تطبيق إدارة الجودة الشاملة ليس بالأمر السهل وإنَّما أمر يتصف بالصعوبة؛ بسبب الوقت الذي يحتاجه حتى تستطيع استكمال مراحلها، حيث تُعتبر منهجية متطوّرة ومُنظّمة وتربط جميع نشاطات المُنظّمة بالجودة.
مراحل تطبيق إدارة الجودة الشاملة:
1. المرحلة الصفرية:
أو مرحلة الإعداد، هي أهم مراحل تطبيق إدارة الجودة الشاملة، يتم فيها تحديد هل إذا كانت المنظّمة تستفيد أم لا من الجودة الشاملة. ومن المهام التي تتم في هذه المرحلة:
- اتخاذ القرار لتطبيق إدارة الجودة الشاملة.
- أن تلتزم الإدارة العليا بإجراء التحسينات لإدارة الجودة الشاملة.
- أن يتم الاستعانة بمستشار خارجي إذا لزم الأمر.
- تشكيل مجلس جودة يضم أعضاء من الإدارة العليا.
- توليد الثقافة التي تؤيد التغيير وتعزز الجودة.
- العمل على بناء فرق عمل من أقسام ودوائر المنظّمة حتى تحقق أهداف المشاركة.
- إعداد برامج التدريب المناسبة للجودة تكون موجهه للإدارة العليا ومجلس الجودة.
- وضع معايير لقياس الرضا الوظيفي ورضا العملاء.
2. مرحلة التخطيط:
وهي ثاني مراحل تطبيق إدارة الجودة الشاملة، التي يتم فيها استخدام المعلومات التي تم جمعها في المرحلة الأولى (مرحلة الإعداد)؛ لتنفيذ مرحلة التخطيط بنجاح. ويسخدم دائرة ديمينج المعروفة بـ (PDCA) وهي خطط، قر، نفّذ، راجع في التخطيط لمنهجية التنفيذ. ومن مهام التي تتم في هذه المرحلة:
- القيام بدراسة الحالة وهي البيئة الداخلية التي تمثل نقاط القوة ونقاط الضعف. والبيئة الخارجية التي تمثّل الفرص المتاحة والتهديدات المتوقعة.
- صياغة الرؤية التي سوف توضّح طموحات المنظمة.
- وضع رسالة المنظمة لتحديد سبب وجود المنظّمة.
- وضع الأهداف الاستراتيجية بعيدة المدى؛ حتى يكون انسجام بينها وبين الرسالة.
- تنفيذ البرامج التدريبية لفرق العمل المختلفة في المواضيع التي تخصّ الجودة.
- وضع خطط تنفيذ للمرحلة القادمة مع الأخذ بعين الاعتبار الموارد في المنظّمة.
3. مرحلة التنفيذ:
هو تحويل ما هو موجود على الورق إلى أرض العمل؛ أي التنفيذ الفعلي للخطط، حيث تقوم فرق العمل بإحداث التغيرات التي يحتاجونها من خلال أداء المهام للوصول إلى الأهداف المحددة. ومن مهام هذه المرحلة:
- بعد التدريب تبدأ عملية عملية التنفيذ على الواقع، حسب طبيعة النشاط.
- الدعم المالي من الإدارة العليا لإدارة الجودة الشاملة.
- قيام فرق العمل بتحديد طرق التحسين المستمر للعمليات في المنظّمة.
- حل الأخطاء الإدارية والفنية، فعند التنفيذ يتم مواجهة هذه الأخطاء. وبالتالي يجب على إدارة الجودة استخدام الأداوات المساعدة في حل الأخطاء الإدارية، مثل: خريطة السبب والأثر، تحليل بارتيو، خرائط الرقابة.
4. مرحلة الرقابة:
ويتم هُنا بناء نظام الرقابة في إدارة الجودة الشاملة الذي يناسب طبيعة النشاط، كما يتم فيها تحديد أساليب الرقابة التي سوف تستخدم في قياس الأداء ومدى نجاح المنظّمة في التطبيق لمنهجية إدارة الجودة الشاملة. ومن المهام التي تتم في هذه المرحلة:
- قيام المنظّمة بعملية التقييم الذاتي عن طريق العاملين فيها.
- الاعتماد على التغذية الراجعة من أراء العملاء على مدى تلبية احتياجاتهم.
- تدريب العاملين على استخدام أساليب الرقابة.
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتعديل الأخطاء.
- توفير البساطة وتقليل التكلفة والقدرة على كشف الأخطاء.
5. المرحلة المتقدمة:
وهو تطبيق المنهجية لإدارة الجودة الشاملة بصورة ممتازة، تجعل المنظّمة قدوة لمنظّمات الأعمال الأخرى. ومن المهام التي تتم في هذه المرحلة:
- قيام المنظّمة بدعوة المنظّمات الأخرى لتشاهد الإنجازات التي حققتها.
- نشر التجارب والنجاحات التي تحققت.
- المشاركة في المسابقات الدولية والمحلية لإدارة الجودة الشاملة.
- توضّح للعاملين الذين كان لهم دور في تطبيق إدارة الجودة الشاملة، على التحفيير الإيجابي الذي قاموا به.
