من أهم المشاكل التي يتعرض أصحاب ومالكين المشاريع الصغيرة والمتوسطة وإداراتها هي المعلومات المتعددة وتنوعها وانتشارها، وصعوبة الفرز والتحليل ومعالجة هذه المعلومات، ودرجة موثوقيتها وقدرتها في الاعتماد عليها، وسهولة أو صعوبة الوصول إليها خاصة من مصادر خارجية وأجنبية، كل هذا يحتاج إلى وجود موارد بشرية إدارية وفنية تتمكن على تجميع هذه البيانات والمعلومات وتحديد طريقة وكيفية الاستفادة منها واستخدامها في تجهيز برامج المشروع واتخاذ القرارات الملائمة لكل الأنشطة.
مصادر المعلومات الخارجية للمشاريع الصغيرة
أولاً: البيانات والمعلومات الصادرة عن أجهزة الإدارات الحكومية
إن البيانات والمعلومات التي تصدر عن الأجهزة الحكومية مهمة ومفيدة لإدارات المشاريع الكبيرة والصغيرة والمتوسطة؛ لأنها تقوم بعكس الوضع الاقتصادي والإنتاجي والتسويقي وقوى المنافسة والعرض والطلب، وإمكانات المشاريع والمواطنين الشرائية والأنماط الاستهلاكية وغيرها، وبشكل عام فإن البيانات والمعلومات الحكومية تكون على الشكل التالي:
- البيانات العامة عن خطط وبرامج كافة الأجهزة الحكومية التي تقدم المساعدة لإدارات المنظمات في تحديد التوجهات العامة للتطور الاقتصادي-الاجتماعي وإجمالي الاستثمارات المخصص إنفاقها على شكل خطط جارية واستثمارية، وأنواع التعاقدات المنوي طرحها للتطبيق بالنسبة للمشاريع الإنتاجية والخدمية وغير ذلك.
- إجمالي البيانات عن نشاطات التجارة العالمية في مجال الاستيراد والتصدير توضح طبيعة وبنية هذه التجارة، والمخصص لأغراض كل من الاستيراد والتصدير، ومصادر التجارة الخارجية، والقواعد والضوابط الخاصة بهذا النشاط. ويتم الوصول إلى هذا النوع من المعلومات والبيانات من الإدارات الجمركية في كافة المنافذ الحدودية.
- البيانات الخاصة بالإنتاج الصناعي والزراعي والحرفي وتوزيعاته الجغرافية بصورة سنوية، وذلك من لكي يتم تحديد بنية هذه المنتجات وتنوعها وبيان الوضع التنافسي المنتشر بين المنظمات المتماثلة وبناءً على ذلك يتم تحديد قدرة دخول أسواق هذه المنتجات بالنسبة للمنظمات الجديدة أو في سبيل التأقلم مع الأوضاع الجديدة بالنسبة للمنظمات القائمة.
- البيانات الإحصائية التي تقوم بإصدارها دوائر الإحصاء المركزية والفرعية عن الاستهلاك الفردي والأسري والعام على مستوى الدولة؛ لأن تحديد نسبة الاستهلاك إلى الادخار تقوم بتقديم دلالات واضحة عن إجمالي حجم الأموال المخصصة بصورة مستوية لأغراض الاستهلاك. ويكون من المفيد هنا الحصول على بنية هذا الاستهلاك بالنسبة للسلع الزراعية والصناعية والخدمية.
- البيانات التي تصدر عن مؤسسات ووزارات الشؤون الاجتماعية والموارد البشرية حول قوة العمل الإجمالي موزعة حسب العمر والجنس ومستويات التعليم والأجور، ويتم هنا توضيح مصادر العمالة الداخلية والخارجية وتوضيح هل هناك خطط وبرامج لاستقدام العمالة الوافدة أم يمكن الاكتفاء بالعمالة الوطنية.
- البيانات التي لها علاقة بمجموعة القوانين والتشريعات والأنظمة التي يتم عن طريقها ممارسة جميع أنواع الأنشطة الاقتصادية، وهذا لأن معرفة هذه النواحي يأخذ أهمية خاصة بالنسبة لإدارة المشاريع ليتم التعرف على طبيعة البيئة القانونية والتشريعية التي تمارس أنشطتها في ظلها.
- بيانات تفصيلية عن السوق المحلي والطاقة الاستيعابية، مع تحديد الطاقة الإنتاجية للمشاريع الحالية والجديدة، وهذا ليتم دراسة قدرة التوسع في أعمال الإنتاج سواء لأغراض تحقيق احتياجات الأسواق الداخلية أو الخارجية ودراسة العوامل والمؤثرات بالنسبة لدخول الأسواق الخارجية في ظل بيئة تنافسية قوية.
- بيانات عن معدلات النمو السكاني والبطالة والهجرتين الداخلية والخارجية في جميع الاتجاهات.
- بيانات عن طبيعة الضرائب التي يتم فرضها على الأنشطة الإنتاجية والأنشطة الخدمية وضريبة مبيعات والاستهلاك ضريبة القيمة المضافة، وضريبة إيرادات تصاعدية أو ثابتة.
