من مراحل عملية إدارة الأداء للموارد البشرية هي مرحلة تخطيط الأداء، والتي يتم عن طريقها تحديد الهدف من عملية إدارة الأداء وتوفير الرؤى الواضحة عن ما ترغب المنظمة بالوصول إليه.
عملية تخطيط الأداء
أي عملية يتم استحداثها يجب أن يتم توضيح السبب الأول من استحداثها، يجب أن يكون هناك التزام قوي من الإدارة العليا بعملية استحداث إدارة الأداء؛ لأنه دون وجود مثل هذا الالتزام يكون من الصعب الوصول لدعم من الموظفين في المنظمة الذين يكونوا في مستويات أدنى، ومن المتوقع أن تكون الموارد التي تم تخصيصها لهذه العملية غير كافية لتحقيق الغايات المرجو تحقيقها.
بالإضافة لما سبق تتمثل المرحلة البديهية التالية في عملية إدارة الأداء في تحديد الأهداف، ولا شك أن هذه الأهداف سوف تقوم باتباع الاتجاه والاستراتيجية العامة للمنظمة، ومن البيانات التي تخص طموحات المنظمة والتي يمكن تعديلها وتطويرها بشكل منتظم، ومن خلال الانتقال من مستوى إلى المستوى الذي يليه يتم تحقيق أهداف الأفراد.
ويتم هذا عن طريق منهج الانتقال من المستوى الأعلى إلى المستوى الأدنى، ويوجد منهجية أخرى وهي الانتقال من المستوى الأدنى إلى المستوى الأعلى.
فيجب أن يتم تحديد الأولويات والغايات من خلال الذين يقومون بالوظائف ذات المستوى الأدنى في المنظمة، وقد يبدو هذا غير منطقي في بعض النواحي حيث يكون متناقض مع النظريات التي تتطلب بأنه يتم تكوين الوظائف من أجل أهداف محددة، يتم تحديد هذه الأهداف من خلال إدارة المنظمة، وبالتأكيد أن تكون أهداف الفرد العامل معتمدة على الأهداف العامة للمنظمة ومرتبطة بها.
بعض الظروف التي قد يكون معها الأسلوب الذي يتم عن طريقه الانتقال من الأدنى للأعلى طريقة مهمة ليتم تحديد الأهداف العامة للمنظمة، وسوف يحدث هذا في المنظمات الكبيرة التي تكون فيها الإدارة العليا بعيدة كل البعد عن القاعدة. وعند هذه الظروف من الممكن أن يكون لدى العاملين في ورشات العمل تقدير أصح ودقيق بشكل أكبر لاحتياجات المستهلكين أو العملاء أو الأثنين معًا. ومن ثم قد يكون هؤلاء العاملون لديهم الإمكانية على اتخاذ القرار بما يخص أنواع الأولويات التي من المتوقع أن تحقق العديد من القناعات من ناجية المستهلك بما يقدم له من خدمة.
من جهة أخرى، يجب أن يتم مراعاة التفكير بما يخص تحديد الأهداف للأفراد أنه سوف يكون لدى هؤلاء الأفراد أهداف غير مرتبطة بالعمل فحسب، في الواقع من المتوقع أن تتعلق الأولويات ببعض الأمور منها توقعات الترقية والأجور ووقت الاستراحة والعلاقات الاجتماعية بين العاملين والرئيس في العمل.
تحديد أهداف عملية التخطيط لإدارة الأداء
الهدف هو عبارة عن بيان يوضّح الطريقة التي يتم عن طريقها تحقيق نتائج محددة من حيث الكمية والنوعية، ويجب أن يكون هناك توافق بين الأهداف والمعايير، ويجب أن يتوفر في الأهداف الشروط الآتية:
- يجب أن تكون الأهداف محددة، يجب أن تتميز بالدقة قدر المستطاع وتكون مرتبطة بنتيجة واحدة يمكن تحديدها بشكل مسبق.
- يجب أن تكون الأهداف مرتبطة بالنتائج، فيجب الربط بينها وبين النتائج النهائية التي من الواجب تحقيقها.
- لا بد من أن تكون الأهداف ممكنة للتحقيق، ويقصد بها أنه من أذا لم تكون قابلة للتحقيق سوف تفقد المصداقية وتكون عبارة عن أهداف هدامة ولن تقوم بتحقيق أي هدف مفيد.
- يجب أن يكون ربط بين الأهداف وبين الوقت؛ لأن وجود أهداف دون وجود جدول زمني واضح يقدم الإرشاد لترتيب الأولويات.
يوجد عدد من العوامل التي يجب التركيز عليها عند تحديد الأهداف، من هذه الأهداف يجب أن يكون هناك إمكانية لتحقيقها، ولكن يجب مراعاة مدى التحفيز لأي عامل للقيام بتحقيق هدف ما سوف يعتمد على مدى إمكانيته على التحكم في هذا الهدف.
ومن ناحية أخرى تحديد الأهداف التي لا يكون لدى الفرد فيها سوى قدر ضئيل من السيطرة عليها سوف يسبب تدهور للعمل وسوف يكون من المتوقع أن لا يتم تحقيق هذه الغايات التي تم تحديدها، يعتبر المشرفون في أغلب الأوقات مسؤولين ومن المفروض أن يكونوا هكذا عن عملية التحفيز للعاملين الذين يعملون معًا وعن روحهم المعنوية.
ومع هذا من الممكن أن تكون معاناة من حيث الحافز أو الدافع والروح المعنوية وهذا يعود لأسباب خارجه عن سيطرة المشرف بشكل تام، مثل الأداء المتواضع للعمل والإدارة السيئة.
