العملية الرقابية تعتبر من أهم الوظائف التي تقوم بها الإدارات مهما كان نوع المنظمة والأنشطة التي تمارسها؛ لأنها تعتبر الطريقة التي يتم من خلالها التحقق من أن الأهداف التي تم تحديدها مسبقًا قد تم تنفيذها بالطريقة والأسلوب التي من خلاله يتم الوصول لما نريد.
مفهوم الرقابة
هي أنشطة تنظيمية ممنهجة هدفها جعل الأنشطة المختلفة والخطط التي تم وضعها والنتائج منسجمة مع التوقعات والتنبؤات والمعايير المستهدفة. وتهدف الرقابة على المشاريع الصغيرة إلى تقليل التكاليف؛ لأنه يتم استخدام نظام الرقابة بطريقةجيدة سوف يحقق الخفض الكبير في التكاليف لأنه يتم ضبط عمليات الإنتاج ووضع معايير للأداء ونسب التآلف والوقت الضّائع. وتقوم بتقليل الأخطاء المتراكمة، سواء كان حجم الخطأ كبير أو صغير، وإذا تكرر فإنه سوف يؤدي إلى مشكلة كبيرة، فيجب معالجة الأخطاء أولاً بأول، وأي خطأ يجب أن يؤخذ على محمل الجد؛ لأنه قد يخفي وراه ما هو أعظم.
وظائف العملية الرقابية في المشاريع الصغيرة
يمارس النشاط الرقابي عن طريق تأدية لمجموعة من الوظائف الأساسية، والتي تتمثل في مايلي:
- وضع معايير ومقاییس الأداء: يتم وضع هذه المعايير والمقاييس لكي يتم من خلالها وبناءً عليها قياس النتائج المتحققة. والمعايير هي عبارة عن تعابير وقيم تكون ذات دلالة على أهداف التخطيط والبرامج، حيث يمكن استخدام كل هدف على لوحده كمعيار تقاس النتائج من خلاله. في الحياة العملية يتم التمييز بين المعايير التالية:
- المعايير المادية وهي عبارة عن مقاييس غير نقدية مثل مستوى الجودة، نسبة العوادم، ساعات العمل وغيرها.
- المعايير الخاصة بالتكلفة التي تُعبر عن تكاليف العمليات الإنتاجية والتسويقية والإدارية والخدمية، وقد يتم وضعها على أساس تكلفة ساعة عمل، تكلفة وحدة المنتج، تكلفة الأجور و التعويضات وغيرها.
- المعايير النسبية بالنسبة لعناصر الموازنة كنسبة الأصول إلى الخصوم، معدلات دوران المخزون، نسبة حقوق الملكية إلى إجمالي رأس المال، نسبة المديونية إلى رأس المال وغير ذلك.
- المعايير المعنوية التي تمثل المعايير الفكرية والسلوكية مثل درجة الولاء للمنظمة، درجة الرضا الوظيفي، درجة الإخلاص في العمل، الإيمان برسالة المنظمة وأهدافها.
- فياس مستويات الأداء: بعد أن يتم اختبار المعايير والمقاييس الرقابية تأتي المرحلة التالية التي يكون هدفها إجراء مقارنة النتائج المتحققة مع المعايير الرقابية، وذلك من خلال تقويم الأداء الحقيقي والتنائي. يتم الحصول عليها من المستويات الإدارية والإنتاجية وتقوم الجهات المختصة بتحليلها ومعالجتها وإعطاء الحكم النهائي عليها في ضوء المقاييس المحددة، ويجب أن تبلغ نتائج النشاط الرقابي في الوقت الملائم لأصحاب المشروع.
مثل أن يتم الكشف عن تردي مستوى جودة المنتجات في المشروع في البحث عن أسباب ذلك، وقد تكون رداءة المواد الأولية، خلل فني في الآلات، سوء في تنفيذ العالمة، الإهمال. أجهزة الرقابة يجب أن تحدد السبب الأساسي والإشارة إليه والعمل على علاجه لمنع حدوثه في المستقبل، وفي بعض الأوقات توجد صعوبات في وضع المعايير الموضوعية، كما هو الحال عند وضع معايير معنوية للإخلاص والولاء ومستوى الرضا، لكن لا بد من إيجاد الوسيلة المناسبة لقياس هذه القيم.
- تصحيح الانحرافات والأخطاء: إن الكشف عن الخلل والانحرافات في الوقت المناسب يبعد المشروع عن خسائر كبيرة، وخصوصًا إذا كانت الأمور تتعلق بالأمور الجوهرية، كالإنتاج والتسويق الأرباح، حيث إن توضيح أسباب انخفاض الطلب على الإنتاج يحتاج إلى دراسة أوضاع السوق أو المنافسة والاحتكار والتسعير والترويج، وهذا يتطلب إلى وقت وجهد كبيرين وتكلفة إضافية من أجل تحديد أسباب التراجع الفعلي في المبيعات.
وقد تتطلب زيادة حجم المبيعات إجراء تغيير جذري في بعض أو كل عناصر المزيج التسويقي، مثل الترويج والإعلان وتحسين خصائص ومواصفات السلع وشروط التسليم والدفع. وأجهزة الرقابة المختصة هي التي تكشف هذه الانحرافات في وقتها المناسب، وتوصی بضرورة تحديدها في حال عدم وجود صلاحيات لديها للمعالجة.
كما ويقترح بعض المفكرين الإداريين بإخضاع المشاريع ومنظمات الأعمال إلى ما يسمى بالمراجعة الإدارية الموثقة، بما يشابه عمل المحاسبين القانونيين في مراجعة القوائم المالية والحسابات الختامية للشركات، ومن خلال المراجعة الإدارية الموثقة يتم تقويم مستوى كفاءة الإدارة، من خلال مجموعة من الخبراء والمتخصصين على مدى مبادئ الفكر الإداري المعاصر.