إن جميع البيانات والمعلومات الحكومية التي تم ذكرها تعتبر معلومات ثانوية لكنها مفيدة فيجب ومن الضرورية لإدارات ومالكي المشروعات الصغيرة والمتوسطة مهما كانت طبعتها في سبيل التعرف على مواقع توزع مستهلكي السلع والخدمات للمشروع والقدرة الشرالية والتطورات التي طرأت عليها خلال السنوات الماضية.
ثانيًا: البيانات والمعلومات الأولية
ومع المعلومات الثانوية التي من الممكن الوصول لها من خلال المصادر الحكومية المتنوعة، فإن إدارات المشاريع تتجه في العادة إلى مصادر أكثر ثقة؛ لكي تحصل على البيانات والمعلومات ذات الطبيعة المؤكدة التي تساعد في رسم الاستراتيجيات وإعداد السياسات ووضع الخطط والبرامج الإنتاجية والتسويقية والمالية وغيرها، وهي في وضع من التأكد التام أو شبه التام. ومن أهم الوسائل التي تمكن إدارة المشروع من الحصول على هذا النوع من المعلومات ما يلي:
- طريقة التجربة بالأبعاد الاقتصادية والإحصائية عن طريق اختيار عينة ملائمة تمثل المجتمع الإحصائي وتقوم بعكس حقيقة الموقف بالنسبة للظاهرة المدروسة.
- طريقة الملاحظة أو المشاهدة التي يتم اعتمادها في الكثير من الإدارات بهدف التعرف على رأي مجموعة مدروسة من خلال متابعة ومراقبة التصرفات حيال السلع والخدمات التي يقدمها المشروع في الأسواق ليتم البناء عليها في إعداد البرامج المستقبلية في مجال الإنتاج والتسويق.
- طريقة الاستقصاء من خلال الاستبانة التي تيم توزيعها على عدد من المشاريع بصورة شخصية أو من خلال البريد أو المقابلة الشخصية المباشرة، ويشترط أن تكون قائمة الأسئلة التي تكون واردة في الاستبيان يتم دراستها بشكل جيد بحيث يتمكن الباحث من الوصول على البيانات والمعلومات بشكل دقيق. كما أن طريقة الاستقصاء يتم تطبيقها من خلال البريد أو بحيث يتم إرسال الاستبانة لأشخاص محددين، أو يتم الاتصال من خلال الهاتف، أو عن من خلال شبكة الاتصالات المبرمجة حاسوبية.
- طريقة المقابلة الشخصية التي تتم فيما بين الباحث والشخص المبحوت، حيث يتم عكس وبشكل مباشر آراء وتطلعات هذا الشخص المبحوث حيال المشروع والمنتجات التي يتم إنتاجها وطرق تقديمها. ومن الأهمية كان هذا التركيز على تواجد المهارات التي لها علاقة بالقدرة على التواصل السليم مع الآخرين في سبل الوصول إلى المعلومات اللازمة من الطرف الآخر.
- المحاكاة وأسلوب جميع البيانات والمعلومات الاحتمالية واختيارها، لكي يتم حل المشكلة موضوع البحث.
ثالثًا: تحليل البيانات وتفسيرها
إن عملية تحليل البيانات وتفسيرها عبارة عن مسألة في غاية الأهمية لكي يتم استعمالها في الزمان والمكان الملائم من قِبل فريق الإدارة المعني بالاستفادة منها وترجمتها عن طريق اتخاذ القرارات السلمية في ضوئها. وتمر عملية تحليل البيانات بالمراحل التالية:
- التدقيق حيث يتم التأكد من جامع البيانات والمشرفين عليها من أن البيانات يتم جمعها من مفردات الدراسة بشكل كامل وصحیح بهدف استكمال النواقص إن وجدت وتوضیح التباساتها في الوقت المناسب.
- التنقيح أو التحرير الهادف إلى التحقق من ملائمة البيانات، وصحتها ومدی انسجامها، واستبعاد ما هو غير مناسب منها.
- الترميز أي تعيين أرقام وقيم أو تصنيف الإجابات بحيث يسهل تحليلها.
- تفريغ البيانات من الاستبانات وتحويلها إلى جداول معدّة لهذا الهدف وإدخالها إلى الحاسوب لمعلاجها وتحليلها.
- الجدولة يتم وضع متغيرين أو أكثر في كشف واحد يطلق عليه اسم جدول من أجل تحليل العلاقة بين هذين المتغيرين.
- تحليل البيانات عن طريق استعمال الطرق النوعية من خلال الاستنتاج أو الاستقراء أو الاستنباط في تحليل البيانات من خلال الاعتماد على الطرق الرياضية والإحصائية مثل: مقاييس التشتت، معامل الارتباط، التحليل التكراري وغيرها.
- تفسير البيانات وإعطاء معاني خاصة للعلاقات التي توضحها البيانات وبيان العلاقات المتداخلة فيما بينها وتحديد طبيعة هذه العلاقات في حال وجودها.
