الوصف الوظيفي لمهنة المنسق الإداري

نبذة تعريفية عن إدارة الأعمال

إدارة الأعمال: تغطي جميع جوانب الرقابة والإشراف على العمليات التجارية. حيث أن الإدارة هي عملية تخصيص الموارد لتحقيق الأهداف المرجوة والفعالة، والتي تشمل التخطيط أو التنظيم أو الإدارة أو إدارة منظمة، أي مجموعة من الأشخاص أو المزيد من الأشخاص أو الوحدات أو الجهود لتحقيق هدف.

كما أن الإدارة هي فن صنع الأشياء من خلال الأشخاص. كما إنها عملية قيادة وتوجيه كل أو جزء من منظمة، وغالبًا ما تكون نشاطًا تجاريًا من خلال تحديد المواقع واستخدام الموارد البشرية والمالية والمادية، فكري أو غير ملموس. كما تركز إدارة الأعمال هي تنظيم وتخطيط وتحليل الأنشطة التجارية اللازمة لتسيير الأعمال وتسييرها بشكل فعال. أنت تعلم أن جعل مؤسسة ناجحة في بيئة أعمال عالمية مشبعة، وستكتسب المعرفة والمهارات المطلوبة للعمل في الشركات من جميع الأحجام من الشركات مختلفة الجنسيات إلى الشركات الناشئة.

لطالما كانت الشهادة في إدارة الأعمال خيارًا شائعًا لرجال الأعمال وقادة الأعمال. حيث يوفر المعرفة والمهارات الأكاديمية لاستكشاف فرص العمل العالمية ويساعدك على تطوير فهم أوسع لمجالات محددة، مثل الأعمال التجارية والتمويل والموارد البشرية.

من هو المنسق الإداري؟

يعمل المنسق الإداري كعامل رئيسي لأربعة أو أكثر من وظائف وحدة التفاوض حيث يعمل على:

• يضع سياسات وإجراءات التشغيل للإدارة.

• يطور ويحلل ويدير ميزانية التشغيل السنوية للإدارة.

• يطور ويكتب مبررات لطلبات الميزانية.

• يبادر و / أو يقود جهود التخطيط للإدارة.

• قد ينسق ويسهل عمليات الموافقة على المناهج الدراسية مع أعضاء هيئة التدريس.

• تصميم وتنفيذ مشاريع بحثية معقدة.

• يحدد الاحتياجات ويختار وينسق.

• تركيب وصيانة التكنولوجيا الجديدة مثل أجهزة الحواسيب الصغيرة والبرمجيات والشبكات المحلية (LAN).

• تفويض المهام للموظفين المعينين.

• يقيم جهود البرنامج.

• يبدأ وينسق تطوير واختبار وتوثيق تقارير الكمبيوتر لتلبية احتياجات المستخدمين.

• يكتب ويثبت ويحرر المنح والوثائق والتقارير.

• معالجة شؤون الموظفين عالية السرية للإدارة.

• يوفر الاتصال والمساعدة في حل المشكلات لموظفي القسم ورئيسه.

كما يعمل المنسق الإداري تحت توجيه السياسة العامة لرئيس القسم وله دور قيادي في جهود تخطيط الإدارات ووضع السياسات. حيث يعمل الاختصاصي الإداري تحت الإشراف العام للمشرف، وينقل السياسات أو الإجراءات للموظفين ولديه مدخلات في التخطيط وتطوير السياسات. كما يتطلب العمل مهارات اتصال وتفاوض ممتازة للتنسيق مع مجموعة متنوعة من أقسام الكلية والوكالات خارج الحرم الجامعي والإداريين والموظفين والطلاب والجمهور.

حيث يتطلب العمل مهارة في قيادة عمل الآخرين وتحليل البيانات وتخطيط البرامج وتطوير الميزانية وتبريرها والكتابة والتحرير. وقد تكون القوة البدنية وخفة الحركة مطلوبة لرفع وحمل صناديق المواد والإمدادات. كما تتطلب أجهزة الكمبيوتر الصغيرة العاملة وغيرها من المعدات المكتبية مهارة يدوية ووضوح بصري جيد. وقد تتطلب المواقف القدرة على العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع من حين لآخر.

الوصف الوظيفي للمنسق الإداري

يقوم منسقو الإدارة بمهام القيادة والإدارة والإشراف على جميع العمليات داخل المنظمات كمنصة اتصال من خلال ربط الموظفين والمكاتب الداخلية والعملاء. كما يقومون بتعيين موظفين إداريين آخرين عن طريق تعيين المهام وتطوير المهارات وتخطيط مشاريع الإدارة. وفي هذا الدور سيعمل على الاتصالات بين الإدارات وأداء مهام المكتب، والرد على الاتصالات والإشراف على جميع المهام الإدارية للشركة.

