أهم مهارات الاتصال المهني التي يتطلبها العمل المهني

يعد التمكن من التواصل المهني بفعالية مع الرؤساء وزملاء العمل المهني والموظفين أمرًا ضروريًا، بغض النظر عن الصناعة أو المؤسسة المهنية التي يعمل فيها الموظفين، بحيث يجب أن يعرف الموظفين في العصر الرقمي كيفية نقل الرسائل واستلامها شخصيًا بشكل فعال وكذلك عبر الهاتف والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل المهني والاجتماعي بحيث ستساعد مهارات الاتصال المهني هذه في الحصول على وظائف والترقيات المهنية وتحقيق النجاح المهني طوال الحياة المهنية.

أهم مهارات الاتصال المهني التي يتطلبها العمل المهني:

إذا أرادت الإدارة المهنية أن تبرز في المنافسة لغيرها من المؤسسات المهنية فهناك العديد من المهارات المهنية المتصلة بمهارات الاتصالات المهنية لدى مسؤولي التوظيف ومدراء التوظيف يجب أن تظهر من حيث تسليط الضوء على هذه المهارات وإظهارها خلال مقابلات العمل المهني، بحيث ستترك انطباعًا أوليًا قويًا عن الموظف المهني، وتتمثل أهم مهارات الاتصال المهني التي يطلبها أصحاب العمل المهني من خلال ما يلي:

1. مهارة الاستماع:

أن يكون الفرد مستمعًا جيدًا هو أحد أفضل الطرق ليكون متواصلاً جيدًا، فلا أحد يحب التواصل مع شخص يهتم فقط بوضع سينتهي ولا يأخذ الوقت الكافي للاستماع إلى الشخص الآخر، بحيث إذا لم يكن مستمعًا جيدًا، فسيكون من الصعب فهم ما يُطلب منك القيام به، فعل الفرد أن يأخذ الوقت الكافي لممارسة الاستماع النشط، بحيث يتضمن الاستماع الفعال الانتباه عن كثب لما يقوله الشخص الآخر، وطرح أسئلة توضيحية، وإعادة صياغة ما يقوله الشخص لضمان فهمه ومن خلال الاستماع الفعال، يمكن أن يفهم الفرد بشكل أفضل ما يحاول الشخص الآخر قوله، ويمكنه الاستجابة بشكل مناسب.

2. التواصل غير اللفظي:

لدى الفرد ما يسمى بلغة الجسد، العين الاتصال، والإيماءات، ونبرة الصوت وكل ألوان الرسالة التي يحاول الفرد أن ينقلها، فالموقف المريح والمفتوح والنبرة الودية ستجعل من هذا الفرد يبدو ودودًا ويشجع الآخرين على التحدث معه بصراحة، والاتصال بالعين مهم أيضاً، فالنظر في عين الشخص الذي يتكلم معه الفرد يُظهر أنه يركز عليه وعلى المحادثة الخاصة به، أيضًا، الانتباه للإشارات غير اللفظية للآخرين أثناء التحدث غالبًا ما تنقل الإشارات غير اللفظية وكيف يشعر الشخص حقًا.

3. الوضوح والإيجاز:

يعني التواصل اللفظي الجيد أن يقول الفرد ما يكفي، بحيث لا يتحدث الفرد كثيرًا أو أقل مما ينبغي مع محاولة نقل رسالته بأقل عدد ممكن من الكلمات، بحيث يقول الفرد كل ما يريده بوضوح وبشكل مباشر، سواء كان يتحدث إلى شخص ما شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني، إذا كان يتجول، فسيقوم المستمع الخاص به إما بضبطه أو سيكون غير متأكد مما يريده بالضبط، فعلى الفرد الراغب بالحصول على إعجاب صاحب العمل المهني أن يفكر فيما يريد قوله قبل أن يقوله في مقابلة التوظيف فسيساعد هذا على تجنب التحدث بشكل مفرط أو إرباك من يقابله.

4. الود: 

من خلال نبرة ودية أو سؤال شخصي أو ببساطة ابتسامة، ستساعد زملاء العمل المهني على التعاون والمشاركة في تواصل مفتوح وصادق مع الموظف المهني، ومن المهم أن يكون مهذبًا في جميع اتصالات مكان العمل المهني، وهذا مهم في كل من التواصل وجهاً لوجه والتواصل الكتابي، عندما يستطيع، فعليه القيام بتخصيص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به لزملائه في العمل أو الموظفين.

