وظائف العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية.

ينصبّ عمل المؤسسات الخيرية على خدمة المجتمع وتنميته، والمشاركة في تطويره من خلال تنفيذ المشاريع والبرامج للمسؤولية الاجتماعية، التي تستهدف من ورائها، إيجاد تفاهم بينها وبين المجتمع.

يجب على ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، أن يتقن الأسس التي تَمرّ بها علمية تنظيم المناسبات الخاصة، فهناك أسس ينبغي أن تكون واضحة في ذهنه، عن أي عقود مناسبة قبل الإعداد لها.

إنَّ شبكة الإنترنت توفر مجموعة من الخدمات، التي تفيد ممارس العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، حيث أصبح الإنترنت حاجة ملحّة لكلّ مؤسسة في وقتنا الحالي، ولا يمكن الترويج ﻷي عمل أو نشاط كان دون استخدام شبكة الإنترنت، كونها سهلة وسريعة وقليلة التكاليف، وتتيح للجميع مشاهدة النشاطات وبأفضل الطرق.

تصل وسائل الإعلام الجديد إلى جماهير كثيرة، ومختلفة في الموقع الواحد، مثلاً قد يستخدمه الملايين.

يتطلب إنتاج وصناعة المطبوعات في العلاقات العامة ما يلي: الصحفية أو مجلة المؤسسة، والتقارير والملصقات والكتيبات الإعلامية، حيث تتوافر الكثير من الإمكانات المادية والمعنوية، كما تتم عملية الإنتاج، والتنفيذ عبر مراحل محدّدة.

التقييم الحر: يتم التركيز من خلاله على مقدار النتائج الحقيقية للبرنامج، بغض النظر عن كينونة الأهداف التي بُني عليها البرنامج، وهذا النموذج يقابل النموذج الكمّي المعروف، وهو التقييم بالأهداف التي بُنيت عليها البرنامج.

هناك مجموعة من النصائح، بحيث أنَّه إذا التزم بها المتحدث الرسمي، تحقق له الفاعلية، والتأثير المطلوب لدى الجمهور.

من الإرشادات التي تساعد المتحدث الرسمي بمهامه في المؤسسات الخيرية، أن يتحدث وهو يضع في اعتباره مصلحة الجمهور، الحديث بصورة الجماعة؛ ﻷنه لا يمثل نفسه، ولكن المنظمة التي يعمل فيها.

من أساليب التسويق الاجتماعي في المؤسسات الخيرية، إغراء المتلقين ﻹدراك موضوعات الحملة، وشخصياتها من خلال ترويج الأفكار، والشخصيات ليدرك الأفراد وجودها عن طريق الحملات الإعلانية المكثفة.

إنَّ البعض يرى أنَّ التسويق يعني طلب السوق للبضائع والخدمات، واسم مكان السوق، يعني موضع بيع وشراء البضائع، إلّا أنَّ إضافتها إلى كلمة الاجتماعي، جعل لها مدلولاً مختلفاً عن مجالات التسويق الأخرى.

من أواع البحوث في المؤسسات الخيرية، بحوث تسعى في معرفة الصورة الذهنية للمؤسسة، وتهدف للتعرف على مدى معرفة الجمهور بالمؤسسة، وقدرها لديهم، ورأيهم في سياساتها.

يُقصد بالجمهور الداخلي، جميع موظفي المؤسسة، وتنبع أهمية العناية بهيئة الموظفين، من منطلق أنهم القائمون بالعملية الإنتاجية، سواء أكان الإنتاج سلعة أم تقديم خدمة، وبرضاهم في عملهم مع المؤسسة فإنهم يعكسون عملهم، وكذلك أحاديثهم عنها في علاقاتهم الشخصية، وعلى العكس من ذلك فإن العاملين في المؤسسة المتذمرين، بإمكانهم هدم برامج العلاقات العامة من خلال أدائهم وأحاديثهم، التي من الممكن أن تترك أسوأ الآثار عند المواطنين من حولهم.

من متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية: اختيار وحجز الأماكن، توفير برنامج رعاية للمناسبة.

يجب أن يتحلى ممارس العلاقات العامة، بصفات مهارية فمن الصفات التي ينبغي أن يتحلى بها أن يكون سريعاً واسع الحيلة، مستمعاً جيداً، مجاملاً ومقبولاً، وهو في عمله وتصرفاته يجب أن لا يكون هدفه اكتساب الشهرة، وإقناع الآخرين بذكائه، كما يجب ألا يكون مولعاً في الخصام، أو مثيراً للخلافات، وأن يملك مقدرة كامله على التحكم بالنفس، ويجب أن يتحلى بأصول الإتيكيت والبروتوكول، لكي يصبح رجل علاقات عامة ناصحاً يجلب الخير إلى مؤسسته.

تُعَدّ وظيفة التنظيم للمناسبات الخاصة من أبرز المهام التي تقوم بها إدارة العلاقات العامة في المؤسسة الخيرية، إذ أنَّ دورها لا يتوقف على تنظيم المناسبة فحسب، بل يتجاوز ذلك من خلال القيام بدور مهم في بناء، أو تعزيز صورة ذهنية جيدة.

