عملية جمع البيانات لخريطة توزيع الأعمال، تتم عن طريق قائمة الأعمال اليومية وقائمة الأعمال الأسبوعية وقائمة نشاطات الوحدة، فهي إحدى وسائل جمع المعلومات لإعداد توزيع الأعمال.

ما هي قائمة نشاطات الوحدة؟

هي القائمة التي توضّح كل الأنشطة والأعمال والمهام المهمة، التي تكون في الوحدة الإدارية قيد الدراسة وتكون هذه مسؤولة عنها، وهذه القائمة تقدّم الفائدة عند إجراء دراسة لتحليل الأعمال وتوزيعها ويتم العودة إليها عند جمع وتصنيف الواجبات التي يقوم بها الموظف، واجبات ومهام الموظف يتم تصنيفها حسب نوع النشاط المتواجد في قائمة نشاطات الوحدة التي يقوم بتنفيذها كل موظف في الوحدة وعدد الساعات التي يمضيها في كل عمل من هذه الأعمال.


ويفضّل عند القيام بتجهيز قائمة النشاطات أن يتم فيها ذكر في آخر القائمة كلمة متفرقة؛ حتى يتم ذكر النشاطات المهمة والتي لم يتم ذكرها تحت أي نشاط سابق.

من يقوم بإعداد قائمة نشاطات الوحدة؟

يتم تجهيز قائمة نشاطات الوحدة إمّا بواسطة المشرف أو بواسطة المحلّل الإداري، وكلاهما يتسعينان عند إعداد القائمة بدليل تنظيم الوحدة أو بالأدلة أو الكُتيبات التي تصف الوظائف إن وجدت، وإذا لم تكن نشاطات الوحدة تم تحديدها بأدلة أو كُتيبات فإن المحلّل الإداري عليه إعداد قائمة بأوجه النشاطات للوحدة، ويكون عن طريق إجراء المقابلات الشخصية مع المشرفين ومع مدير الوحدة الإدارية.


ويتم إعداد هذه القائمة إمّا في أول الدراسة من المعلومات المكتوبة الموجودة في المنظّمة، أو عن طريق المقابلات الشخصية مع المدراء، أو يمكن إعدادها أثناء إجراء الدراسة لتوزيع الأعمال. ويمكن استخدام قوائم الواجبات الأسبوعية للموظفين من خلال تجميع وتصنيف أعمال الموظفين المتشابهة، وجعلها في قائمة هي قائمة أنشطة الوحدة.

كيفية تعبئة نموذج قائمة نشاطات الوحدة:

الشكل التالي يمثل نموذج قائمة النشاطات للوحدة، ويقوم المحلّل الإداري أوالمشرف بملء القسم العلوي منه ويحتوي على معلومات اسم الإدارة، اسم القسم، اسم المشرف، أمّا أُعدت من قِبل فيقوم المشرف إذا كان هو من جهّز القائمة ويعبئها المحلّل الإداري إذا كان هو المسؤول عن إعداد قائمة النشاطات، التاريخ ويملأ فيه تاريخ إعداد القائمة، وفي القسم الثاني وفيه رقم النشاط يذكر فيه رقم كل نشاط تقوم الوحدة بتنفيذه ويتم ذكرها بطريقة تنازلية، فالنشاطات المهمة تذكر في بداية القائمة وبعدها ذات الأهمية القليلة، وعمود النشاط تُملأ بالنشاطات التي تقوم بها الوحدة.

قائمة نشاطات الوحدة