عملية ليست بسيطة وغير متاحة فهي قائمة على فاعلية المنظمة في تنظيم وتبويب المعرفة.

وقد تم التأكيد على  أهمية تنظيم المعرفة وتصنيفها؛ لأن مدى تحقيق الفائدة من المعرفة غير المنظّمة سوف يكون ضئيل إن لم يكن غير موجود. إن الفهم والاستخدام مفهوم التصنيف عديد الأبعاد للمعرفة.

يتم استخدام كلمةو مؤتمر لوصف اجتماع كبير يحضره المئات وربما الآلاف، ويتعاقب عليه عدد من المتحدثين لفترات زمينية قد تكون يوم واحد أو عدة أيام، وفي العادة يتم تنظيمها سنويًا من قِبل مختلف المنظمات.