ولضمان النجاح كمنسق إداري يجب أن تلتزم بتقديم الدعم اليقظ للأطراف الداخلية والخارجية، وأن تكون ماهرًا في المهام المكتبية المختلفة. حيث أن المنسقون الإداريون من الدرجة الأولى هم من المهنيين المهذبين والمنظمين جيدًا الذين يقدمون حلولًا إبداعية للمشاكل الإدارية.

مسؤوليات المنسق الإداري

• تعيين الموظفين والإشراف عليهم وتقييمهم.

• توكيل المهام والتأكد من إكمالها وفقًا للسياسات والإجراءات الحالية.

• الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الجهات المناسبة.

• التصرف مع واجبات المكتب الأساسية، مثل الرد على الهواتف وارشادها والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وإدخال البيانات وإعداد التقارير.

• الاستجابة للأسئلة وإيجاد المعلومات للموظفين والموردين والعملاء والمقرضين.

• تعزيز الموظفين عن طريق تسهيل الاتصالات بين الإدارات والتفاعلات بين الأطراف الداخلية والخارجية.

• التأكد من أن المكتب جيد الصيانة ومنظم وآمن.

• الإعانة في المشاريع الخاصة مثل تطوير العمليات وتطوير الميزانية.

• تطوير وتنفيذ سياسات وعمليات جديدة.

المتطلبات الأساسية للمنسق الإداري

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال الدعم الإداري.

• نهج دقيق للمهام الإدارية.

• مهارات تواصل شخصية وكتابية وشفوية استثنائية.

• الفعالية في استعمال التقنيات والمعدات المكتبية بما في ذلك أجهزة الفاكس والطابعات وآلات التصوير والماسحات الضوئية وأجهزة الكمبيوتر.

• الإبداع ومهارات حل المشكلات القوية.

• مهارات عرض قوية.

• مهارات قوية في إدارة المهام والوقت.

• قدرات الرياضيات الأساسية وفهم المفاهيم المالية الأساسية.

• المظهر المهني والأسلوب المهذب.

كم يمكن أن تكسب كمنسق إداري

اعتبارًا من 8 أغسطس 2021 بلغ متوسط الأجر السنوي لمنسق إداري في الولايات المتحدة 37,367 دولارًا سنويًا. وفقط في حالة احتياجك إلى آلة حاسبة بسيطة لحساب الراتب قد تصل قيمتها إلى 17.96 دولارًا تقريبًا في الساعة. وهذا يعادل 719 دولارًا أمريكيًا في الأسبوع أو 3,114 دولارًا أمريكيًا في الشهر.

في حين أن (ZipRecruiter) ترى رواتب سنوية تصل إلى 54,500 دولارًا و21,500 دولارًا، فإن غالبية رواتب المنسق الإداري تتراوح حاليًا بين 31 ألف دولار إلى 41,500 دولارًا مع أصحاب الدخول الأعلى مما يحققون 49,500 دولارًا سنويًا في جميع أنحاء الولايات المتحدة. كما يختلف متوسط الأجر للمنسق الإداري اختلافًا كبيرًا بما يصل إلى 10,500 دولار أمريكي؛ ممّا يشير إلى أنه قد يكون هناك العديد من الفرص للتقدم وزيادة الأجور بناءً على مستوى المهارة والموقع وسنوات الخبرة.

واستنادًا إلى الوظائف المنشورة مؤخرًا على (ZipRecruiter)، فإن سوق عمل المنسق الإداري في كل من عمان والمنطقة المحيطة بها نشط للغاية. حيث يحقق المنسق الإداري في منطقتك في المتوسط 37,367 دولارًا سنويًا، أو نفس متوسط الراتب السنوي الوطني البالغ 38 ألف دولارًا.

المهارات المطلوبة

• مهارات تنظيمية ممتازة.

• مهارات تواصل جيدة.

• مهارات كتابة قوية.

• مهارات حل المشكلات.

• مهارات العمل الجماعي.

• إتقان استخدام الحاسوب وبرامج المكتب.

• القدرة على العمل تحت الضغط.

• القدرة على العمل بشكل مستقل.

• القدرة على إدارة الوقت بكفاءة.

المؤهلات  

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

• خبرة سابقة في العمل الإداري.

• مهارات اللغة العربية والإنجليزية.