هدف الخرائط التنظيمية إلى توضيح الفكرة عن هيكل المنظّمات التي تمثلها، فيجب أن تتمتع هذه الخرائط بالدّقة. ولكي تتجنب حدوث المشاكل والأخطاء عند التصميم، يجب أن تقوم باتباع قواعد محددة عند التصميم.
تعريف الخرائط التنظيمية:
تعتبر الخريطة التنظيمية هي صورة أو مخطط لهيكل المنظّمة، حيث يقوم بتوضيح الإدارات التي تتكوَّن منها المنظّمة والوظائف الموجودة في هذه الإدارات، وما هي خطوط السلطة والمسؤولية التي تقوم بعملية الربط بين أجزاء المنظّمة، وهي مصدر أساسي ورئيسي للمعلومات التي تُقدم للمنظّمة ويمكن الرجوع إليها وقت الحاجة.
هدف الخرائط التنظيمية:
تهدف الخريطة التنظيمية لمعرفة الهيكل المنظمة الأساسي والأقسام التي تتكوَّن منها، أن يتم معرفة الوظائف في كل قسم ما من أقسام المنظّمة، المعرفة التامة لأجزاء المنظّمة على البُعدين الجغرافي والمركزي.
قواعد تصميم الخرائط التنظيمية:
- المستطيلات: عند القيام برسم الخرائط التقليدية أو الخرائط الأفقية (من اليمين لليسار)، فيتم استخدام المستطيلات وبعض الأحيان المربعات؛ لتشير إل الوحدات الإدارية والوظائف، فحجم المستطيل لا يدل على أهمية الوظيفة إلا أن هناك عادةً يتم فيها وضع الوظائف الكبيرة في المنظّمة بمستطيلات كبيرة. وفي أعلى الخريطة في منطقة الوسط، توضع الوظائف في المستويات الدنيا في مستطيلات صغيرة.
ومن الأفضل عند رسم الخريطة التنظيمية أن تكون الأقسام والوظائف متساوية الموجودة في مستوى إداري واحد، متمثلة بمستطيلات متساوية بالحجم وأن تكون في مستوى أفقي واحد. أمّا الخريطة الدائرية فتستعمل دوائر لتمثل الوظائف والوحدات الإدارية في المنظّمة، وأن توضع الوظائف والأقسام المتساوية في دوائر متساوية من حيث الحجم. - العلاقة الاستشارية : أو العلاقة غير مباشرة وهي التي تكون عبارة عن الاتصالات أو العلاقات غير الرسمية في المنظّمة، التي تحدث بعيدًا عن الخطوط الرسمية في المنظّمة للاتصال. ومن الأمثلة على هذه الحالة اتصال موظف بمدير أعلى من مديره المباشر، دون أن يمر الاتصال على مديره المباشر أو اتصال موظف بمستشار بشكل مباشر دون أن يكون عن طريق مديره المباشر.
وفي حالة وجود العلاقة الاستشارية أو غير المباشرة، فيُستخدم الخط المتقطع أو النقاط المتقاربة ويفضل عدم الاكثار من توضيح العلاقات غير المباشرة على الخريطة؛ لأن هذا يزيد من الخطوط فيها ويظهرها بشكل مُعقَّد وغير واضح. - الوظائف والوحدات الاستشارية: يتم وضع وظائف المستشارين والوحدات الاستشارية في مستطيلات تحت المدراء الذين يقدمون لهم الاستشارات وفي مستوى أقل من المدراء. وتكون وظائفهم من الناحية اليسرى من خط السلطة. وفي حالة أنه تعددت الوحدات يسمح وضعها على الناحية اليمين. ولا توضع وظائف المستشارين على مستوى خط السلطة الذي تكون من أعلى إلى أسفل؛ لأن وظائفهم استشارية وليست تنفيذية.
- وظائف شاغرة في المنظّمة: إذا وجدت وظائف شاغرة في المنظّمة، فيجب تحديدها ووضعها على الخريطة التنظيمية وأن تتم معاملتها مثل الوظائف أخرى تم تعبئة شاغرها، وإذا كان هناك موظف يقوم بوظفتين وظيفة بشكل دائم وأخرى بشكل مؤقت، فيوضع في مستطيل الوظيفة المؤقتة نجمة صغيرة أو إشارة أخرى، ثم يتم توضيح هذا في الملاحظات أسفل الخريطة أو في دليل الخريطة التنظيمية.
- السكرتير: لا توضع وظيفة السكرتيرة أو السكريتر على خط السلطة مباشرة تحت وظيفة الرئيس؛ لأن هذا يعني أن السكرتير الذي يتبع المدير، حيث أن السلطة تكون مباشرة من المعروف أن السكرتير لا يتبع الرئيس من حيث السلطة، لذلك وظيفته توضع في الناحية اليمنى من خط السلطة وتحت وظيفة الرئيس.