تعتبر المؤتمرات الصحفية من أكثر الوسائل التي تعتمد عليها العلاقات العامة، في الترويج للمؤسسة حيث أنَّها تلقى اهتمام الجميع، ومن خلالها يتم الإعلان عن كل ما هو جديد.

تتنوع الوسائل المسموعة، حسب ما يحلو للبعض تسميتها، إلّا أنَّ أشهرها قوة وتأثيراً، واستخداماً من جانب العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، الإذاعة على اعتبار أنَّها تثير المستمع عبر تعاملها مع حاسة السمع، وتعطيه قدراً من التخيّل.

الجرائد والمجلات العامة: تؤدي الجرائد والمجلات العامة دوراً حيوياً، في عملية اتصال وتواصل إدارة العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية بجمهورها الداخلي، والخارجي على حد سواء.

التقييم القبلي: وهو الذي يهدف إلى اكتشاف الأخطاء قبل تنفيذ البرامج، حيث يتضمن إجراء الاختبارات على عينة محدودة، ممثلة للجمهور المرتقب، ودراسة مدى تأثيرها عليه، وإجراء التعديلات اللازمة قبل تعميم هذه المادة، أو نشرها على كل فئات الجمهور.

بما أنَّ للفرد مكانته الاجتماعية، ويتأثر نفسياً بمعطيعات البيئة المحيطة به، ضمن علاقاتها بتحقيق أهدافه، وإشباع حاجاته، فإنَّ المؤسسة الخيرية كالفرد تحتاج إلى تأييد اجتماعي، وقبول من قبل الجماعات التي تتعامل معها؛ حتى تحقق أهدافها سواء على المستوى الداخلي، أو الخارجي للمؤسسة، حيث على كل مؤسسة اجتماعية أن تعيّن أهدافها التي تُعَدّ الحصيلة النهائية، التي تشجع المؤسسة في تحقيقها.

هل لدينا رغبة صادقة وقناعة أكيدة ﻹنجاح المشروع؟ هل لدينا جدية في بذل الأسباب حتى لو كانت بسيطة؟

بعض المؤسسات والجمعيات الخيرية، تقدم طلبات التبرع في كل آخر سنة، وبعضها الآخر يقدم هذه الطلبات على مدار العام، ولا يمكن الوصول إلى مدة مثالية لتقديم طلبات التبرع.

المعالجة: وهي الفعالية التي أكثر ما ترتبط بالحاسوب، وتتضمن فعالية المعالجة تحويل وتحليل جميع البيانات، وتوثّق على التعامل مع البيانات وتحويلها إلى معلومات، ويمكن تحت هذه التسمية احتواء جميع المعالجات التي تجري على المعلومات التقنية والسمعية والصورية.

إنَّ الاتصالات والمعرفة الفنية، والطرق التي تلتقي بها المكونات، تخلق الفرص للأفراد والمنظمات؛ ليصبحوا منجزين ومؤثرين وناجحين بوجه عام.

لم تنشر معظم الكتابات التي تناولت التسويق الاجتماعي بشكل واضح ومفهوم، إلى الأساس النظري الذي يقوم عليه، فيتناول فريق من الباحثين التسويق الاجتماعي على أنَّه مدخل يُستعان به في مجالات متعددة.

المرحلة الأولى الشعور بالأزمة: وتسمى المرحلة الإنذارية حيث يكون هناك عدد من الأحداث المتواترة، التي تمثل إنذاراً مبكراً بحدوث الأزمة.

من أنواع الصورة الذهنية في المؤسسات الخيرية، الصورة المرآة للمؤسسة الخيرية: وهي الصورة التي تنظر المؤسسة لنفسها من خلالها.

تنظيم المعارض: هو عرض المعلومات والحقائق والآراء، من خلال معرض يتم اختياره في موقع متوسط ملائم الجميع.

الندوة: تقدم الندوة عدة أشخاص، حيث يتم تدريبهم وتهيئتهم ﻹعطاء حلول منفردة للمشكلة المطروحة، ويعطي كل شخص في الندوة وقتاً مماثلاً للمشترك الآخر، وبالإمكان تخصيص وقت ﻷسئلة الجمهور في النهاية، ويقوم مدير الندوة بتقديم الندوة، وأعضائها وإدارة الحوار، ومراعاة وقت كل عضو، والوقت المخصص له، كما أنَّ عليه تنظيم أسئلة الجمهور وعرضها على الأعضاء.

تعتبر العلاقات العامة نشاطاً اتصالياً باﻷساس؛ إذ تعتمد كل أنشطتها على الاتصال الذي يُعرَّف بأنه: عملية يتفاعل بموجبها المرسل، والمتلقي في سياق معين، والاتصال في العلاقات العامة، يُعَدّ الركيزة الأساسية بجانب الإدارة، فممارسة كلا النشاطين في سياق بناء سمعة المؤسسة، يعتبر النشاط الكامل للعلاقات العامة.