وظائف العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية.

لا أحد ينكر الدور الذي يقوم به ممارس العلاقات العامة، في المؤسسات الخيرية في الحملات الإعلامية، حيث تقع على عاتقه مسؤولية التخطيط، والتنفيذ وتقويم الحملات.

التقييم القبلي: وهو الذي يهدف إلى اكتشاف الأخطاء قبل تنفيذ البرامج، حيث يتضمن إجراء الاختبارات على عينة محدودة، ممثلة للجمهور المرتقب، ودراسة مدى تأثيرها عليه، وإجراء التعديلات اللازمة قبل تعميم هذه المادة، أو نشرها على كل فئات الجمهور.

يحظى رصد البيئة التي تعمل مع المؤسسة وتتفاعل في إطارها، باهتمام متزايد في الإدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، وعليه تمثل البحوث عصب اﻹدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، ولا توجد إدارة استراتيجية دون بحوث، أو اتخاذ القرارات الاستراتيجية في العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية.

هناك فوائد تتحقق من وراء برامج العلاقات العامة، فهي تعمل على ازدياد الفرص لنجاح المؤسسة، ومن ثمَّ توفير ظروف العمل واستطاعته، والاهتمام بالموظف كإنسان له احتياجاته ومتطلباته العديدة، من ترويح ورعاية صحية وثقافية واجتماعية، داخل العمل وخارجه.

يُقصد بالجمهور الداخلي، جميع موظفي المؤسسة، وتنبع أهمية العناية بهيئة الموظفين، من منطلق أنهم القائمون بالعملية الإنتاجية، سواء أكان الإنتاج سلعة أم تقديم خدمة، وبرضاهم في عملهم مع المؤسسة فإنهم يعكسون عملهم، وكذلك أحاديثهم عنها في علاقاتهم الشخصية، وعلى العكس من ذلك فإن العاملين في المؤسسة المتذمرين، بإمكانهم هدم برامج العلاقات العامة من خلال أدائهم وأحاديثهم، التي من الممكن أن تترك أسوأ الآثار عند المواطنين من حولهم.

أصبحت المؤسسات الخيرية معنية بشكل كبير ومستمر بالآثار البيئة، التي تترك آثارها الضارة على صحة الإنسان، والنباتات والحيوانات والمياه، والتربة والهواء.

ينصبّ عمل المؤسسات الخيرية على خدمة المجتمع وتنميته، والمشاركة في تطويره من خلال تنفيذ المشاريع والبرامج للمسؤولية الاجتماعية، التي تستهدف من ورائها، إيجاد تفاهم بينها وبين المجتمع.

يمكن ﻹدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، استخدام مثل هذه الأدوات، والوسائل الصغيرة من الأشرطة السمعية، وأشرطة الفيديو، والاسطوانات، في توصيل رسائل المؤسسة أو الجمعية في التجمعات الجماهيرية، مثل المعارض والندوات والاحتفالات.

التلفاز: يعتبر التلفزيون من وسائل الاتصال السمعية ،والمرئية في نفس الوقت، حيث يجمع بين الصوت والصورة المتحركة، وبالتالي فهو أكثر تأثيراً في النفس من الوسائل الأخرى، كالصحف والمجلات والراديو.

تتنوع الوسائل المسموعة، حسب ما يحلو للبعض تسميتها، إلّا أنَّ أشهرها قوة وتأثيراً، واستخداماً من جانب العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، الإذاعة على اعتبار أنَّها تثير المستمع عبر تعاملها مع حاسة السمع، وتعطيه قدراً من التخيّل.

الجرائد والمجلات العامة: تؤدي الجرائد والمجلات العامة دوراً حيوياً، في عملية اتصال وتواصل إدارة العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية بجمهورها الداخلي، والخارجي على حد سواء.

الهدف من البرنامج: التعريف بالخدمات والأنشطة، التي تقوم بها المؤسسات والجمعيات الخيرية، واستطلاع آراء الجماهير فيها، والمشاكل التي تواجههم في التعامل معها، مع محاولة إيجاد صيغ مناسبة لحلها، وتعريف الجماهير بمواعيدها، والخطوات التي قد تكون مطلوبة لبعضها، مثل تقديم إعانات مادية ومعنوية للأيتام، وذوي الاحتياجات الخاصة.

لقد أصبح الإنتاج المرئي والمسموع، صناعة مهمة بالنسبة ﻹدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، وأصبح السؤال المتداول على ألسنة الممارسين للعلاقات العامة في تلك المؤسسات، هو كيف وماذا تنتج؟ وكيف يجب توظيف هذا الإنتاج وتوزيعه.

يتطلب إنتاج وصناعة المطبوعات في العلاقات العامة ما يلي: الصحفية أو مجلة المؤسسة، والتقارير والملصقات والكتيبات الإعلامية، حيث تتوافر الكثير من الإمكانات المادية والمعنوية، كما تتم عملية الإنتاج، والتنفيذ عبر مراحل محدّدة.

