مخاطر استخدام الواتساب للأعمال

يجعل تطبيق واتساب للأعمال التفاعل مع العملاء أمراً سهلاً من خلال توفير أدوات لأتمتة الرسائل وفرزها والرد عليها بسرعة ومن المفترض أيضاً أن تشعر وتعمل تماماً مثل (WhatsApp Messenger) كما يمكنك استخدامه للقيام بكل ما اعتدت القيام به من المراسلة إلى إرسال الصور ومقاطع الفيديو والملفات.

ما هي مخاطر استخدام تطبيق واتساب للأعمال؟

1. الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR):

يستخدم تطبيق الواتساب معلومات المستخدم، ووفقاً للاختيارات التي يتخذونها للتشغيل والتزويد والتحسين والفهم والتخصيص والدعم، وفقاً لأحدث اللوائح فإنه يُطلب من الشركات التجارية الالتزام بقوانين حماية البيانات في بلدها الأم لتأمين بيانات شركاء الأعمال والعملاء ومع ذلك فقد تبين أن هذا يمثل تعارضاً حقيقياً مع تطبيق الواتساب بحيث يصل إلى دفتر العناوين أو البيانات الوصفية لتمكين تبادل الرسائل بينك وبين قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، وكذلك إن البيانات تستحق حماية ذات أولوية عالية في مجالات معينة مثل المنظمات الحكومية والصناعات والشركات الكبيرة وقطاعات الأعمال بحيث يتعين عليها بشكل أساسي التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.

2. ضوابط إدارية محدودة في تطبيق الواتساب:

يحتوي تطبيق الواتساب على عدد قليل من ميزات تحكم المسؤول التي تتحكم فقط في المجموعات، ونظراً لكونه مسؤولاً شخصياً، فإنه لا يدعم مجموعة واسعة من ميزات التحكم في إدارة الشركة للحد من وصول المستخدم إلى بيانات المؤسسة، كما تتمتع تطبيقات التعاون التجاري للشركات مثل (Troop Messenger) بامتيازات محددة جيداً على مستوى المسؤول لمراقبة وتتبع ضوابط وصول الموظفين، وفي اللحظة التي تبدأ فيها استخدام تطبيق الواتساب في إجراءات الاتصال الرسمية فهناك خطر محتمل يتمثل في إساءة استخدام بياناتك الحساسة عند مغادرة الموظفين للشركة.

3. أعضاء مقيدين في مجموعات في تطبيق الواتساب:

ربما يكون حد إنشاء 256 مجموعة في تطبيق الواتساب لكل مستخدم بمثابة ترحيب لتجمع العائلة والأصدقاء، ولكن كيف يمكن اعتبار هذا الرقم كافياً لمؤسسة بها عدد غير محدود من الفرق والأقسام وقد يكون لفريق تطوير المنتج والفريق السريع من المحترفين المتفانين وفريق المبيعات وفريق من أعضاء مجلس الإدارة وما إلى ذلك توجه عمل مختلف محدد لكل مجموعة، قم بالتبديل إلى تطبيق الدردشة المكتبية الموثوق به في أي وقت من الأوقات وأنشئ مجموعات غير محدودة لتجربة محادثات جماعية دون انقطاع.

4. الاتصالات غير المصرح بها في تطبيق الواتساب:

نظراً لعدم وجود مجموعة محددة من عناصر تحكم المسؤول لتنظيم المستخدمين في تطبيق الواتساب، فهناك خطر محتمل بحدوث اتصالات شخصية وغير مصرح بها داخل التطبيق. نظرًا لأنه لا يمكنك مراقبة الاتصالات التي تحدث عبر التطبيق ، يمكن لأي شخص إنشاء مجموعات غير مصرح بها والتواصل بشكل خاص. في الحالة التي يتعين فيها على غير الموظف التواصل مع الموظفين الداخليين، يمكن للمسؤول فقط إضافة مستخدمين إلى التطبيق ولا يمتلك أي مستخدم آخر التحكم في إضافة أو دعوة الآخرين إلى التطبيق، كما يمكن للمسؤول فرض إعدادات الأذونات الغنية على كل مستخدم للتحكم في استخدام الميزات ويقوم هؤلاء المستخدمون المرخص لهم بإنشاء مجموعات بها عدد غير محدود من الأعضاء

