نظم معلومات إدارة الموارد البشرية تمثل البرمجيات وأجهزة الحاسوب ليتم من خلالها إدخال البيانات والتعديل عليها وتطويرها واستعمال معلومات الموارد البشرية، والغاية منه هو توفير المعلومات للمستفيدين سواء كان موظف أو مدير والمساهمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
أهمية نظام معلومات الموارد البشرية
نظام معلومات إدارة الموارد البشرية هو نظام جزئي من نظام المعلومات الكلي للمنظمة، إن نظم معلومات إدارة الموارد البشرية تحقق عدد من المزايا منها:
1. تخزين المعلومات بطريقة سريعة والعمل على العودة لها وقت ما يتم الحاجة لها.
2. السرعة في تنفيذ مهام التخزين والتحليل التي تكون سبب في دقة عملية صناعة القرار وسرعتها.
3. تكشف نظم معلومات إدارة الموارد البشرية عن أي تغيير في العنصر البشري في بيئتين المنظمة، والتي تجعل المنظمة قادرة على التجهيز لتخطي هذه التغيرات بشكل كفوء.
4. تقليل التعامل بالملفات اليدوية والورقية.
5. بناء علاقة جيدة والفهم الصحيح بين الإدارة العليا والموظفين من خلال توفر معلومات متنوعة حول مهام الموظفين ومن هذه المعلومات تقييم أداء العنصر البشري.
6. تعمل نظم معلومات الموارد البشرية على التنسيق والتكاملية بين الأنشطة المتنوعة لإدارة الموارد البشرية، وتحقيق التكامل لإدارة الموارد البشرية مع الإدارات الأخرى في المنظمة.
ويعتبر نظام معلومات إدارة الموارد البشرية هو الأساس بما يتعلق بنظم المعلومات الأخرى في المنظمة، ويعود هذا بسبب:
- نظام معلومات الموارد البشرية، يمكن الإدارة العليا والإدارات الأخرى في المنظمة من إيجاد المعلومات الصحيحة عن الموظفين والذين يعتبروا أهم مورد في المنظمة التي لا يمكن التخلي عنه حتى لو تم إدخال الحاسب الآلي الإلكتروني في أعمال المنظمة.
- من خلال نظام معلومات الموارد البشرية يمكن للمنظمة من أن تقدم التوجيه للعنصر ابشري نحو الاستخدام الأفضل لتحقيق الميزة التنافسية على المنظمات الأخرى.
- يرتبط نظام معلومات الموارد البشرية بغيره من أنظمة المعلومات في المنظمة من خلال عدد من قنوات تعتبر أداة ربط بين مصادر تحصيل على معلومات الموظفين الذين يستخدمون هذه المعلومات وتشكل في مجموعها اتجاهات النظام الشامل للمعلومات.
- يقوم نظام معلومات الموارد البشرية بتوفير المعايير التي تمكن المنظمة من تحسين طرق الرقابة على الموظفين وتحديد الراتب المناسب للأداء دون الواسطة والتحيّز وهذا يقلّل من تذمر الموظفين.
- يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية من التعرف على ما يحتاج له الموظف والرغبات التي يسعى لإشباعها في المنظمة بطريقة تناسب دوافعهم وإنتاجيتهم.
أهداف نظام معلومات الموارد البشرية
إن الغاية الأساسية من نظام معلومات الموارد البشرية هو الحصول على المعلومات عن العنصر البشري في المنظمة ومن ثم قيام الإدارة العليا وإدارة الموارد البشرية من استخدامها، والأساس في توفير هذه المعلومات هو بناء قاعدة بيانات تضم البيانات التي ترتبط بالموظف والوظيفة، ومن الأهداف الأخرى لنظام معلومات الموارد البشرية الآتي:
1. عرض المعلومات عن جميع الوظائف في المنظمة وما تحتاجه كل وظيفة من خبرة ومؤهل علمي وظروف أداء العمل في كل وظيفة، وخزن القوانين والسياسات والأوامر التي تتعلق بتنظيم شؤون العنصر البشري في المنظمة؛ بهدف العودة لها وقت الحاجة، وتقديم هذه البيانات والمعلومات التي يكون لها دور في مساعدة الإدارة في تجهيز الخطط والتعليمات والمبادئ والبرامج المرتبطة بتوظيف الموارد البشرية وتدريبهم، وتحديد نظام الأجور والراتب والمكافآت والحوافز.
هذه البيانات تساهم القيام بالأبحاث والدراسات التي تهتم بوظائف إدارة الموارد البشرية، وتقدم البيانات التي تستخدم في تقويم أداء المورد البشري وفي اتخاذ القرارات المرتبطة بتنقلات العنصر البشري وتحفيزهم.
2. يوفر نظام معلومات الموارد البشرية السرعة الكبيرة في استرجاع البيانات وتعديلها، وسهولة تقسيم للبيانات وثم القيام بتصنيفها من جديد، وتحليل أفضل المعلومات الذي يقود لاتخاذ القرارات ذات الفعالية الكبيرة وتطوير ثقافة العمل والعمل بشفافية بتواجد النظام، ووضع إجراءات متناسقة بوجود النظام.
3. ديمومة جميع المعلومات الخاصة بالمتقدم للعمل، واختيار العنصر البشري عن طريق المعلومات التي تم تسجيلها في نموذج تقديم الطلب، حتى يتم تصميم سجل للموظف من دون ازدواجية في إدخال البيانات، الذي يقوم بكتابة التقارير يتمكن من خلاله توليد الرسائل المتنوعة لإخبار المتقدم للعمل، وتكوين فرص للتعاقد والاستخدام.
4. المحافظة على قاعدة بيانات دقيقة ومتكاملة يمكن استخدامها في تجهيز التقارير اللازمة وحفظ السجلات وأتمته المهام الروتينية.
إذن إن بناء نظام معلومات الموارد البشرية يعتبر جزء مهم ومتكامل لنظم معلومات المنظمة بشكل كامل فهو يساعد إدارة الموارد البشرية أن تقوم بمهامها ومن خلالها تساهم في إدارة مهام الإدارات الأخرى.