5. الثقة:

من المهم أن يكون الفرد واثقًا في تعاملاته مع الآخرين، بحيث إذا أظهر الموظف المهني الثقة لزملائه في العمل المهني هذا يعني أنه يؤمن بما يقوله وسوف يتابع ذلك، ويمكن أن يكون إظهار الثقة بسيطًا مثل إجراء اتصال بالعين أو استخدام نبرة حازمة ولكن ودية، مع تجنب الإدلاء ببيانات ومعلومات مهنية تبدو وكأنها أسئلة، بالطبع، عليه أن يحرص على ألا يبدو متعجرفًا أو عدوانيًا، والتأكد من أنه يستمع دائمًا إلى الشخص الآخر ويتعاطف معه.

6. التعاطف المهني:

إن استخدام عبارات بسيطة يظهر أن الفرد كان يستمع إلى الشخص الآخر ويحترم آرائه، ويمكن أن يساعده الاستماع الفعال في ضبط ما يفكر فيه شريكه في العمل المهني في المحادثة ويشعر به، مما يسهل بدوره إظهار التعاطف المهني.

7. الانفتاح:

يجب أن يدخل المحاور الجيد في أي محادثة بعقل مرن ومنفتح، فعلى الفرد أن يكن منفتحًا على الاستماع إلى وجهة نظر الفرد الآخر وفهمها، بدلاً من مجرد توصيل رسالته إليه فقط، ومن خلال الاستعداد للدخول في حوار مهني، حتى مع الأشخاص الذين لا يتفق معهم في الرأي، سيتمكن من إجراء محادثات أكثر صدقًا وإنتاجية.

8. الاحترام:

سيكون الموظفين وزملاء العمل المهني أكثر انفتاحًا على التواصل مع الفرد إذا نقل الاحترام لهم ولأفكارهم، الإجراءات البسيطة مثل استخدام اسم الشخص، التواصل البصري والاستماع الفعال عندما يتحدث الشخص ستجعله يشعر بالتقدير، والتعبير عن الاحترام من خلال البريد الإلكتروني من خلال تخصيص الوقت لتعديل رسالته إذا أرسل بريدًا إلكترونيًا مكتوبًا بطريقة مريبه، فسيعتقد المستلم أن من بعثها لا يحترمه بما يكفي للتفكير في تواصله معه.

9. ردود الفعل: 

تعد القدرة على إعطاء الملاحظات وتلقيها بشكل مناسب مهارة اتصال مهمة، يجب على المديرين والمشرفين المهنيين البحث باستمرار عن طرق لتزويد الموظفين بملاحظات بناءة، سواء كان ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو تحديثات الحالة الأسبوعية.

10. اختيار الوسيط الصحيح: 

من مهارات الاتصال المهني المهمة أن يعرف الفرد ببساطة شكل الاتصال الذي يجب استخدامه، فكل موقف أو ظرف مهني يحتاج إلى مهارة مهنية للتواصل مختلفة، بحيث يجب أن يفكر الفرد أيضًا في الشخص الذي يرغب في التحدث معه، إذا كان شخصًا مشغولًا للغاية مثل المدير المهني في العمل فقد يرغب في نقل رسالته عبر البريد الإلكتروني، سيقدر الموظفين وسائل الاتصال المدروسة لديه وسيكونون أكثر استعدادًا للاستجابة له بشكل إيجابي.

كيف تبرز مهارات الاتصال المهني؟

1. تطابق المهارات المهنية مع الوظيفة:

تتمثل في تحليل الوظائف وتفسيرها، مع وجود الاهتمام الخاص للمهام المهنية الصعبة والمهارات المهنية التي سلط عليها الضوء في الوصف المهني لهذه الوظائف، ثم، تخصيص المهارات المهنية الخاصة بالموظف المهني الذاتية للتناسب مع متطلباته المهنية.

2. التعرف على المهارات المهنية الأخرى المطلوبة:

قد لا تحصل المهارات المهنية الخفيفة مثل الاتصال على إيماءة مباشرة في الوصف المهني، لكنها لا تزال مطلوبة بشدة من قبل مديري التوظيف.

3. استخدام مقابلات العمل المهني:

توفر المقابلات الوظيفية فرصة لتُظهر لمدير التوظيف أن لدى الفرد مهارات الاتصال المهني المناسبة للنجاح في وظيفة معينة، بدلاً من إخباره أنه يفعل ذلك، عليه أن يستعد للمقابلة والتدريب مسبقًا.