خطوات الشراء في المشاريع الصغيرة:
في المشاريع الصغيرة لإتمام عملية الشراء توجد مراحل معينة تتبعها لإتمام عملية الشراء، هي:
- التحقق من الحاجة:
هي أول خطوات الشراء وهي التحقق من الحاجة الحقيقية للشراء، التي يتم طلبها من الأقسام الأخرى بواسطة طلب الشراء. وتكون عملية التحقق من الحاجة في عملية الشراء في المشاريع الصغيرة عملية سهلة؛ لأنَّها الاحتياجات تكون محدودة وواضحة. - تحديد ووصف الحاجة:
لا بُدَّ من وصف المواد المطلوبة بدقة، من خلال التعاون بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى التي قدمت طلب الشراء؛ لأنَّ الخطأ في عملية الوصف للسلعة التي يُراد شرائها سوف يؤدي إلى خسائر يتكبدها المشروع. وغالبا في المشاريع الصغيرة تكون عملية الوصف سهلة، تعتمد على الحدس والتقدير في تحديد الاحتياجات. - اختيار مصادر التوريد المناسبة:
وهو اختيار مصدر التوريد المناسب بناء على السلعة المطلوبة، هل عملية الطلب متكررة أم لا؟، هل تقوم يعملية الشراء من مورد واحد أم أكثر من مورد؟. ولكن الموارد المتوفرة في المشاريع الصغيرة تكون محدودة إذا تلجأ المشاريع الصغيرة إلى الموردين داخل منطقتهم، كما تلجأ أحياناً إلى التعامل مع وسطاء الشركات الأم لصعوبة التواصل معهم. - دراسة السعر:
على إدارة المشتريات القيام بالمفاضلة بين الأسعار المعروضة عليهم من قبل الموردين؛ حتى تقوم باختيار الخيار الأنسب لها. ولا يتوجَّب فقط اختيار السعر الأقل، بل يجب التركيز أيضاً على الجودة ودرجة الاعتماد من المورد والوفاء والالتزام بالوقت المناسب.
أمّا في المشاريع الصغيرة، فإن دراسة السعر يعتمد على تجديد شروط التفاوض التي تشمل الحسم النقدي وتأخير موعد الدفع، عادة أصحاب المشاريع الصغيرة يفضلون تأخير مواعيد الدفع، فالائتمان التجاري يوفر لهم مصدر من مصادر رأس المال العامل. - إصدار أمر التوريد:
بعد اختيار المورد المناسب، يجب الحصول على توقيع أمر التوريد بالرغم من أنَّها من الأمور الروتينية؛ لأنَّه هذا الشيء يُنشئ ارتباط تعاقدي ملزم بين الطرفين. - متابعة أمور الشراء:
إدارة المشتريات تقوم بمتابعة أوامر الشراء الصادرة عنها وإجراء التعديلات وقت الحاجة عليها. والتأكد من أن التسليم سوف يتم في الوقت والمكان المناسب حتى يتم وضعها في المخازن. - عملية الاستلام والفحص:
وهو استلام البضاعة والتأكد من أنها وصلت بالكميات المناسبة وبالشكل والمواصفات المتفق عليها.
وفي المشاريع الصغيرة يجب فحص الكميات بدقة والتحقق من حالة ووضع السلع وقت الاستلام. ويجب التبليغ عن أي زيادة أو نقصان في البضائع فوراً للبائع، كما يجب أن تحدد تاريخ الاستلام وتحديد الكلفة وسعر البيع واسم المورد وأيّة معلومات أخرى. - مراجعة الفواتير:
يجب أن تقوم بمراجعة الفواتيرالمرسلة من الموردين؛ لأن المورّد قد أرسل البضاعة، حيث توكل هذه المهمة إلى إدارة الحسابات؛ لمراجعة الفواتير واعتمادها للصرف وحتّى يتم الاستفادة من خصومات تعجيل الدفع. - المتابعة بعد الشراء:
الهدف من هذه الخطوة، المتابعة بعد عملية الشراء لأخذ الصورة الحقيقية عن وضع المواد من لحظة دخولها للمخازن إلى حين وصولها للمستهلك، من حيث المتابعة والتأكد من تاريخ السلع وكمية المبيعات والمرتجعات ونسبة دوران المخزون والحسم وغيرها. - الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر الخاصة:
في المشروعات الصغبرة، كلّما زادت المشتريات تكمن أهمية وجود السجلات أكثر ممّا هو مطلوب منها قانونياً. ويشمل سجل للموردين وغيرها من السجلات وتحتفظ بنسخة من العقود؛ لأنها تضمن لها كافة الشروط المتفق عليها. - الرقابة على المخزون:
ومن آخر الخطوات هي الرقابة على المخزون، حيث تعتبر الضمانة الأكيدة على توافر الكميات التي تكون المشاريع الصغيرة بحاجتها. وتحقق التوازن بين الكميات الموجودة والكميات المطلوبة بأقل استثمار ممكن.
ويعمل على تخفيف تفقات التخزين، مخاطر التلف وتقلبات السعر دون تجميد رأس المال في المخزون.
