من المتطلبات الرئيسية لتصميم نموذج العمل الجاهز، هو أن تكون هذه النماذج واضحة، وسهلة القراءة ما تتضمنه من أسئلة وتعليمات، وسهولة ملؤها وإعطاء طابع جيد للمستفيدين عن المنظّمة، وهناك عدد من القواعد والأنظمة التي تخص تصميم نموذج العمل الجاهز يجب أن يقوم المُصمّم بمراعاتها.

تعريف نموذج العمل الجاهز:

هو أي ورقة مطبوعة على الآلة الكاتبة أو مُخطّطة ومكتوبة باليد، تتضمّن معلومات ثابتة ومعينة ويوجد بها فراغات ليتم ملؤها بمعلومات أخرى.

قواعد تصميم النموذج:

  • القاعدة الأولى:
    وجود صفة واضحة للنموذج، معرفة داخل المنظّمة وخارجها. ويتحقق ذلك فيما يلي:

    • أن يبقى للنموذج اسم مختصر وواضح يوضّح الهدف منه ومجال استخدامه، ويساهم في معرفته لكل الأفراد وأي جهة من الجهات التي تستعمل النموذج الجاهز.

    • أن يحدّد للنموذج الجاهز رقم خاص به يكون مميز عن باقي النماذج الأخرى التي تستخدم في المنظمة. 

    • أن يتم ذكر اسم المنظمة على النموذج الجاهز، ليتم معرفة الجهة المسؤولة عن هذا النموذج. وبالنسبة للنماذج الجاهزة الأخرى التي يتم تصميمها لأجل الاستخدام الداخلي في المنظمة، فلا يكون هناك ضرورة ليتم ذكر اسم المنظمة عليها.

  • القاعدة الثانية: 
    يتوجب أن يتم تصميم النموذج بطريقة تُبسّط مهمة استعماله عند ملء المعلومات اللازمة عليه، وعند الاستخدامات الأخرى له؛ بحيث يتم الوصول إل الفائدة منه بأقل كلفة وأكثر فعالية.

  • القاعدة الثالثة:
    يجب أن يتم تصميم النموذج، حيث يحتوي على معلومات ختامية حيث يكون شعور لدى مالئ أو قارئ النموذج بالانتهاء، فيتم في نهاية النموذج وضع معلومات مهمة مثل التوقيع والتاريخ وغيرها من المعلومات الختامية.

  • القاعدة الرابعة:
    يجب مراعاة طرق الحفظ والوسائل المتبعة عند تصميم النموذج، فالنماذج الجاهزة التي يتم الرجوع إليها بشكل دائم، كما يجب أن تُصمّم بحيث تكون مناسبة للأجهزة والمعدات التي سيم تخزينها فيها؛ بحيث تسهل مهمة الرجوع إليها عند الحاجة. أما النماذج التي لايتم الرجوع إليها، فإنها تصمّم بحيث تناسب أجهزة ومعدات الحفظ الدائم في المنظمة.

  • القاعدة الخامسة:
    يجب أن تُصمّم النماذج الجاهزة بحيث تمنع الأخطاء الكتابة والقراءة، فعندما تستعمل في النماذج مربعات أو غيرها لأجل وضع إشارة عليها عند تعبئة النماذج، فإن النماذج يجب أن يتم تصميمها حيث لا يحصل أخطاء عند التأشير وهذا بأن يكون المربع قريب جدًا من الإجابة المرتبطة به. وأن الأسئلة والتعليمات والفراغات المتروكة، يجب أن تكون مترابطة مع بعضها البعض حيث لا تنتقل عند القراءة من سطر إلى آخر.

  • القاعدة السادسة:
    يجب أن يتم تصميم النموذج حيث يكون من السهل إلى أقصى درجة ممكنة تحقيق الفائدة منه، وأخذ المعلومات التي دوّنت عليه، لذلك من الضروري أن يُراعى عند تصميم النموذج توضيح وإبراز المعلومات المهمة بطريقة أكثر وضوح من المعلومات التي تكون أقل أهمية.

  • القاعدة السابعة:
    يجب أن يتم تصميم النموذج الجاهز؛ بحيث يكون من السهل مهمة التدوين وكتابة المعلومات عليه إلى أبعد درجة متوقعة. ومن الضروري أن يراعي مصمّم النموذج الطريقة التي سوف تدوّن بها أو ستُقیّد بها المعلومات على النموذج، سواء باليد أو بالآلات وأن يتم ترك الفراغات اللازمة لملء المعلومات اللازمة على النموذج.

  • القاعدة الثامنة:
    يتوجب أن يحتوي النموذج على المقدمة، التي تتكون من بعض المعلومات الأولية التي تلزم لتجهيز مالئ النموذج قبل ملء القسم الأساسي من النموذج والمقصود به هو متن النموذج.

  • القاعدة التاسعة:
    يجب أن يتم ترتيب المعلومات على النموذج حيث يتم وضع المعلومات التي لها علاقة مع بعضها البعض، بشكل متتابع، حسب الاستفادة التي سوف يتم تحقيقها من المعلومات. والنموذج يجب أن يُرتب ويُقسم إلى الأقسام الأساسية للنموذج، حيث تتمثل في المقدمة ومتن النموذج وخاتمة النموذج، وترتب هذه المعلومات بأسلوب متناسق ومتسلسل في كل قسم من هذه الأقسام، حسب الفائدة التي سوف تتحقق من هذه المعلومات في المستقبل.

  •  القاعدة العاشرة:
    من المفروض أن يحتوي النموذج على التعليمات التي اللازمة لملء النموذج. ومن المفروض أن يتم وضع التعليمات في المواقع التي تناسبها على النموذج، هذا لأجل تحقيق الفائدة منها وهي ملء النموذج بطريقة صحيحة، فالتعليمات التي توضّح طريقة ملء النموذج يجب أن توزيعها بين أقسام النموذج حيث من الممكن الإطلاع عليها والاستفادة منها قبل ملء المعلومات اللازمة، أمّا التعليمات التي لها علاقة بكيفية توزيع صور النموذج من الافضل أن تيم وضعها في الجزء السفلي من النموذج.