مهارات الاتصال التي يحتاجها السكرتير في المراسلات الكتابية

تستخدم السكرتارية مهارات المراسلات الكتابية والشفهية لإتمام المهام المختلفة، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية، وتحية الضيوف، بحيث تسمح لك مهارات المراسلات بالتواصل بوضوح ونقل الأمور للموظفين والعملاء.

مهارات الاتصال التي يحتاجها السكرتير في المراسلات الكتابية

1. التواصل الشفوي

• تعد مهارات الاتصال الشفوي من بين أفضل المهارات في المراسلات الكتابية التي يبحث عنها أصحاب العمل في السكرتارية والمساعدين الإداريين.

• الأمناء هم نقطة الاتصال الأولى لإداراتهم، وعادةً ما يلعبون دور حارس البوابة.

• أن يكون السكرتير قادرًا على تمييز طبيعة كل مكالمات هاتفية، وهذا يتطلب اللباقة والكفاءة.

2. التواصل الكتابي

• مهارات الاتصال الكتابية الممتازة مهمة أيضًا من ضمن مهارات الاتصال للمساعد الإداري.

• يجب أن تكون مستعدًا للرد على المراسلات في بعض الأحيان.

3. التواصل بين الأشخاص

• بناء علاقات مع الإدارات الأخرى والأشخاص من جميع المستويات من رؤساء مجالس الإدارة.

• الحفاظ على السلوك المهني.

4. المحافظة على سرية العمل

• القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات من أهم صفات السكرتير.

• عدم خرق السرية والكشف عن أسرار العمل لأحد المنافسين.

• عدم السماح للشائعات بالتأثير على الموظفين في المؤسسة.

5. البقاء منظمًا

• تعد القدرة على تنظيم المهام اليومية سمة شخصية مهمة أخرى.

• يمكن للسكرتير غير المنظم أن يخلق الفوضى في المكتب.

6. التواصل أمر بالغ الأهمية

• أن يتمتع السكرتير بالقدرة على جعل العملاء يشعرون بالراحة من خلال كونه لطيفًا ومرحبًا.

• أن يكون قادرًا على إيصال الحقائق المهمة بسرعة ومنطقية.

7. الحكم لمشاركة ما هو مناسب

• للأمناء التنفيذيين مسؤوليات معقدة عبر العديد من الإدارات في المنظمة.

• يكون السكرتير مطلعًا على المعلومات التي لا ينبغي مشاركتها مع سكرتير مبتدئ.

صفات المراسلات الكتابية في الأمانة العامة / الشركة

• التخطط لتواصلك.

• أن تكون مباشرة.

• جعل لغتك موجزة.

• عدم استخدام الكلمات الطنانة والمصطلحات غير الضرورية.

• التدرب على التواصل الكتابي.

• القراءة وتحرير عملك.