العناصر الرئيسية لإدارة المعرفة هي الاستراتيجية، الأشخاص، التكنولوجيا والعملية، فالمنظمة تصل للمعلومات والطاقة والأنشطة من البيئة الخارجية لها، وبالمشاركة للعناصر الأربعة تتحول هذه المعلومات والطاقة إلى معرفة وأنشطة وهياكل تقوم بإنتاج سلعة أو خدمة، فإن التفاعل بين هذه العناصر الأربعة يقوم بتحديد طبيعة المعرفة وحجمها وشكلها.
العناصر الأساسية لإدارة المعرفة:
أولاً: الاستراتيجية:
الاستراتيجية هي طريقة التحرك ليتم التصدي للتهديدات أو الفرص البيئية، والذي يجب أن يراعي نقاط القوة والضعف الداخلية للمشروع؛ حتى يحقق رسالة وأهداف المشروع.
مستويات الاستراتيجية هي:
- المستوى الأول: يبحث في الطرق والأدوار التنفيذية والتي تقع مسؤوليتها على إدارة المعرفة، وتسعى إلى تحسين استراتيجية المعرفة للمنظمة وإعطائها الصفة الأساسية عبر مستويات التنظيم.
- المستوى الثاني: يكون في ضمان تطوير هذه الاستراتيجية وتكاملها مع استراتيجية المنظمة الشاملة.
والاستراتيجية في إدارة المعرفة مختلفة في معالجتها بناءً على أنواع المعرفة، فالاستراتيجية في نوع المعرفة الضمنية تكون في تنمية شبكات العمل، ليتم ربط الأفراد لكي يقوموا بتقاسم المعرفة والتي تكون عبارة عن الخبرة الفردية التي تعمل على القيادة للإبداع القائم على المشاكل الاستراتيجية.
أما في مجال المعرفة الظاهرة فإن الاستراتيجية تكون في تحسين النظام للوثائق سواء الورقية أو الإلكترونية، وخزن وتنسيق ونشر وإدامة المعرفة، ويكون هدفها تبسيط المعرفة وإعادة استخدامها والاستفادة منها، عن طريق اهتمامها بتعظيم جودة الوثائق ودرجة الموثوقية.
ثانيًا: الأشخاص:
تعتبر الناحية البشرية الجزء الرئيسي في إدارة المعرفة؛ لأنها تتضمن الأساس الذي يتم من خلالها نقل المنظمة من المعرفة الفردية إلى المعرفة التنظيمية، التي تقوم بتنشيط ذاتها في اتجاه المشاركة بتلك المعرفة وإعادة استخدامها. والمقصود بالأفراد هنا هم:
- أفراد أنظمة المعلومات.
- أفراد إدارة المعرفة.
- قادة فرق المشروعات.
- أفراد البحث والتطوير.
- الأشخاص المساهمون في عمليات إدارة المعرفة.
- مدراء الموارد البشرية.
- مدراء الأقسام الأخرى.
وعمليًا فإن الأشخاص عبارة عن المكونات الأساسية في برامج إدارة المعرفة، ولا تتمكن العمل من دون تواجدهم وتلعب العوامل النفسية لهم دوراً مهماً في إدارة المعرفة، وهذا يولِّد نوع من التنافس في ناحية المدخلات والاهتمام في ناحية المخرجات.
فإن صناع المعرفة هم الأشخاص الذين يقومون بتوليد المعرفة كجزء من عملهم، ويتكون من مهندسين ومحللين في مجالات متنوعة، وهم يقومون بتوفير الموجودات أو الموارد غیر المادية التي تكون سبب للنجاح والنمو التنافسي والأدوار التي يؤديها الأشخاص في إدارة المعرفة، وهي كالآتي:
- بصيرة الأشخاص لها دور في تزويد المعرفة المتواجدة في المعلومات عن طريق تنظيم المعلومات، وفي طريقة ربطها مع بعضها البعض ومن خلال التقييم الدائم للمعلومات المحفوظة في النظام التقني.
- يقوم مدير إدارة المعرفة بمهمة قيادية في برنامج إدارة المعرفة، حيث يقوم بإنشاء علاقات عمل جيدة مع الإدارة العليا ومع الموظفين في الوحدات الأخرى، وهذه المهمة تسمح له بالمشاركة في بناء الاستراتيجية منذ البداية.
- التقييم والتعزيز والقبول أو الرفض وحساب حسنات المدخلات من المعلومات، حتى يتم تحويلها إلى معرفة، ويكون من أبرز مهامهم تحديد من سيتم توصيل هذه المعرفة إليه.
- تعتبر عقول الأشخاص المبدعين من أهم مصادر المعرفة، حيث تقوم بخلق الأفكار الإبداعية وتعتبر الخبرات التي تعتبر أكثر أصالة من المعلومات المكتسبة عن طريق التعليم الرسمي، والمهارات المقصورة على فرق قليلة نسبيًا والصفات التي يختص بها العنصر البشري دون الموارد الأخرى.
