يهتم المدراء في العالم المتطور بالتخطيط لاحتياجات المنظمة من الموارد البشرية كما يهتمون بالتخطيط بكل ما يخص أي موارد أخرى في المنظمة، ويحاول الكثير من هؤلاء المدراء أن يعملوا على ضمان أنهم يملكون العدد الملائم من الأفراد العاملين في الموقع الملائم وفي الوقت الملائم لتطبيق الخطة الاستراتيجية للمنظمة.
التخطيط للموارد البشرية
ينتقل المدراء من بعد أن يتأكدوا أن لديهم العدد الملائم من العنصر البشري إلى الخطة، والتي يتم إعدادها للوصول إلى الأهداف التي تم تحديدها، وبعدها يبدأون بالتحليل لمتطلبات الأفراد العاملين في المنظمة، ويقومون بمراعاة أي ضغوط سواء كانت ضغوط مالية أم أي ضغوط أخرى.
بالإضافة إلى ذلك التغيرات التي تحصل في بيئة العمل، ولدى المدراء معرفة أيضًا بأن لهذه العملية نتيجتين أن توفير الأفراد اللازمين سوف يكون له تأثير على الخطة المشتركة أيضًا. فإذا ما كان هناك توقع بوجود نقص في مهارات محددة، فإنه يجب أن يتم التفكير في استراتيجيات التعامل مع هذه المشكلة، منها أن تأخذ طابع أكثر من المرونة على الأساليب المطبقة في العمل.
أما في الواقع، فغالبًا ما يبدو الموضوع مختلفا بعض الشيء؛ حيث يكون التخطيط للموارد البشرية أكثر ملائمة وتسير بناءً على التعليمات قصيرة الأجل، ومع ذلك فإن الأفراد العاملين على الدرجة ذاتها مع رأس المال فهم يعتبرون أكثر الموارد التي تمتلكها المنظمة أهمية، فإنه يبدو من البديهي بما يخص هذا المورد وهو الأفراد العاملين أن يخضع إلى الدرجة ذاتها من الدقة في عملية التخطيط التي يتم تطبيقها على المال.
تعريف تخطيط الموارد البشرية
عرّف معهد التطوير وشؤون الأفراد (The Institute Personnel and Development) تخطيط الموارد البشرية: هي العملية المنهجية الدائمة التي يتم عن طريقها تحليل الموارد البشرية في المنظمة في بناءً على الظروف المتغيرة والسياسات والقواعد لشؤون الأفراد المتطورة التي تتلائم مع فعالية طويلة المدى للمنظمة. تعتبر هذه العملية جزء يكمل إجراءات التخطيط والموازنة المشتركة؛ لأن التكاليف والتوقعات التي تتعلق بالموارد البشرية لها أثر في الخطط المشتركة طويلة الأجل وتتأثر بها، وبناءً على هذا تعريف معهد التطوير وشؤون الأفراد، فإنه يوجد مجموعة من الجوانب الرئيسية لتخطيط الموارد البشرية تتمثل في ما يلي:
- يعتبر التخطيط للموارد البشرية منهج كما إنه يعتبر جزء من عملية تحصل بعد نوع من الإدراك والدراسة وليس فقط شيء يحدث بمحض الصدفة.
- يمثل هذا التخطيط عملية دائمة؛ لأن المنظمة وأهدافها وبيئة عملها التي تعمل فيها من خلال هذه المنظمة دائمة في التغيير.
- إن هذا التخطيط يعتبر تخطيط قصير الأجل وطويل الأجل أيضًا، لكن هناك تأكيد على ضرورة التخطيط طويل الأجل لكي نضمن الاستمرارية والنمو.
- يعتبر هذا التخطيط مرتبط بصورة كبيرة بعملية التخطيط المشترك، كما أنه يجب أن تتكامل مع هذه العملية؛ حيث إن هذا سوف يقوم بتحديد سياسات المنظمة وأولوياتها والذي سوف يكون له الأثر بدوره بتوفر الموارد البشرية.
- سوف نكون بحاجة إلى عملية تقييم الاحتياجات من الموارد من جوانب الكم والكيف.
- سوف يتم الاعتماد على مستوى الموارد على ما يمكن إتاحته.
- يجب أن تكون الموارد على المستوى اللازم لتحقيق القدر من الفاعلية الذي تسعى المنظمة إلى تحقيقه.