تجزئة الجمهور حسب الخصائص الديموغرافية: هي من أكثر العوامل استخداماً وممارسةً في العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، كما أنها أقل تكلفة.

من أواع البحوث في المؤسسات الخيرية، بحوث تسعى في معرفة الصورة الذهنية للمؤسسة، وتهدف للتعرف على مدى معرفة الجمهور بالمؤسسة، وقدرها لديهم، ورأيهم في سياساتها.

لا شك أن امتداد المؤسسات الخيرية والتطوعية، أصبح من المقاييس التي يقاس بها تقدم المجتمع وتطوره.

عمل برامج تدريبية عملية تقوم على دراسة الحالات الواقعية، ثم إيجاد الطرق الكفيلة بمعالجتها، ووضع خطة عامة محكمة قائمة على دراسة ميدانية.

من أهم الأنشطة التي تقوم بها إدارة التسويق اليوم في العمل الخيري، هو تجزئة الأسواق وتعيين الفرص التسويقية.

تعتبر أهمية إدارة التسويق من أهم الإدارات التي يمكن أن تعتمد عليها أي منظمة، وذلك لتحقيق أهدافها الرئيسية وضمان استمراريتها ونموها.

لم يعد العمل الخيري اليوم مقتصراً على طلب المساعدات المالية فقط، بل تعدى ذلم إلى أن يكون عملاً منظماً شاملاً يحتوي على مختلف الأنشطة الاجتماعية.

تنظيم المعارض: هو عرض المعلومات والحقائق والآراء، من خلال معرض يتم اختياره في موقع متوسط ملائم الجميع.

من متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية: اختيار وحجز الأماكن، توفير برنامج رعاية للمناسبة.

يجب على ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، أن يتقن الأسس التي تَمرّ بها علمية تنظيم المناسبات الخاصة، فهناك أسس ينبغي أن تكون واضحة في ذهنه، عن أي عقود مناسبة قبل الإعداد لها.

يجب أن يتحلى ممارس العلاقات العامة، بصفات مهارية فمن الصفات التي ينبغي أن يتحلى بها أن يكون سريعاً واسع الحيلة، مستمعاً جيداً، مجاملاً ومقبولاً، وهو في عمله وتصرفاته يجب أن لا يكون هدفه اكتساب الشهرة، وإقناع الآخرين بذكائه، كما يجب ألا يكون مولعاً في الخصام، أو مثيراً للخلافات، وأن يملك مقدرة كامله على التحكم بالنفس، ويجب أن يتحلى بأصول الإتيكيت والبروتوكول، لكي يصبح رجل علاقات عامة ناصحاً يجلب الخير إلى مؤسسته.

تُعَدّ وظيفة التنظيم للمناسبات الخاصة من أبرز المهام التي تقوم بها إدارة العلاقات العامة في المؤسسة الخيرية، إذ أنَّ دورها لا يتوقف على تنظيم المناسبة فحسب، بل يتجاوز ذلك من خلال القيام بدور مهم في بناء، أو تعزيز صورة ذهنية جيدة.

تعتبر المؤتمرات الصحفية من أكثر الوسائل التي تعتمد عليها العلاقات العامة، في الترويج للمؤسسة حيث أنَّها تلقى اهتمام الجميع، ومن خلالها يتم الإعلان عن كل ما هو جديد.

الندوة: تقدم الندوة عدة أشخاص، حيث يتم تدريبهم وتهيئتهم ﻹعطاء حلول منفردة للمشكلة المطروحة، ويعطي كل شخص في الندوة وقتاً مماثلاً للمشترك الآخر، وبالإمكان تخصيص وقت ﻷسئلة الجمهور في النهاية، ويقوم مدير الندوة بتقديم الندوة، وأعضائها وإدارة الحوار، ومراعاة وقت كل عضو، والوقت المخصص له، كما أنَّ عليه تنظيم أسئلة الجمهور وعرضها على الأعضاء.

هناك عدة طرق ووسائل يمكن لممارس العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، استخدامها للاتصال بأفراد الجمهور عن طريق مقابلتهم بأنديتهم أو بنقاباتهم، أو بإنشاء جمعيات للرحلات والحفلات وغيرها، وطبيعي أن لكل وسيلة من الوسائل مزايا وعيوب، وعلى رجل العلاقات العامة اختيار أفضلها حسب ظروف المؤسسة وإمكانياتها المالية.

بما أنَّ للفرد مكانته الاجتماعية، ويتأثر نفسياً بمعطيعات البيئة المحيطة به، ضمن علاقاتها بتحقيق أهدافه، وإشباع حاجاته، فإنَّ المؤسسة الخيرية كالفرد تحتاج إلى تأييد اجتماعي، وقبول من قبل الجماعات التي تتعامل معها؛ حتى تحقق أهدافها سواء على المستوى الداخلي، أو الخارجي للمؤسسة، حيث على كل مؤسسة اجتماعية أن تعيّن أهدافها التي تُعَدّ الحصيلة النهائية، التي تشجع المؤسسة في تحقيقها.