- الخرائط الأفقية: تكون من اليمين إلى اليسار، يتم وضع مدير المنظّمة في الخرائط الأفقية في أقصى اليمين وتكون خطوط السلطة من اليمين إلى اليسار.
- الخريطة التنظيمية لقسم منظّمة كبيرة: إذا كانتالخريطة التنظيمية لقسم منظّمة كبيرة، فنضع في القسم الأعلى من المستطيل المخصص لرئيس القسم سهمًا يكون متجه إلى الأعلى. وإذا كانت أقسام متساوية لهذا القسم لم تظهر على الخريطة نشير إليها بسهم باتجاه أفقي، حيث تُبيّن هذه الأسهم أنه لا يوجد هناك إدارة أو أقسام أخرى لها علاقة بالقسم المرسوم على الخريطة التنظيمية، ولم تظهر على الخريطة التنظيمية.
- الخرائط الدائرية: يوضع مدير المنظّمة في الوسط وتكون خطوط السلطة من الداخل إلى الخارج.
- اللجان والمجالس: يوجد حالات تتطلب وجود لجان أو مجالس في المنظّمة، وإذا كانت اللجان والمجالس موجودة فيها بشكل دائم، فإنها توضح على الخريطة التنظيمية للمنظّمة وتتم معاملتها مثل وحدة إدارية في المنظّمة.
وإذا تمتع المجلس بسلطات تنفيذية مثل مجالس الإدارة للمؤسسات العامة، فيعتبر أعلى سلطة في المنظّمة ويتم الإشارة إليه بمستطيل في أعلى المنظّمة، ويرتبط رئيس المنظّمة بالمجلس فيظهر أعلى سلطة في المنظّمة.
أمّا إذا كانت اللجان والمجالس الاستشارية تظهر تحت المدير الذي تقدم له الدراسات والاستشارات ولا يتم وضعها على خط السلطة في المنظّمة، لكنها توضع غالبًا في الجهة اليسرى من الخريطة التنظيمية. - الوظائف المتساوية: يتم وضع الوظائف المتساوية والتي لها درجة واحدة في مستوى واحد بطريقة أفقية في الخريطة، حيث المستوى الإداري الأعلى في منتصف الخريطة وإذا كان عدد الوظائف كبير وقد لا يكون لها مجال في الخريطة، لذلك يمكن أن تُمثل أفقيًا أو عاموديًا.
- خطوط السلطة: هي الخطوط التي تعبر عن مواقع السلطة والأوامر وفي الوحدات التنفيذية، وتُمثّل العلاقة المباشرة في المنظّمة وتكون من المدير إلى المرؤوس. ويُشار لخطوط السلطة في الخريطة التنظيمية على شكل خطّ صلب وغير متقطع، وتتصل خطوط السلطة في الخريطة من الأعلى بمنتصف القسم الأعلى من المستطيل الذي يرمز إلى الوظيفة، ويكون الاتصال للخطوط من الأسفل من منتصف القاعدة السفلى من المستطيل.
ويجب أن يخرج من منتصف القاعدة السفلى من كل مستطيل (عندما يرمز للمدير الأعلى)، خط متصل وحيد يتصل بالمستطيلات التي تُمثل الوظائف أو الوحدات الإدارية للمدير، ويخرج من منتصف القاعدة السفلى من كل مستطيل خط يتصل بالمرؤوسين التابعين لهذا الرئيس وهكذا. ويجب أن لا يكون هناك ربط أي موظف إلا بمدير واحد وبخط سلطة متصل واحد، يربطه برئيسه المباشر وهذا لتطبيق مبدأ وحدة الرئاسة. - الغرض من الخريطة التنظيمية: المعلومات التي يتم ذكرها في الخريطة التنظيمية تعتمد على الغرض الذي ترسم بسببه الخريطة، إذا كان الهدف هو توضيح الوحدات الإدارية الكبرى في المنظّمة، فيتم رسم خريطة تنظيمة أساسية تُبيّن لإدارات الرئيسية في المنظّمة.
ويتم رسم الخرائط الفرعية المساعدة لتوضيح الأقسام والوظائف في تلك الإدارات، أمّا إذا كان الغرض منها تعريف الموظفين الموجودين بالمنظّمة، فيتم رسم الخريطة التنظيمية وتذكر أسماء الموظفين على الخرائط التنظيمية، إلا في حالات تتطلب هذا مثل أهداف التدريب للموظفين الجدد وتعريفهم بالرؤساء؛ لأن الأشخاص يتغيرون بشكل مستمر ولكن الوظائف تبقى ثابتة.
وفي حالة تم ذكر أسماء الأشخاص على الخريطة التنظيمية، فإن هذا يتطلب تغيير الخريطة التنظيمية كلّما حصل تغيرات أو تنقلات بين الموظفين في المنظّمة.
