يجب أن يتم التذكير بهدف الاجتماع دومًا، وكل فعل يجب أن يدفع النقاش والاجتماع باتجاه تحقيق الهدف، العمل بعصبية وحزم يفقد الصبر، ويجب التعامل مع الذين يعجزون عن تحقيق أي شيء بحزم والإشراف عليهم أو إبعادهم عن الأعمال، وحتى يحقق رئيس الاجتماع هدفه يجب أن يقوم باتباع تكتيكات واستراتيجيات تلائم الاجتماع، وهذا ما سنتحدث عنه في هذا المقال.
استراتيجيات وتكتيكات في إدارة الاجتماع بمنظمات الأعمال:
أولاً: النظرة إلى الهدف:
إن أهم ما تحتاجه الاجتماعات هو معرفة أنها تسير باتجاه تحقيق الهدف، علمًا أن أهداف المشاركين في الاجتماع يمكن أن لا تكون مطابقة مع أهداف الاجتماع، ويجب على رئيس الاجتماع أن يتجنب احتمال محاولة قيام بعض المشاركين بتغيير أهداف الاجتماع.
وهنا يمكن أن يظهر خلاف، إذا أعُد حساب مسبق لهذه الحالة، سوف يكون بالإمكان تجنب المشكلة بمساعدة الاجتماعات التمهيدية أو عن طريق المحادثات مع مشارك أو عدد من المشاركين. وطبعًا الاجتماع أهم من أي مشارك منفرد فيه، وأهم من خبرة وموهبة المشاركين جميعهم، لذلك من الضروري أن تدرك بأن كل فرد سوف يحتاج لتغيير وجهات نظره ورغباته بالتلائم مع مطالب الاجتماع.
والمؤسف أن هذا الأمر نظري فقط وليس كل فرد ميال لاعتبار مشاركته بهذا الأسلوب، وسوف يحاول البعض خداع الاجتماع لتحقيق أهدافهم. ولذلك من الضروري کشف جداول الأعمال الخفية، وتجريدها من قوتها إذا أراد مشاركين الاجتماع أن يستمروا في التقدم نحو تحقيق الأهداف الخاصة بهم.
ثانيًا: التعامل مع المشكلة:
- نماذج التكتيك قصيرة الأجل الضرورية لإدخال بند محدد في جدول الأعمال، أو لتوجيه الاجتماع باتجاه أهدافه.
- تحديد استراتيجية للتأكد من أن الاجتماع أو سلسلة من الاجتماعات تقود لتحقق هذه الأهداف.
ويجب لتحقيق الأهداف أن يقوم كل مشارك في الاجتماع بإبداء مشاركته، لذلك يتوجب على رئيس الاجتماع أن يطلب من الجميع المشاركة في النقاش دون أن يستثني نفسه، عندما يكون ذلك ممكن، علمًا أنه من الأفضل استغلال وقت رئيس الاجتماع في التأكد من أن باقي المشاركين يعملون لتحقيق النتيجة المرجوة، ومن ضمنهم المشاركين الذين لا يتمكنون من تحقيق أي شيء والذين لا يعتبرون قوة سلبية تعرقل التطور، لكنّهم يعتبرون عامل غیر محفز للمشاركين الآخرين.
ولتركيز أفكار جميع المشاركين على الاجتماع، من الأفضل أن يتم وضع الممارسة لتطبيق البنود الأولى في جدول الأعمال وهي:
- تسجيل أهداف الاجتماع طويلة الأمد.
- تسجيل الأهداف القريبة ثم التحقق من أن النقاش يقود لتحقيقها.
وذلك يحدد المقياس الذي يعود إليه رئيس الاجتماع في حال عدم النجاح أو الخلاف، لإعادة الاجتماع إلى الموضوع المدروس.
رابعًا: التعامل مع الاعتذارات والتبريرات:
- لم أعرف أنك بحاجته الآن.
- هذا الأمر لا يدخل ضمن واجبات قسمنا.
- لا أحد وكلني بالقيام بهذا العمل.
خامسًا: مستويات الصلاحيات واسم المنظمة:
يجب لوضع رقابة دقيقة على المال وعلى صناديق المنظمة، أن تكون مستويات الصلاحيات مقبولة، وهذا لكي يتم تحمل النفقات والاعتماد على توزيعات الصناديق في الحالات التي لها علاقة بالتجارة.
سادسًا: العقود:
كل العقود التي يتم ابرمها بين المنظمة وبين الطرف الثالث يجب أن تمر عبر مكتب سكرتير المنظمة، ليكونوا واثقين من صحة العقد ومن الإثباتات؛ أي هل ينظر إلى العقد على أنه وثيقة مختومة أم لا، وسيقوم سكرتير المنظمة بجمع قرارات المجلس وتقديمها للتوقيع من قِبل الفرد المسؤول أو عدد من الأفراد باسم المنظمة، ويجب أن نلاحظ بأن هذه العملية يجب أن يخصّص لها وقت محدد.
سابعًا: الطبع:
المسألة التي نتحدث عنها هما هي فقدان الاتزان من قِبل مشارك في الاجتماع وليس من قِبل رئيس الاجتماع نفسه، رغم أنه من الممكن أن نعذر رئيس الاجتماع إذا واجه أعذار من هذا النوع وفقد اتزانه. ورغم ذلك وبما أن رئيس الاجتماع يضع أمامه الهدف لتحقيق النتيجة المنطقية للاجتماع، فإن فقدان اتزانه والغضب أو الضجر يجب الابتعاد عنهم قدر المستطاع، باستثناء الحالات التي تكون فيها ضرورية.
