ما هي مصادر المعلومات الداخلية في المشاريع الصغيرة والمتوسطة؟

يتم الحصول على البيانات والمعلومات من مصادر الداخلية للمشروع الصغير أو المتوسط أو الكبير الي ينم توفيرها في دائرة الإنتاج ودائرة التسويق والدائرة المالية، ودائرة المحاسبة والموارد البشرية، وأقسام البحث والتطوير، والتخطيط والإحصاء والمتابعة وغيرها العديد من الأقسام، حيث يمكن الاعتماد عليها والاستفادة منها في رسم سياسة المشروع حتى ينمو ويكبر وإعداد خططها وإبرامها قبل البحث عن المصادر الخارجية للمعلومات التي تتطلب الوقت والجهد والتكلفة الإضافية.

متطلبات تحققها المعلومات الداخلية للمشاريع الصغيرة والمتوسطة

المعلومات الداخلية يتم الحصول عليها في أي وقت وبدون جهد أو نفقات وتكون ذات درجة موثوقية عالية بالمقارنة مع المعلومات الخارجية، كما أن المعلومات الداخلية يجب أن تساعد في تحقيق مجموعة من المتطلبات منها:

• الدقة والموثوقية والوضوح.

• توفرها في الوقت الملائم لمتخذ القرار، أي الملاءمة لمتطلبات متخذ القرار عند علاج مشكلة من المشاكل المطروحة للحل.

• توفرها بالشكل والمكان الملائمين ليسهل استخدامها عند الحاجة.

أهم المعلومات الداخلية التي نحتاج لها لإدارة المشروع الصغير أو المتوسط

• المعلومات التي ترتبط بالنواحي التشغيلية والإنتاجية والإدارية في جميع الأقسام.

• المعلومات الخاصة بالبيئة الاقتصادية والقانونية والاجتماعية والثقافية والسياسية.

• المعلومات التي ترتبط بالأسواق الداخلية والخارجية والمنافسين والسياسة المتبعة لديهم، والموردين وأوضاعهم ودرجة موثوقيتهم، وظروف المنافسين وسياساتهم المتنوعة.

مصادر المعلومات الداخلية للمشاريع الصغيرة والمتوسطة

أولاً: إدارة المعلومات في المشروعات الصغيرة والمتوسطة

مهما كان حجم المشروع فيجب قيام وحدة تنظيمية حتى ولو كانت صغيرة ومحدودة بمسك وظيفة إعداد السجلات والملفات والعمل على حفظها لغاية تحقيق الفائدة من البيانات والمعلومات التي تتضمنها في الوقت الملائم، دون أن يكون هناك بذل أي جهد كبير وخصوصًا في الوقت الحالي الذي وفّر قدرة الاحتفاظ بالسجلات والملفات عبر الحواسيب الإلكترونية، وبالتالي فإن مسألة إدارة السجلات والملفات والبيانات والمعلومات المدونة فيها يجب أن تكون مطلوبة من إحدى الوحدات التنظيمية في المشروع وتكون مسؤولة عن تحليلها ومعالجتها وتصنيفها وتقديمها في الوقت الملائم لمتخذي القرارات حتى يتم اتخاذ القرار. شرط أن يكون نظام المعلومات المعمول به شامل ومتكامل لجميع أنشطة المشروع وعملياته الداخلية والخارجية.

وهناك مجموعة من الخصائص والصفات التي يجب أن تتصف بها المعلومات وهي: الدقة والوضوح بحيث تعكس المعلومات حقيقة الموقف الإنتاجي أو المالي أو التسويقي، توفر المعلومات في الوقت الملائم حيث يتمكن متخذ القرار الاعتماد عليها في معالجة المشكلات التي تواجهه، توفير المعلومات بالقدر الكافي، حيث تكون شاملة لكافة أوجه النشاط أو الظاهرة أو المشكلة المدروسة.

ثانيًا: إدارة قواعد البيانات

• الأول: كيف يمكن تخزين كل هذه المعلومات وتقديمها للمستخدمين في الوقت الملائم؟

• الثاني: كيف يمكن تحويل البيانات من قاعدة البيانات إلى معلومات مفيدة عند الحاجة؟

إن هذه المهمة تكون على عاتق إدارة قواعد البيانات التي تقوم بالاهتمام بطريقة رئيسية بابتكار وتخزين وحفظ البيانات، وإعادة ترتيبها واستعادة محتويات قواعد البيانات. أينما نجد حجم كبير من البيانات في مصفوفات إلكترونية، سوف نجد البرامج التي لها علاقة بإدارة قاعدة البيانات على حاسب صغير أو آخر کبير. وتعرّف إدارة قواعد البيانات على أنها هي العمليات التي تتعامل مع قواعد البيانات بقدرة عالية من جانب التخزين والاسترجاع والحذف والإضافة والعرض والطباعة، وهذا من أجل مساعدة الإدارات المختصة على التخطيط السليم واتخاذ القرارات المناعية.

الأمثلة على ذلك عديدة مثل نظام الخدمات الإلكتروني الذي يجعل القارئ من البحث عن المرجع الذي يريده في حال توفر لديه أي معلومة حول الكتاب اللازم (اسم المؤلفة، الموضوع، عنوان الكتاب). ويمكن التمييز بين قاعدة البيانات التي تتكون من مجموعة من الملفات أو الجداول المرتبطة مع بعضها البعض، وبرامج إدارة قواعد البيانات أو برامج تشغيل البيانات، لذلك فإن البيانات هي التي تشكل عناصر إدارة قواعد البيانات، بالإضافة إلى البرمجيات التي تشغل البيانات والمبرمحين والمستفيدين.