أهمية التنظيم في العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية.

بعض المؤسسات والجمعيات الخيرية، تقدم طلبات التبرع في كل آخر سنة، وبعضها الآخر يقدم هذه الطلبات على مدار العام، ولا يمكن الوصول إلى مدة مثالية لتقديم طلبات التبرع.

تعتمد المؤسسات الخيرية على التبرعات، التي تقدم من المتبرعين حيث قبول المؤسسة لهذا التبرع.

السمعة الحسنة: هي مجموعة من الآراء والحقائق والانطباعات المتكونة عن الإنسان، أو المجموعات البشرية، وهي هدف استراتيجي من أهداف المؤسسة، وفي حال امتناع المؤسسة عن العمل من أجل تشكيل سمعة حسنة عنها لدى الآخرين، فإننا نرى أنَّ سمعتها تتشكل بشكل عفوي وفوضوي.

من فوائد الصورة الذهنية الإيجابية في المؤسسات الخيرية: مساعدة المؤسسة في جذب أمثل العناصر للعمل بها، ودعم العلاقة بين المؤسسة وجماهيرها الداخلية والخارجية.

جمع المعلومات: وتتضمن مجموعة من الأنشطة، وهي تسجيل من خلال تدوين البيانات كأحداث ومعاملات وغيرها من الظواهر التي تحدث، حيث تشاهد داخل أو خارج المؤسسة، وترميز البيانات ويتم ذلك باستخدام مجموعة من الأساليب، لاختصار البيانات وتحويلها إلى شكل رمزي، وتصنيف البيانات، وتقنية البيانات، ومن ثمَّ تحويل البيانات، وتتم عملية التحويل من وسيط إلى وسيط آخر، وهي عملية لا تغير من طبيعة البيانات.

المعالجة: وهي الفعالية التي أكثر ما ترتبط بالحاسوب، وتتضمن فعالية المعالجة تحويل وتحليل جميع البيانات، وتوثّق على التعامل مع البيانات وتحويلها إلى معلومات، ويمكن تحت هذه التسمية احتواء جميع المعالجات التي تجري على المعلومات التقنية والسمعية والصورية.

إنَّ الاتصالات والمعرفة الفنية، والطرق التي تلتقي بها المكونات، تخلق الفرص للأفراد والمنظمات؛ ليصبحوا منجزين ومؤثرين وناجحين بوجه عام.

من مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيريةالتزويد، ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.

تظهر الحاجة إلى توحيد صوت المؤسسة عن طريق إدارة فريق العمل الإعلامي للمتحدث الرسمي للمؤسسة، ويدخل هذا العمل في تصميم أنشطة ووظائف إدارة العلاقات العامة، من حيث اختيار وتشكيل أعضاء الفريق، وانتقاء أفضل الشخصيات، لكي يصبح متحدثاً رسمياً للمؤسسة.

من أساليب التسويق الاجتماعي في المؤسسات الخيرية، إغراء المتلقين ﻹدراك موضوعات الحملة، وشخصياتها من خلال ترويج الأفكار، والشخصيات ليدرك الأفراد وجودها عن طريق الحملات الإعلانية المكثفة.

لم تنشر معظم الكتابات التي تناولت التسويق الاجتماعي بشكل واضح ومفهوم، إلى الأساس النظري الذي يقوم عليه، فيتناول فريق من الباحثين التسويق الاجتماعي على أنَّه مدخل يُستعان به في مجالات متعددة.

إنَّ التخطيط لإدارة الأزمات هو أفضل أنواع التخطيط، وهو أهمها إذا تعرضت المؤسسة إلى هزّة في صورتها الذهنية على وجه التحديد؛ لذا قإنه يجب على إدارة العلاقات العامة وضع الخطط الرئيسية والاحتياطية ﻹدارة الأزمات بكافة أنواعها.

من الإرشادات التي تساعد المتحدث الرسمي بمهامه في المؤسسات الخيرية، أن يتحدث وهو يضع في اعتباره مصلحة الجمهور، الحديث بصورة الجماعة؛ ﻷنه لا يمثل نفسه، ولكن المنظمة التي يعمل فيها.

إنَّ إدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، تستند على الاتصال الشخصي وتمتاز بمزايا متعددة، يأتي على رأسها، أنَّها تتيح التكامل في الوسيلة، وذلك في عنصري العرض والقبول، فالرغبة المعروضة تقابل في قوتها الاستجابة المردودة.