ثالثًا: التكنولوجيا:
تؤدي التكنولوجيا دور في غاية الأهمية في إدارة المعرفة، سواء في توليد المعرفة أو اكتساب المعرف أو نشر المعرفة أو حفظها، وبالتنسيق مع المصادر الأخرى للمعرفة، فمثلاً تقوم التكنولوجيا بتأدية دور مهم بالتنسيق مع العنصر البشري، فالتطبيقات التكنولوجية في مجال الحاسوب التي تظهر في ثلاثة تطبيقات مهمة هي:
- معالجة الوثائق.
- أنظمة دعم القرار.
- الأنظمة الخبيرة.
وفي ناحية معالجة الوثائق فإن التطبيقات التكنولوجية تساهم في تنفيذ الوظائف الكتابية، وفي تنميط أنشطة الإدخال وإعداد الوثائق وزيادة السرعة والدقة في علاج هذه الوثائق، وبساطة تداولها، أما بما له علاقة بأنظمة دعم القرار فإن تطبيقات دعم القرار تحقق الدعم لعملية الإبداعات، تقليل مدة عملية الإبداع وتقديم الاختبارات بشكل سريع والتقارير والوثائق لأي إبداع جديد. أما للأنظمة الخبيرة فإن التكنولوجيا توفر عناصر ضرورية منها قاعدة معرفية تتضمن المعرفة حول موضوع ما، إمكانية اتخاذ القرار، المقدرة على التمييز بين أنواع المعرفة وتبسيط عملية الوصول لها.
فإن كثافة الاستثمار في التكنولوجيا تكون قائمة على نوع المعرفة، فالمعرفة الضمنية تتطلب إلى الاستثمار باعتدال في التكنولوجيا المعلوماتية لكي يتم تبسيط المحادثة والنقاش وتبادل المعرفة، أما في المعرفة الظاهرة فإنها تتطلب إلى الاستثمار بكثافة في تكنولوجيا المعلومات لتحقق اتصال الأفراد مع المعرفة المرمزة، والتي من الممكن استعمالها عن طريق التنقيب عن المعرفة في الوثائق والمكاتب الإلكترونية.
دور التكنولوجيا في إدارة المعرفة:
دور التكنولوجيا في إدارة المعرفة يجب أن تدرك أن إدارة المعرفة هي ليست تقنية فقط. ويمكن أن نلخص دور التكنولوجيا في إدارة المعرفة:
- إسهام التطورات التكنولوجية في دعم إمكانية السيطرة على المعرفة الموجودة، والتي جعلت منها عملية بسيطة وذات كلفة أقل.
- كان للتكنولوجيا دور في في تبسيط كل عمليات إدارة المعرفة من تولید المعرفة وتحليلها وخزنها ومشاركتها ونقل وتنفيذ واسترجاع البحث.
- كان للتكنولوجيا دور في توفير بيئة مناسبة، وتساعد في تفاعل الموارد البشرية لتوليد معرفة جديدة.
- وفرت التكنولوجيا أدوات الاتصال بسطت لتكوين ورش عمل مشتركة، تتطلبها الجماعات المتفاعلة في أماكن جغرافية متنوعة.
رابعًا: العملية:
توفر العملية المهارة والحرفة اللتان تعتبران من أهم مصادر المعرفة، وتكون المحافظة عليها من خلال المكانة، التي يتم تحقيقها عن طريق العملية. والقضايا الاستراتيجية للعملية تواجه ثلاثة مجالات رئيسة هي:
- فهم النظام التنافسي للمنظمة، أي هل أنه يكون الاهتمام على النوعية أم التكلفة.
- تقرير مدى الممارسة العملية، أي تحديد إلى أي حدّ يتم التصنيع، هل التصنيع نهائي أم نصف مصنّع؟
- تعيين ما تهتم به العملية، هل تهتم بالتصميمات التي تكون قابلة للنسخ والتكرار مثلاً، أم أنها تهتم على التغيير الدائم للتصميم؟
بماذا تهتم منظمات الأعمال التي تعتمد على المعرفة في عصر ما بعد الصناعة في مجال العملية؟
- تصنيف نوع العمل القائم في الغالب على استخدام الاتصال المسند حاسوبيًا، وبتكنولوجيا المعلومات والتي تكون مرتبطة بالأنشطة بما يسمّى بالصناعات العرفية.
- اقتراح التغيير الدائم للعمل في مجتمعات ما بعد الصناعة من اليدوي “الصناعي” إلى المعرفي “الخدمي”.
دور العملية في إدارة المعرفة:
- تشمل العملية في ظل التطورات التكنولوجية تحسين الممارسات للعمل الجديدة التي ترفع مستوى الترابط المتبادل أعضاء فريق العمل الواحد.
- لها دور في تحسين البرامج الرسمية التي تقوم على المشاركة بالمعرفة والإبداع عن طريقها، وتحديد الأنشطة للمشاركة الفردية والمشاركة الجماعية في برنامج إدارة المعرفة.
- العمل المعرفي له علاقة قوية بأنشطة صنّاع المعرفة الذين يملكون رتب متقدمة في أقسام العمليات، والتي تعكس الخبرة بقوة في تصميم العمل.
- توفير العملية ليتم قياس النتائج ومراقبة عملية التقدّم لتطبيق البرنامج، ومنح مؤشرات لتقلل الكلفة وتحقق سرعة الاستجابة.
