يوجد مجموعة من الأساليب والطرق التي يتم استخدامها لتحقيق الاتصال الإداري الفعّال والوصول للهدف من عملية الاتصال، ويجب استخدام الطريقة الملائمة لعملية الاتصال.
تعريف الاتصال الإداري:
هي العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.
أساليب الاتصال الإداري:
يوجد العديد من الوسائل والطرق التي يمكن استعمالها لتبسيط عملية الاتصال وهي كما يلي:
- أسلوب الاتصال الكتابي: ميزة هذا الأسلوب بأنه مُسجّل ومدوّن ويمكن أن يستخدم مثل وسيلة إثبات قانونية، حيث تبذل اهتمام كبيرة في الإعداد والصياغه، ويمكن أن تُقرأ من قِبل جمهور كبير من خلال التوزيع إما بالبريد أو بطريقة شخصية، ويحتوي الاتصال الكتابي التقارير والتعليمات والشكاوى والمجلات المذكرات والمقترحات والخطابات والكتب الرسمية.
- أسلوب الاتصال الشفهي: حيث يتم نقل المعلومات بين المرسل والمستقبل بأسلوب مباشر وجهًا لوجه أو بأسلوب غير مباشر مثل استخدام الهاتف أو إرسال مندوب، وتكون على هيئة مؤتمرات واجتماعات وندوات ولجان ورحلات وزيارات ميدانية أو لقاءات شخصية أو جماعية، هدفها البحث عن حلول المشاكل التي تواجه المنظمة.
- أسلوب الأتصال غير اللفظي: تتمثل بالحركات والإشارات والتعبيرات التي يمكن أن يتم استخدمها الإنسان لنقل فكرة أو معنى معين إلى شخص آخر.
عناصر عملية الاتصال:
- المرسل أو المصدر: هو الشخص أو الطرف الذي يقوم بإرسال الرسالة حتى يؤثر في المستقبل؛ ممّا يتوقع منه أن يتصف بمهارات اتصالية عالية، مثل صياغة العبارات واختيار الكلمات الملائمة والانتباه لحدة الصوت مع التعبيير غير اللفظي المصاحبة في حال كانت الرسالة لفظية.
- المستقبل: هو العنصر الثاني من عناصر الاتصال الإداري وهو الشخص أو الطرف المُتلقّي للرسالة، فيقوم بتحليل المحتوى وفكّ الرموز والتفاعل مع المرسل.
- الرسالة: وهي الفكرة أو المعلومة التي نهدف إلى نقلها من المستقبل إلى المرسل وقد تكون الرسالة مكتوبة أو تكون مصوَّرة أو تكون بشكل لفظي أو شكل غير لفظي مثل الحركات أو الإشارات أو الرموز، ولكي تكون الرسالة واضحة ومفهومة على المرسل اختيار العبارات التي تتلائم مع ثقافة المستقبل وخبرته، وأن تكون بعيدة عن الغموض والشك أو التضليل، وأن تكون واضحة الأهداف بعيدة عن السلبية وتتضمن منفعة للمستقبل.
- قناة الاتصال: هي الوسيلة التي يتم عن طريقها إرسال الرسالة، وقد تكون قنوات سمعية أو قنوات بصرية أو قنوات سمعية بصرية.
- التغذية الراجعة: وهي ردّة فعل المستقبل واستجابته للرسالة ويمكن أن تكون ردوده سمعية أو مكتوبة أو حركات غير لفظية، مثل إيماءات الوجه أو الإشارات، وتبين من نجاح عملية الاتصال في تحقيق الهدف منها.
