إجراءات العمل مع استخدامها لمدة زمنية طويلة قد تصبح أكثر تعقيدًا، ويصبح مُنفّذوها كثيرون الشكوى وعند تطبيقها تتحوَّل فوائد الإجراءات إلى عيوب.
مفهوم إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية، يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد.
أعراض تعقيد إجراءات العمل:
- المراحل الكثيرة التي تمر بها المهمة:
إن مرور المهمة في عدد كبير من المراحل والخطوات، يؤدي إلى البطء في سير المهمة وتزيد عدد الخطوات، كما تزيد الإجراءات نتيجة التجزئة لكل جزء إلى عدة عمليات متخصصة تعتمد على عدد من الموظفين، ومرور المهمة على عدد كبير من الموظفين لاتخاذ الإجراءات تؤدي إلى التأخير ووجود خطوات غير هامة، مثل الإكثار من عمليات التسجيل بهدف الرقابة ويؤدي إلى تأخيرها. - كثرة تنقل الموظفين:
لكي يتم الرجوع للسجلات ومصادر المعلومات، الموظف يُجبر في أغلب الأوقات أن يذهب إلى غرف أخرى في المنظّمة غير غرفة مكتبه؛ وذلك نتيجة عدم وضع السجلات ومصادر المعلومات اللازمة ليُنفّذ الموظف أعمال قريبة منه، وكثرة تنقّل الموظف قد يؤدي إلى ضياع الوقت وثم تأخير إنجاز المعاملات. - كثرة حالات اللفّ والدوران في المهمة:
نتيجة عمليات اللفّ والدوران في المهمة يتم تأخير إنجازها، حيث يوجد حالات تمر فيها المهمة عند موظف واحد أكثر من مرة؛ ليتم اتخاذ الإجراء المطلوب، وهذا يؤدي إلى زيادة حالات اللفّ والدوران في المهمة.
ويعود السبب في تجوال المهمة بين المكاتب عدم ترتيب المكتب، بترتيب يتناسب مع تسلسل المراحل في إجراءات المهمة، وإلى عدم جمع العمليات المتشابهة مع بعضها البعض في مكان واحد أو موظف واحد. - كثرة عمليات الرقابة والتدقيق:
الإداريون والموظفون يكون هدفهم عادةً التقليل والتخلص من حدوث الأخطاء في مهامهم؛ حتى يقومون بتحقيق الهدف في أن يكثرون من أعمال التدقيق؛ لإحكام الرقابة على المهام. وإذا أخذنا المعاملات المالية كمثال فإنها تمرّ على العديد من الموظفين؛ ليتم تدقيقها وتوقيعها مع أن المبلغ الذي يكون فيها مبلغ قليل ولا يتطلَّب كل هذه الجهود. - كثرة السجلات المطلوب الرجوع إليها أو ملاحظتها:
كثرة السجلات وكثرة العودة إليها تؤدي إلى التأخير في سير العمل، كذلك تراكم الأعمال أمام الموظف المتخصص.