بالإضافة إلى ما تم ذكره، من الضروري أن تتم الإشارة إلى أن عملية التخطيط تتأثر بالفلسفة العـامـة للمنظمة، بينما قد يكون اعتقاد أن أغلب منظمات الأعمال سوف تحاول أن تجعل عدد العاملين بها في أقل مستويات ممكنة؛ وهذا بشكل رئيسي بسبب تكاليف الموارد فإن ما يتم النظر إليه على أنه الأحسن سوف يتم اعتماده على مستوى الخدمة التي تحاول المنظمة أن تقدمه.
على سبيل المثال، إذا لم يشعر القائمون على أمر البنوك إن تجعل البنوك أن تعمل في أيام العطل شيء في غاية الأهمية للمحافظة على الخدمة التنافسية، فإنهم سوف يكونون في حاجة ملحة إلى توفير عدد من الموظفين لكي يتمكنوا من القيام بذلك. وبطريقة مشابهة، في حالة ما إذا أراد أصحاب المتاجر أن تجعل طوابير الإنتظار أقل طولاً ، فسـوف يكونون في حـاجة إلى توفير العدد الضروري من العاملين في عملية التحصيل والمراجعة.
من جانب آخر، فإنه عند المحاولة لتقليل النفقات، يتطلب هذا تقدير المقدار اللازم من الوقت الذي من المتوقع أن ينتظره الزبون علاوة على أعداد العاملين الضرورية لتجنب الانتظار لفترات زمنية طويلة، ويستتبع كل ذلك بعض التفكير الصحيح. من جانب آخر أيضًا تقوم بعض المنظمات بالعمل على أساس أن يكون هناك أعداد متساوية لعدد العاملين بها تمامًا مع الحد الأدنى من العمالة الضروري لكفاءة العمل.
وعلى سبيل المثال، حيث يتم إنشاء ما يعرف باسم منظمات الخدمات المباشرة لتقوم على تقديم الخدمات بناءً على أساس تقديم العطاءات التنافسية الإجبارية، فإن جزء من شروط العمل التي يقوم المجلس في الغالب بوضعها هو أن لا يكون هناك أي عمالة زائدة عن الحاجة. ومع ذلك فإن من الصعب أن يتم تطبيق مثل هذه السياسة؛ حيث إن الحفاظ على الأفراد العاملين المتواجدين من المتوقع أن يؤدي إلى تقليل الإمكانية التنافسية لمنظمات الخدمات المباشرة، ومن الممكن أن يؤدي الخسارة التجارية إلى وجود فائض في الأيدي العاملة على أي حال.
من جانب آخر، يتمثل أحد العوامل الأخرى التي تؤثر في منهج المنظمة التي تتبعه لتخطيط الموارد البشرية في مدى كون هذه المنظمة كثيفة العمل أو كثيفة رأس المال، وعلى هذا فمن الممكن أن يكون هناك شعور بالراحة أكثر تجاه أعداد العاملين عندما تمثّل نفقات العمالة حصة قليلة نسبيًا من التكاليف الإجمالية، غير أنه في الحقيقة، سوف تحاول المنظمات بشكل دائم التقليل من نفقات العمالة إلى الحد الأدنى، مهما كانت حصة هذه النفقات من التكاليف أو النفقات الإجمالية.
بالإضافة إلى ما سبق، فإن تخطيط الموارد البشرية يعتبر جزء مهم من عملية التخطيط الاستراتيجي كما أنه يعتبر مساهم ومؤدي إلى هذه العلمية؛ وهذا لأنه ليس فقط يساعد المنظمة على تحديد الموارد اللازمة للوصول إلى الأهداف، ولكنه أيضًا يساهم في تحديد ما يمكن أن بتحقق في الواقع عن طريق ما هو متوفر من الموارد. ومن هذا النقطة، فإن تخطيط الموارد البشرية له أثر كبير في الخطة الاستراتيجية للمنظمة كما أنه يتأثر بها في الوقت ذاته.
ومن المفروض عندما يتم التخطيط للموارد البشرية مراعاة ما تحتاج له الوظائف في المنظمة من مهارات وخبرات وكفاءات وبرامج تدريبة حتى يكون لها القدرة على التكيف والاستجابة مع المتغيرات المحيطة بالمنظمة سواء تغييرات تكنولوجية أو بيئية أو اجتماعية أو سياسية أو سوقية أو احتياجات الزبائن.
