تحقق الإجراءات البسيطة للأعمال أهاف وفوائد عديدة للمنظّمة، فهي تعمل على تقليل النفقاتوتعمل على رفع الفاعلية والكفاءة لأداء الأعمال في المنظّمة.
تعريف إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية، يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد.
فوائد إجراءات العمل:
- السرعة في إنجاز المهام:
التحديد بشكل سابق للخطوات المتتالية التي تمر بها المعاملات، يؤدي إلى السرعة في إنجاز الأعمال، ويعمل على تقليل أوقات الانتظار لمعرفة الخطوة التي يجب أن تمر بها المهمة؛ وهذا يحقق السرعة في الإنجاز. - التقليل من الجهد الفكري لدى الموظفين:
الإجراءات لها دور في المساهمة في تخفيض المجهود الفكري والعصبي للموظفين، فالمدير الإداري يقوم بوضع سياسة واحدة وإجراءات واحدة لعلاج المشاكل المتشابهة من المهام. - تحسين الخدمات المقدمة:
السرعة في إنجاز المهام وعدم التأخير والانتظار لأوقات طويلة في المكاتب؛ وهذا يؤدي إلى تقديم خدمة أفضل وذات جودة عالية للجمهور المستفيد. - إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال:
وجود خطوات متتابعة ومحددة لسير العمل تعتبر ضمان بأن تنفذ جميع المعاملات، حسب الطريقة التي تمّ تحديدها سابقًا ويقلل هذا من الخطأ والنسيان عند تنفيذ العمل، كما يساهم مع الإدارة على إحكام الرقابة في تنفيذ العمل. - توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب:
وهو تحديد الأعمال التي تشبه بعضها في إجراءات العمل الموحدة، وتحقق بنفس الأسلوب عندما تتكرر هذه الأعمال ويحقق توحيد العمل الكتابي في المكاتب. ويقوم الموظفون التنفيذيون بتطبيق هذه السياسات ولا يحتارون أثناء قيامهم بالأعمال بالتفكير في الإجراءات، التي سوف يقومون بتطبيقها على الأعمال في كل مرة يقومون بتنفيذها.
ولا يعودن بها إلى المدير الإداري إلا في الحالات الاستثنائية، وعندما نبحث تلك الأمور الاستثنائية يتخذ بخصوص الإجراءات قرار يصبح مثال، يرجع إليه في معالجة الأمور التي تشبهها في المستقبل. - تجنب الفوضى في القيام بالأعمال:
تحديد السياسات وإجراءات العمل تكون مساعدة في مواجهة الحالات، التي تواجه سير العمل في المنظّمة وتطبيق الموظفين لها عند قيامهم بالأعمال بشكل متجانس، ويقوم بالقضاء على الفوضى في المنظّمة؛ وذلك عندما يتم السماح لكل موظف أن يقوم بتنفيذ الأعمال بناءً على الطريقة الخاصة. - تخفيض نفقات الأعمال المكتبية:
إن اعتماد الإجراءات الموحدة للمهام التي تشبه بعضها يؤدي إلى تصميم نماذج موحدة لها، وبالتالي يحقق بعض التخفيضات في مصاريف القيام بالأعمال المكتبية. - رفع الحالة المعنوية للموظفين:
إن اتباع الإجراءات الحديثة البسيطة عند تنفيذ الأعمال يحقق التخلص من التذمر بين الموظفين، والتذمر في أغلب الأوقات ينتج من كثرة العمل المتكرر الذي يقوم به الموظف، وإن تبسيط الأعمال وتقليلها يساهم في رفع المعنوية وزيادة حُبَّهم للوظيفة.
