تمثل المهام الوظيفية أو الوظائف المكون الأساسي في بنية المنظمة وتمثل الوسائل التي من الممكن للمنظمة تصل إلى أهدافها من خلالها، وهي الأساس لنجاح المنظمة وتطورها.
تعريفات المهام الوظيفية
- تحليل المهام الوظيفية، هي العملية التي يتم استعمالها في تعيين الوصف لمحتوى الوظائف بأسلوب يسمح له توضيح الوظيفة وما يتم القيام به عن طريقها ومعرفة نوع من الفهم بذلك وتوصيله إلى أي فرد آخر يكون في حاجة لمثل هذه المعلومات من أجل الغايات الإدارية.
- مواصفات الوظيفة، يطلق هذا المصطلح على بيان مكتوب عن محتويات أي وظيفة محددة ويتم الوصول لهذا البيان عن طريق تحليل الوظيفة.
- مواصفات الأفراد، وعن طريق مواصفات الوظيفة ووصف المحتوى لأي وظفية محددة، فإن المواصفات للفرد تصف الصفات اللازم يتصف بها الفرد حتى يصبح قادر على القيام بالعمل الذي تم وصفه بمستوى محدد يرضي صاحب العمل.
- الكفاءة، هي واحدة من الصفات الرئيسية الكامنة التي يتميز بها أحد الأفراد والتي لها علاقة سببية بالأداء الفعّال أو المتميز في إحدى الوظائف، والكفاءة تساهم في معرفة الاختلافات بين الكفاءات المتنوعة في التمييز بين الأفراد الذين يمتلكون الأداء المرتفع والأفراد الذين يمتلكون أداء متوسط ويسمى هؤلاء الذين يكون أدائهم متوسط بأصحاب الكفاءات المؤهلة أو الأساسية.
استخدامات تحليل المهام الوظيفية
هناك العديد من الأسباب التي تؤدي إلى تحليل المهام الوظيفية، وتتمثل هذه الاستخدامات الأساسية الخاصة بالمنظمة، ومن هذه الاستخدامات ما يلي:
- التخطيط للموارد البشرية،وهوه عند انتهاء المنظمة من تحديد الأهداف والاستراتيجية التي تخصها والموافقة عليها، فتكون المرحلة القادمة هي التي تتمثل في تخطيط الموارد اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، وبالنسبة لموظفين الموارد البشرية فإن ذلك يعني ضمان وجود أعداد ملائمة من الموظفين الذين تتوفر لديهم المهارات والمعارف والخبرات اللازمة في المكان الملائم والتوقيت الملائم، وهذا يحتاج إلى تقرير ما يجب أن يتحقق فيما له علاقة بالمخرجات، واتخاذ القرار الذي له علاقة بعدد ونوع الوظائف المطلوبة حتى يتم الوصول لهذه المخرجات.
- الاختيار، قبل أن تقوم المنظمة بتعيين أي فرد في أي وظيفة فمن الضروري أن يكون لدى المنظمة فكرة واضحة عن احتياجات هذه الوظيفة، وذلك لأنه دون توافر هذه المعلومات فسوف يكون من الصعب التعرف على المؤهلات والخبرات والصفات الشخصية التي سوف يتم البحث عنها وحتى التعرف على مقدار الرواتب التي سوف يتم دفعها مقابل العمل.
- تقييم الوظائف، أحد الأسباب الأساسية التي تؤدي القيام بأي عملية تحليل المهام الوظيفية في الرغبة في زيادة إمكانية تقييم الوظائف بطريقة صحيحة، ومع ذلك فإنه دون توافر معلومات جيدة سوف يكون من غير المتوقع الوصول إلى النتائج العادلة والدقيقة عن طريق عمليات التقييم للوظائف، قد يكون من الممكن أن يتم التغاضي قليلاً عن الدقة فيما يخص المتطلبات عند التخطيط للاحتياجات من الموارد البشرية أو عند القيام بتعيين بعض الأفراد حتى يتم شغل بعض الوظائف، فإنه من الغموض في عملية التقييم للعمل سوف يكون من شأنه تفويض فاعلية هذه العملية.
- التدريب والتطوير، من الضروري أن يتم تحديد محتوى الوظائف عند تحليل المتطلبات المنظمة من التدريب، ويعود ذلك لأنه عدم وجود هذه المعلومات سوف يُصعّب تحديد المخرجات ومستويات الأداء والكفاءات اللازمة، عندما تتواجد معلومات دقيقة عن الوظائف سوف يكون السهل تحديد أي نوع من عدم التناسق بين ما تطمح له المنظمة من مخرجات أو مستوى إنتاج وبين مستوى الأداء لأي فرد من الأفراد.
- إعادة تصميم الوظائف، أصبح حصول التغييرات في منظمات الأعمال يحدث بشكل سريع ودائم، وبشكل خاص مع الاتجاهات الحالية التي تميل لوجود قدر كبير من المرونة في الوظائف، هكذا فقد تم التفكير كثيرًا في إعادة توزيع الواجبات والمسؤوليات والقدرة على التغيير في أساليب العمل، وحتى يتم اتخاذ القرار بطريقة فعالة فإنه يجب من تواجد معلومات جيدة عن الأنشطة التي يتم القيام بها عن طريق الوظائف.
- إدارة الأداء، تتمثل إدارة الأداء بأنها العملية التي يتم عن طريقها العمل لضمان أن الأداء للأفراد العاملين يتم إدارته بشكل كفوء وأن هؤلاء الأفراد يقومون بما عليهم من مهام بكل طاقتهم، وحتى يصبح من الممكن قياس الأداء وتقديره فإنه من المهم أن تتم مقارنة احتياجات الوظيفة مع مدى تلبية الأشخاص لهذه الاحتياجات، يجب أن يتم تحديد غايات الوظيفة بشكل واضح فمن دون الوضوح لا يمكن القيام بعملية إدارة الأداء بفاعلية كاملة.
- استعراض المنظمة وإعادة تصميم البنية الخاصة بها، عندما يتم تغيير خطوط ورفع التقارير والبيانات في المنظمة فإنه من الضروري بمكان أن يكون هناك معلومات عن مضمون كل وظيفة، بهذه الطريقة من المتوقع تحديد تكرار الازدواجية بالوظائف ويتمكن المدراء من ضمان ألا يتم إلغاء العمليات أو المهام الحيوية.
- حقوق الموظفين، من المهم أن تقوم إدارة الموارد البشرية بمنح الموظف تقرير يحتوي على مواصفات الوظيفة ليتم تقليل الغموض في هذه الناحية التي قد تسبب وجود بعض المشاكل.
