اقرأ في هذا المقال
يتم استخدام إجراءات العمل في أغلب الأوقات لمدة طويلة فتُعقد وتكثر الشكاوى منها، حيث تتحوَّل الفوائد إلى أضرار وتصبح بعدها هذه الإجراءات عبئًا على المنظّمة، وهنا تحتاج إلى تبسيط إجراءات العمل.
مفهوم إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص، في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد.
إجراءات العمل المعقدة:
الاستخدام الطويل للإجراءات دون القيام بتعديلها وتطويرها مع تطور المنظّمة تصبح إجراءات معقدة؛ وحتى تكون الإجراءات معقدة يكون هناك بعض العلامات، مثل: المراحل الكثيرة التي تمر بها المهمة، كثرة تنقل الموظفين بين المكاتب لإنجاز المهمة، كثرة حالات اللفّ والدوران في المهمة؛ أي أن تعود إلى نفس الموظف والمكتب أكثر من مرة، كثرة عمليات الرقابة والتدقيق، كثرة السجلات المطلوب الرجوع إليها أو ملاحظتها.
تبسيط إجراءات العمل:
عند ملاحظة ووجود أعراض تعقيد إجراءات العمل، يصبح من المفروض البدء بعمل دراسة تحليلية لإجراءات عمل المنظّمة. وتسعى هذه الدراسات والتحليلات لتبسيط الإجراءات؛ لكي يتم تسهيل الأعمال واختصار الوقت والحفاظ على جهود الموظفين والمستفيدين.
من يقوم بتبسيط إجراءات العمل:
- الاستعانة بخبراء التنظيم والإدارة من خارج المنظّمة:
يتم الاتفاق مع متخصصين في مجال التنظيم والإدارة؛ لكي تقوم بدراسة الإجراءات والتنظيم الإدارة وتتوقف مهمة الخبراء بعد تنفيذ الإلتزامات المتفق عليها، حيث يرى علماء الإدارة أن التعاقد مع خبراء من الخارج من أحسن الوسائل ليتم تطوير إجراءات العمل في المكاتب.
والخبراء الخارجيون يكون لديهم الخبرة المكتسبة في مجالات الأعمال؛ بسبب قيامهم بمهام متعددة في المنظّمات ويقدمون للمنظّمة بأفكار جديدة وبشكل جديد للأمور، حيث يمكنهم معرفة مشاكل المنظّمة بشكل أكثر من الموظفين داخل المنظّمة الذين تأقلموا مع الإجراءات، وأصبحث هذه الإجراءات لديهم ضرورية.
والخبراء الخارجيون ينظرون لهذه الإجراءات بطريقة أكثر موضوعية، في الدراسات وفي التوصيات للإصلاح، فلا يقومون بمراعاة الأمور الشخصية ولا الاعتبارات الخاصة، فلا تؤثر على قيامهم بالأعمال. ولكن يوجد انتقادات توجّه لهذه الطريقة أنها عالية التكاليف وإن كانت المشكلة التي تتعرض لها المنظّمة صغيرة، فالمنظّمة لا تقوم بالتضحية بمبالغ كبيرة للتعاقد مع خبراء خارجيون. - إنشاء وحدة التنظيم والإدارة في المنظّمة:
تكوّن المنظّمة وحدة رئيسية للتنظيم والإدارة ويتم تزويدها بخبراء أصحاب كفاءة، يخصصون كل وقتهم لدراسة التنظيم والإجراءات المعقدة والمشاكل التي تتعرض لها المنظّمة، وتقوم بتقديم المقترحات للمعالجة.
ويرى علماء الإدارة إن إنشاء وحدة دائمة للتنظيم والإدارة في المنظّمة يعتبر من أحسن الوسائل لمواجهة مشاكل المنظّمة، فوجود وحدة كاملة داخل المنظّمة يحقق التعاون بين الرؤساء والموظفين مع المحللين الإداريين عند القيام بالدراسة.
ويكون المحللون لديهم القدرة على تفهم وتحسس المشاكل التي تواجهة المنظّمة، فيتمكَّن المحللون من إيجاد الحلول للمشاكل الصغيرة التي تتعرَّض لها المنظّمة، قبل أن يصبح حجمها كبير وتصبح هذه المشاكل خطرًا على المنظّمة، فالتواجد الدائم لهم داخل المنظّمة يساهم في التأكد من تنفيذ التوصيات التي قدموها للإدارة ومن إدخال الإصلاحات على المنظّمة بطريقة مستمرة. - الاستفادة من المدراء والمشرفين:
في هذا الأسلوب يوكل أمر دراسة الإجراءات وتحسينها إلى مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام في المنظّمة، فَهُم يتمتعون بالمعرفة الكاملة وبالخبرة الواسعة بطبيعة الأعمال التي يشرفون عليها، وتنفيذ برنامج تبسيط الأعمال في المنظّمة وإشراكهم فيه، وتشجعهم لتقديم اقتراحات لتبسيط الإجراءات التي تعود بالفائدة على المنظمة.
ومن سلبيات هذا الأسلوب أن المدراء والمشرفين لديهم الكثير من المهام اليومية التي تشغلهم وتستنفذ أوقاتهم، فلا يجدون وقت كافي للقيام بهذه الأعمال، وتطبيقهم للإجراءات بشكل يومي يُصعِب عليهم ملاحظة المشاكل في الإجراءات؛ لأنهم اعتادوا عليها.