5. مزيج من المحادثات الشخصية والتجارية في تطبيق الواتساب:

في اللحظة التي نفكر فيها في تطبيق الواتساب، نشعر أنه تم صنعه لتخصيص الاتصالات بقناعة قوية ويمكن للمرء أن يقول إنها استبدلت الرسائل القصيرة تماماً بسهولة الاستخدام وبمفهوم نافذة محادثة واحدة لمشاركة الرسائل المتعددة وعادة نتلقى رسائل كحزم متنوعة من خلال الرسائل القصيرة، ولكن هنا في (WhatsApp) يتوفر سجل المحادثة في نافذة واحدة ولا ينبغي أن يحدث مزيج من المحادثات الشخصية والتجارية بشكل صارم داخل واجهة واحدة؛ لأنه يخلق الارتباك ونقص الحافز للعمل.

6. حدود مشاركة الملفات المقيدة في تطبيق الواتساب:

على الرغم من أن الحد الأقصى لمشاركة الملفات في تطبيق الوتساب هو 100 ميغا بايت، إلا أنه لا يعمل بشكل جيد مع معاملات بيانات الشركات بحيث أن أحجام الملفات التي يشاركونها مثل الملفات النصية والصور ومقاطع الفيديو وتصميمات الإطارات السلكية وما إلى ذلك وقد تتجاوز حد 100 ميغا بايت، وللحصول على تجربة مشاركة ملفات سلسة اختر أفضل تطبيق للتعاون التجاري في مدينة مثل (Troop Messenger) الذي يوفر خيار مشاركة ملفات لا حدود له لمستخدميه، كما يسمح (Troop Messenger) بمشاركة غير محدودة للملفات، وكل ما عليك اختيار أفضل تطبيق اتصال يدعم حدود حجم الملفات العالية مثل (Troop Messenger).

7. فقدان البيانات الرسمية في تطبيق الواتساب:

عند استخدام تطبيق الواتساب للعمل المكتبي في حالة فقدان جهازك المحمول أو سرقته، فافترض أيضاً أن جميع البيانات الرسمية مع الجهاز قد فقدت، كما ينشأ هذا النوع من المشكلات حيث لا يوفر تطبيق الواتساب طبقة أمان لمنع فقدان البيانات أو سرقتها، ولكن عليك أن تضمن نسخاً احتياطياً للبيانات في خوادمها لاستردادها في المستقبل نظراً لعدم وجود تحكم في الوصول إلى البيانات محدد في حسابات مستخدمي تطبيق الواتساب، كما يمكن للآخرين الوصول إلى بيانات المؤسسة السرية في حالة سرقة الهاتف المحمول.

8. لا تكامل تطبيقات الطرف الثالث في تطبيق الواتساب:

على عكس تطبيقات التعاون التجاري الأساسية مثل (Slack) و (Flock) و (Microsoft Teams) و (River) وما إلى ذلك، لا يدعم تطبيق الواتساب أي تكامل مع تطبيقات تابعة لجهات خارجية، وفي العادة لا أرى أي حاجة لعمليات التكامل عندما نستخدمها في الاتصالات الشخصية. لكن السيناريو يختلف تمامًا عن إجراءات عمل الشركة، كما يسمح دمج تطبيق إدارة مشروع واسع النطاق مثل Asana في أداة التعاون في المكتب بتقسيم تدفقات مشروعك إلى مهام ، بالإضافة إلى أنه يمكنك تخصيص المهام لفرق متعددة الوظائف لإنجاز المشاريع بسرعة.

