مرحلة البداية هي من أهم المراحل التي تكون سبب نجاح أو فشل المشروع ولها دور كبير في ديمومته، وسوف يتم توضيح الطريقة السليمة للبداية بمشروع الخاص.
كيف يبدأ المشروع؟
عن طريق عملية أو مرحلة يتم التعرّف على فرصة العمل، ثم القيام بالبحث عن خيارات المختلفة المتاحة، بعدها تحدث دراسة عن الجدوى التي تُحقّق إذا كان كل خيار علاج لمشكلة ما ويتم تحديد الخيار الأفضل ويتم التوصية به، وبعد الاتفاق على الحل الموصى به، بعدها يأتي مرحلة تحديد الهدف من المشروع وتحدد بيئة مكتب المشروع وبعدها تأتي المرحلة التالية.
أنشطة عملية البدء بالمشروع:
- تطوير حالة العمل (تحديد المشكلة): للقيام ببدء المشروع يتم تحديد المشكلة والفرصة المناسبة لعلاجها، يتم تحديد المشكلة بأسلوب دقيق ويتم تحدبد الحلول الأفضل لتنفيذها، ويشمل هذا النشاط على:
- وصف دقيق للمشكلة أو الفرصة.
- قائمة من الاقتراحات البديلة المتوفرة.
- القيام بتحليل لجميع المنافع والمخاطر والتكاليف.
- القيام بوصف الحلول التي تمَّ اختيارها.
- وصف دقيق للمشكلة أو الفرصة.
- القيام بدراسة الجدوى: بعد العمل على تحديد المشكلة وحالة العمل يتم القيام بدراسة جدوى رسمية، الهدف منها هو تقييم احتمالات كل بديل من البدائل الحل المتاحة. كما يتأكد أيضًا فيما إذا التكاليف ممكنة وإذا كانت المخاطر التي قد تتعرَّض لها ضمن المعقول، وتحديد المشاكل التي من الممكن الابتعاد عنها.
- تحديد الاختصاصات: بعد أن يتم الإتفاق على دراسة الجدوى يتم هنا تكوين المشروع الجديد، في هذه النقطة يتم تحديد الخصائص، فهذه الخصائص تشمل الرؤية والأهداف ومجال المشروع وتُحدّد أيضًا الهيكل التنظيمي والوظائف والموارد ومصدرالتمويل المناسب؛ لتطبيق المشروع وتحديد المخاطر والتوقعات والتخطيط والقيود.
- تعيين فريق المشروع:
بعد القيام بتحديد مدير المشروع، سوف يتم تحديد فريق المشروع، حيث أن مدير المشروع هو من يقوم بتحديد الأعمال في فريق المشروع، كما يقوم بتحديد لكل عضو بالفريق الدورالذي يجب أن يقوم به، بناءً على المهارة والخبرة التي يتمتع بها. - إنشاء مكتب المشروع: مكتب المشروع هو البيئة التي يستند إليها فريق المشروع ، ويتوجب على مكتب المشروع أن يتوفر فيه ما يلي:
- المعدات: التي تتمثل في أثاث المكتب وأجهزة الحاسوب وغيرها.
- الوثائق: وتتمثل بمنهجية المشروع والمعايير والنماذج والعمليات والسجلات وغيرها.
- البنية التحتية للاتصالات: وتتمثل بالهواتف وشبكات الإنترنت والحواسيب والبريد الإلكتروني، وكيفية الوصول إلى الانترنت وتخزين الملفات وغيرها.
- المعدات: التي تتمثل في أثاث المكتب وأجهزة الحاسوب وغيرها.
- استعراض تنفيذ المرحلة: بعد الانتهاء من مرحلة عملية البدء، يتم استعراض هذه المرحلة ليتم التحقّق من مدى النجاح على الشكل المرغوب به.
