إدارة الاتصالات والموارد البشرية

عندما يكون في المنظمة نظام اتصال فعّال فسوف يساهم ذلك في الوصول لأداء عالي وهو الرضا الوظيفي، إذا سوف يجعل هذا العنصر البشري مدركاً لواجباته بطريقة أفضل.

إدارة الاتصالات والموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية تتضمن كل الأنشطة المتعلقة بالعنصر البشري ولها أثر على بيئة العمل، منها علاقات الموظف، وتطوير الموظف، وسلامة الموظف وصحته، ولكن كيف يمكن أن يتم تنفيذ هذه الأنشطة من غير نظام اتصال فعال يكون هناك اتصال بين الموظف والإدارة والعكس.

الاتصال هو تبادل الأفكار والانفعالات والآراء عن طريق إرسال المعلومات واستقبالها بما يحقق الانسجام والتفاهم بين العنصر البشري وإدارة الموارد البشرية، ويعرف على أنه نشاط يتم من خلاله إيصال المعلومات والتفاهم بين عنصر بشري وآخر، أو بين العنصر البشري والإدارة التي يكون لها دور في تحديد المواقف والتصرفات واتخاذ القرارات، ويتحقق الاتصال من خلال وسلية من وسائل الاتصال مثل الاتصال الشفهي أو البريد الإلكتروني أو الهاتف وغيرها.

إن مشكلات العنصر البشري في المنظمة تكون بسبب الفهم غير الصحيح للمعلومات الاتصالية، وفي كثير من الأحيان ينتج هذا الشيء بسبب حاجة المرسل للمعلومات التي يسمعها المتلقي، تكمن عملية الاتصال في الرسائل التي توضح العلاقة بين المشتري والبائع، والمرسل هو أساس لنظام الاتصال بما أن الهدف منه هو نقل الرسالة إلى المستلم، وحتى تكون الرسالة المرسلة للعنصر البشري فعالة يجب أن تتصف الرسالة بثلاثة صفات وهي:

• أن تحقق انتباه المستلم.

• أن تكون الرسالة مفهومة من المرسل والمستلم.

• أن تثير حاجات المستلم.

دور إدارة الموارد البشرية في الاتصالات

أي ممارسة مميزة مهما كان حجم المنظمة يمكن أن تحقق النجاح إذا كان عدد العنصر البشري مناسب ونوعية جيدة؛ لأن المدير لا يمكن له أن يفعل كل شيء، التوظيف شيء مهم وأساسي في كل المواقع الإدارية، مهما كان نوعه وحجمه، إن عملية استئجار العنصر البشري في الأدوار الإدارية يكون مرافقها مخاطر عديدة، على أي حال كلّما كانت الممارسات صغيرة كلمّا قلّ القدرة في تحمل الوقت والتكلفة المرتبطة باستئجار موظف غير ملائم.

العنصر البشري في المنظمة هم الرابط الأساسي بين الخدمات التي يقومون بها وبين العملاء الذين تلقوا الخدمات، وبالتالي فهو يلعب دور في غاية الأهمية في تثبيت صورة العنصر البشري المحترف وبناء حالة من تحقيق رضا العميل.

مما ذكر أعلاه من الواضح أنه لا يمكن التغاضي عن أهمية طرق الاتصال الجيدة في كل إدارة من إدارات المنظمة، حيث الاتصال يعتبر موضوع رئيسي ليس له علاقة بالموظف بل في علاقات العميل، ويجب توثيق الاتصال في بعض أماكن الممارسة لتحقيق رضا العميل.

تتضمن إدارة الموارد البشرية استقطاب واختيار العنصر البشري وتدريبه وتطويره وترقيته وغيرها من المهام، وتتميز المنظمات الكبيرة على توفير أقسام لإدارة الموارد البشرية تقع عليها مسؤولية جميع الوظائف، أما المنظمات الصغيرة يكون مهام إدارة الموارد البشرية وأقسامها يقوم بها المدير، لذلك يعتبر عامل المهارة في إدارة الموارد البشرية أمر مهم لنجاح ممارسات إدارة الموارد البشرية في المنظمات الصغيرة.

ويقع على عاتق مدير المنظمة ومدير الموارد البشرية مهمة تزويد العنصر البشري بالمعلومات اللازمة المتعلقة بالسياسات التي يجب أن تغطي كل المواضيع التي تكون مرتبطة بالموظف مثل الرواتب والأجور وأنظمة العمل وساعاته والإجازات والترقية والتدريب وغيرها من مهام إدارة الموارد البشرية، ويتم إيصال هذه المعلومات عن طريق وسيلة اتصال ملائمة تربط الموظف بإدارة الموارد البشرية.

أشكال الاتصال في إدارة الموارد البشرية

1. الاتصال المكتوب: وهو الاتصال الذي تستخدمه إدارة الموارد البشرية من خلال كتابة المعلومات إما باستعمال الكلمات أو الرموز وتوزعها على الموظفين في المنظمة.

2. الاتصال الشفهي: هو الاتصال الذي تقوم به إدارة الموارد البشرية من خلال استعمال الألفاظ المنطوقة التي تتضمن الكلمات والعبارات التي تدل على معنى محدد وتحقق فكرة ما عن المسألة التي ترغب في إيصالها للموظفين.

3. الاتصال غير الشفهي: هو الاتصال الذي لا يتم فيه استعمال الحديث ولكن استعمال الإشارات.

4. الاتصال الإلكتروني: هي القرارات والمعلومات التي تصل للموظفين من خلال وسائل الاتصال المتطورة منها الإنترنت أو الفاكس، الاتصالات الإلكترونية ممكن أن تدعم فاعلية الاتصال بين العنصر البشري وإدارة الموارد البشرية.

عوائق الاتصال المؤثر للموارد البشرية

• استخدام عبارات غير ملائمة، مثل: عندما يقوم أحد الموظفين باستخدام مصطلحات غير مألوفة للعميل.

• القلق بالاهتمامات الشخصية: هذا يحصل عندما يكون الموظف يفكر بالمواضيع الشخصية من خلال الاتصال.

• الاهتمام الاختياري: الذي عن طريقه يقوم المرسل أو المستقبل بشيء ما بينما يحاول الاتصال، وعندما ينصت المرسل أو المستقبل لفرد آخر خلال عملية الاتصال.

• تناقض الرسائل: يتناقض الاتصال الكلامي مع باقي أشكال الاتصال.

• الفشل بالبحث واستلام الرد: عندما يخمن أحد الموظفين أن العميل قد أدرك التعليمات ولا يسعى حتى يحدد إذا فهم التعليمات أم لا.

• الوقت غير الملائم للاتصال.

وفي النهاية يتبين لنا أنه من شروط نجاح إدارة الموارد البشرية في تنفيذ أنشطتها هو أن يكون لديها نظام اتصال فعال وبسيط ومرن قابل للتحديث بما يلائم المنظمة والموظفين.