9. انخفاض الإنتاجية في تطبيق الواتساب:

نظراً؛ لأن تطبيق الواتساب ليس مصمماً لروتين العمل المكتبي الشامل، فإن اعتماده في مكان عملك قد يضر بإنتاجيتك لا يتم ملاحظة جوهر الاحتراف في عقليات الموظفين بحيث أن الواجهة تذكرهم بالرسائل الشخصية، كما لا تفضل العديد من المؤسسات الكبيرة في جميع أنحاء العالم استخدام برنامج مراسلة شخصي لأداء الأعمال المكتبية بدلاً من ذلك، كما يمكنهم الاعتماد على التطبيقات التجارية التي تم تصميمها بشكل فريد لتشغيل جداول العمل الفعالة.

10. انتهاك السياسة في تطبيق الواتساب:

أخيراً، الجانب الأهم إلى جانب كل ما سبق هو انتهاك السياسة بحيث ينص تطبيق الواتساب بوضوح في شروط سياسته على أنه يجب استخدامه بشكل صارم للمراسلة الشخصية فقط، وبصفتك مؤسسة إذا انتهكت سياستها وشجعت موظفيك على استخدامها لأغراض المكتب يجب أن تكون مستعداً لدفع غرامة كبيرة وفقاً للقوانين المدنية المنصوص عليها في سياسة الشروط والأحكام.

11. ملكية البيانات في تطبيق الوتساب:

يتم تبادل الرسائل غير المصرح به وغير المنظم وغير المرخص عبر تطبيق الواتساب، ومن الصعب تتبع محادثات الدردشة لجميع الموظفين بحيث لا يحق لك التحقق من تطبيقات المراسلة الشخصية الخاصة بهم لمعرفة أي نقل معلومات غير مصرح به بينهم وبين أقرانهم.

12. ميزات البحث المتقدم في تطبيق الواتساب:

يمكن تصفية جهات الاتصال والنصوص بشكل فعال في تطبيق الوتساب لكني لا أرى أي حاجة لفلاتر بحث شاملة للرسائل الشخصية، فهم يجلبون ويحدثون تغييراً ملحوظاً لتطبيقات الدردشة التجارية للشركات.

هل تطبيق الواتساب للأعمال على أجهزة متعددة؟

يمكن الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بالفريق عبر أجهزة متعددة، ويعمل (Trengo) بالكامل في السحابة، وهذا أيضاً يجعل تطبيق الواتساب للأعمال يمكن الوصول إليها على أجهزة متعددة، وكل مستخدم لديه حساب شخصي له حق الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بالفريق للرد على رسائل تطبيق الواتساب، كما يمكن الوصول إلى البوابة عبر المتصفح وأيضاً عبر عميل (Windows) و (Mac) وتطبيقات الهاتف المحمول لأجهزة (Android) و (iOS) وبهذه الطريقة يمكن الوصول إليك من أي مكان في العالم.

كيفية فتح حساب WhatsApp Business:

تطبيق (WhatsApp Business) متاح على متجر (Google Play) للهواتف الذكية التي تعمل بنظام (Android) للبدء ستحتاج إلى التسجيل باستخدام رقم هاتفك.

• قم بتنزيل وفتح التطبيق.
• اختر من بين الأعمال التجارية أم لا.
• أوافق على الشروط و الأحكام في التطبيق.
• أدخل رقم هاتف ويمنحك فرصة للتغيير قبل التحقق منه.
• إنشاء ملف تعريف.

ملاحظة: يمكنك فقط استخدام أحداهما إما (WhatsApp) أو (WhatsApp Business) لأي رقم هاتف، لذا تأكد من عدم استخدام رقم هاتفك الشخصي أثناء الاشتراك في حساب (WhatsApp Business) كما سيساعد استخدام رقم هاتف العمل أيضاً في التحقق السلس للأعمال لاحقاً.

لماذا لا يجب عليك استخدام WhatsApp للأعمال؟

إذا كان موظفوك يستخدمون تطبيق الواتساب للاتصال التجاري على أجهزتهم المحمولة الشخصية، فإنهم يعرضون شركتك لخروقات خطيرة للبيانات ومخاطر أمنية، وإذا لم يتم توفير أدوات سحابية معتمدة من الشركة فقد يخاطر العاملون في الخطوط الأمامية بأمن الشركة والبيانات والامتثال التنظيمي لاستخدام أدواتهم الخاصة في تطبيق الواتساب.