أي إدارة مشتريات تحتاج إلى مجموعة من سجلات ودفاتر خاصّة مهما كان حجم المشروع. وفي المشروعات الصغيرة يتطلَّب وجود مجموعة من السجلات والدقاتر الخاصّة، حيث تكون لها أهمية كبيرة أكثر من ما هو مطلوب منها قانونياً.
السجلات والدفاتر الخاصة بإدرة المشتريات في المشاريع الصغيرة:
- الكتالوجات:
تحتوي الكتالوجات على مجموعة من البيانات التفصيلية عن الأسعار والجوانب الفنية للمواد. وهذا يعتبر مصدر المعلومات الأول لإصدار أمر الشراء. - سجل الأصناف:
هو سجل تقوم إدارة المشتريات بالاحتفاظ به للمواد التي قامت بشرائها. وتعتبر في مقام سجل تاريخي مرشد في حالات تكرار الشراء. - دليل رموز الأصناف:
وهو أن تقوم إدارة المشتريات بوضع نظام لتصنيف المواد يتَّخذ شكل الدليل للأصناف. ويكون لكل صنف تعريف واضح خاص به، يتم وضع رمز يدل عليه. وفائدة الدليل المساعدة في سرعة إنجازالإجراءات المحاسبية والتكاليف. وعادة يتم الترميز بالحروف والأرقام أو مع بعضهما البعض. - سجل الموردين:
يحتوي على كل معلومات الموردين المختلفين، يكون الهدف منه هو الرجوع إليه وقت الحاجة للحصول على مصدر مناسب للشراء. ويحتوي أيضاُ على معلومات عن شروط البيع والتسليم وملخّص التعامل مع المورِّد وما هي إجمالي المشتريات التي تم شرائها من هذا المورد. - سجل أوامر التوريد:
يحتوي سجل التوريد على ملخَّص للأوامر حسب أرقامها المتسلسلة وأسماء أصحابها. ومن فوائد هذا السجل الرجوع إليه بسرعة وقت الحاجة إلى بعض البيانات أو الإحصاءات المختلفة لخدمة الإدارة. - سجل متابعة العقود:
يستخدم لخدمة العقود التي غالباُ يستمرّ تنفيذها لفترة زمنية طويلة، حيث يظهر فيه الموقف الذي عليه المورد والكمية التي تم تسليمها أو الكمية المتبقية.