ترتبط العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، ارتباطاً وثيقاً ومباشراً بالقضايا والمشكلات الاجتماعية، بحيث أصبح من الضرورة اليوم أن تتم دراستها في الإطار الاجتماعي الواسع، لما لها من تأثير اجتماعي قوي، وللدور الحاسم الذي تقوم به في عملية التغيير الاجتماعي، إلى الدرجة التي دفعت الباحثين إلى التأكد على أن كل تحليل للتغير الاجتماعي، لا بدّ أن يركز في النهاية على عمليات الاتصال، والعلاقات العامة.

الحملات الإخبارية: تهتم بنقل جزء من المعلومات التوعوية الضرورية للجمهور، وهدفها الرئيسي هو إخبار المتلقي، أو إعلامه بما يحدث، أو سيحدث في مواضيع ضرورية، تهم قطاعاً كبيراً من الناس، وتكون هذه التوعية من الحملات القصيرة، ولا تحتاج لنقلها إلى الناس بأكثر من ذكرها على شكل خبر واضح ودقيق.

يحظى رصد البيئة التي تعمل مع المؤسسة وتتفاعل في إطارها، باهتمام متزايد في الإدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، وعليه تمثل البحوث عصب اﻹدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، ولا توجد إدارة استراتيجية دون بحوث، أو اتخاذ القرارات الاستراتيجية في العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية.

تهتم العلاقات العامة بكسب تأييد الرأي العام، وهو في أبسط تعريفاته، حيث تعبر غالبية الأفراد عن موقف فكري موحّد، يتخذونه إزاء قضية جدلية معينه في زمن محدد.

إنَّ دور مسؤول العلاقات العامة في إعداد برامج العلاقات العامة للجمهور الداخلي، يتوقف على مدى مكانة إدارة العلاقات العامة في المؤسسة، وعلى مستوى الاعتماد على هذه الإدارة، وعلى مقدار أهمية هذه الإدارة في المؤسسة، وعلى مدى حب الإفادة من خبرة العاملين فيها، وقدرتهم على القيام بهذه الأعمال.

هناك فوائد تتحقق من وراء برامج العلاقات العامة، فهي تعمل على ازدياد الفرص لنجاح المؤسسة، ومن ثمَّ توفير ظروف العمل واستطاعته، والاهتمام بالموظف كإنسان له احتياجاته ومتطلباته العديدة، من ترويح ورعاية صحية وثقافية واجتماعية، داخل العمل وخارجه.

بعض المؤسسات الخيرية توكل نشاطات العلاقات العامة ﻷحد المسؤولين في الجهاز الإداري، غالباً ما يكون ذلك المسؤول هو المدير التنظيمي للمؤسسة.

من أهداف البحوث في المؤسسات الخيرية، سدّ الثغرة التي يحدثها انعزال الإدارة العليا، عن الاتصال الشخصي بجماهير المؤسسة.

يمكننا عمل مجموعة من الندوات التثقيفية، عن طريق البحث عن بعض الشخصيات المختصة، ودعوتها لعرض ما عندها من المعلومات والمناقشات مع أهل الحي.

عمل برامج تدريبية عملية تقوم على دراسة الحالات الواقعية، ثم إيجاد الطرق الكفيلة بمعالجتها، ووضع خطة عامة محكمة قائمة على دراسة ميدانية.

من أهم الأنشطة التي تقوم بها إدارة التسويق اليوم في العمل الخيري، هو تجزئة الأسواق وتعيين الفرص التسويقية.

تعتبر أهمية إدارة التسويق من أهم الإدارات التي يمكن أن تعتمد عليها أي منظمة، وذلك لتحقيق أهدافها الرئيسية وضمان استمراريتها ونموها.

لم يعد العمل الخيري اليوم مقتصراً على طلب المساعدات المالية فقط، بل تعدى ذلم إلى أن يكون عملاً منظماً شاملاً يحتوي على مختلف الأنشطة الاجتماعية.

تعتبر المؤتمرات الصحفية من أكثر الوسائل التي تعتمد عليها العلاقات العامة، في الترويج للمؤسسة حيث أنَّها تلقى اهتمام الجميع، ومن خلالها يتم الإعلان عن كل ما هو جديد.

الخطب الرسمية: تُعَد الخطب الرسمية في حالة حضور متحدثين مؤثرين، أسرع الوسائل لإرسال المعلومات إلى جماهير العلاقات العامة، المكونة من جماعات صغيرة، كما أنه يمكن تحديد مضمون الخطبة، ليناسب كل جمهور على حدة، إذا دعت الضرورة إلى ذلك.