مقومات العمل التطوعي.

تعمل العلاقات العامة في المؤسسات الاجتماعية، على تنمية العلاقات مع المؤسسات والجماعات الأخرى الموجودة في المجتمع، وتزويدهم بالمعلومات الضرورية فيما يخص المجتمع والعمل الخيري، ووضع الحقائق عن طريق مكتب الإعلام والنشرات والملصقات، كما تعمل على إقامة علاقات جيدة، مع معاهد التدريب حتى يتسنّى تدريب موظفيها، حيث تساعد العلاقات العامة، على تكوين الرأي العام في المجتمع الذي نعيش فيه، وذلك بإعطائه جميع المعلومات ليكون رأيه مبنياً على حقائق لصالح المؤسسة المعنية.

عند البدء بعملية التصميم الوظيفي، من المفيد أن نسأل أنفسنا واﻵخرين المشاركين عدة أسئلة، للتأكد من الاحتياجات الحالية والمستقبلية، حيث سيشجعنا ذلك على التفكير الابتكاري، بخصوص الخبرة المطلوبة من المتطوع، ممَّا يؤدي إلى التنوع والتوسع في البرامج الحالية أو إنشاء برامج جديدة.

تتنوع الوسائل المسموعة، حسب ما يحلو للبعض تسميتها، إلّا أنَّ أشهرها قوة وتأثيراً، واستخداماً من جانب العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، الإذاعة على اعتبار أنَّها تثير المستمع عبر تعاملها مع حاسة السمع، وتعطيه قدراً من التخيّل.

قبل البدء في معرفة الهيكل التنظيمي ﻹدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، لا بد من إلقاء الضوء على ما هو الهيكل التنظيمي؛ حيث تتمحور أغلب التعريفات على أنَّه شكل وإطار التسلسل الإداري للمؤسسة حيث يوضح فيه مواقع الوظائف، ارتباطاتها الإدارية، والعلاقات بين الأفراد، كما يوضح خطوط السُّلطة والمسؤولية داخل التنظيم.

تتنوع دوافع الأشخاص الراغبين في التطوع باستمرار، فالقليل من متطوعي اليوم يستمر في العمل في مؤسسة واحدة مدى حياته، وهناك الكثير من مؤسساتنا التقليدية، التي تعودت على استخدام هذا النوع من المتطوعين طويلي اﻷجل، نقصاً في عدد اﻷعضاء المتطوعين لديهم بلا أدنى شك.

يُعَدّ التدريب المنهجي والتطوير فرصة لمدراء برامج العمل التطوعي، للحصول على قدر كبير من المعرفة، كما توجد في العديد من الدول، شهادات معتمدة ودبلوم يمكن الحصول عليها من خلال التعليم عن بُعد، ويمكن الحصول على المزيد من التفاصيل من خلال مراكز العمل التطوعي.

يُعَدّ تحليل الاتجاهات الاجتماعية في التطوع، من أهم الخطوات اللازمة في العملية التطوعية، لما لهذه الاتجاهات من أثر على البرنامج التطوعي، وعلى التوظيف ودرجة النجاح في جذب المتطوع المناسب للعمل في البرامج التطوعية، ويجب وضع الاتجاهات الديموغرافية في الاعتبار، أثناء تصميم الوظائف والبرامج للمتطوعين، أو من خلال الاستعانة باﻹحصاءات التي تخصّ هذا الشأن.

لا شك أنَّ الجميع، لا يتشجع بوجود مثبطين للمؤسسة التي يعملون بها، وتظهر خاصةً في البداية، من إساءة وعداوة قد تكون بسبب كره ظهور شيء جديد في المجتمع.

تتوقف القرارات المتعلقة بأي عمل، الذي ينبغي إتمامه من قِبَل المتطوعين، أو العاملين بأجر، على طبيعة الحالة ومصالح جميع اﻷطراف المَعنية.

تُمثل المؤسسات جزءاً هاماً وأساسياً في تكوين المجتمع، لذلك يجب وضع خطط مُنسَّقة ومُنظمة، وتكون كاملة تعمل على الترغيب في إقامة هذه المؤسسات، وتعمل على تنشيط وتوفير دور المؤسسات والمجتمعات المدنية، ضمن المجتمع وخاصةً فيما يرتبط بالتنمية، حيث يجب توحيد القدرات بشكل ذاتي أو إداري للإشراف على عمل المؤسسات، وتوفير العون والدعم لها.

تتسم اﻷسرة بأنَّها العائلة المترابطة، التي تنشأ في بناء اﻷجيال وتشكيل اتجاهاتهم وتقييم أدائهم، كما تعمل اﻷسرة على بناء شخصيتهم الاجتماعية في ضوء التراث الاجتماعي المتعارف به في المجتمعات، فاﻷسرة تعمل على تنشأة أبنائها على القيم الحميدة والتربية واﻷخلاق، وتعّودهم على التحلي بها، وإرشادهم على القدوة الحسنة والتمسك بالأخلاق، والعمل على مصلحة المجتمع.

يجب أن تكون هناك سياسة لدى إدارة المؤسسة، لاختيار الموظفين المتطوعين الجدد، كما يجب مراجعة هذه السياسة بشكل دوري.

ترغب بعض مؤسسات المجتمع في تعيين عمالة بأجر، ولكن نقص التمويل يحول دون ذلك، وربما يوافق بعض المتطوعون في هذه الحالات على القيام بالمهام المطلوبة، ولكن على الرغم من ذلك يجب أن يكونوا المستفيدين من الخدمة.