مفهوم تقديم الموظف الجديد للعمل لتحقيق الأهداف والمسؤولية

يشعر بعض الموظفين الجدد بتوتر عندما يلتحقون بالعمل الجديد في المنظمات، ويتراود لذهنهم مجموعة من التساؤلات عن طريقة اندماجهم وتكيفهم مع زملائهم الجدد.

مفهوم تقديم الموظف الجديد للعمل

حتى يتم تخفيف القلق الذي يتعرض له الموظف الجديد يجب أن تهتم المنظمات بإنشاء برنامج لتجهيز الموظفين الجدد، هذا البرنامج يجب أن يهتم بتزويد الموظف الجديد بالمعلومات الرئيسية عن المنظمة التي سوف يعمل بها، وفي الغالب ما تتعلق هذه المعلومات بالقواعد والإجراءات المرتبطة بالعمل، وهذا يجعله أن يبدأ العمل دون أن يشعر بالاغتراب في بيئة عمله الجديدة.

وقد عرف الكثير من مفكرين إدارة الموارد البشرية أن عملية تقديم الموظف الجديد هو عملية تهيئة وتجهيز للموظفين الحديثين وتزويدهم بالمعلومات الرئيسية التي يحتاجون لها؛ لمساعدتهم في القيام بوظائفهم الجديدة كما هو مطلوب، وعُرفت أيضًا أنها عملية هدفها تقديم المساعدات للموظف الجديد للتعرف على المنظمة وعلى الوظيفة وعلى الإدارة والقسم الذي سوف يتبع له، وتقديم المعلومات التي يتطلبها حتى يؤدي الأعمال المطلوبة منه.

أهداف تقديم الموظف الجديد

عندما تتبنى المنظمة برنامج فعال لتقديم الموظف الجديد، سوف تحقق مجموعة من الأهداف، ومن هذه الأهداف الآتي:

• التخلص والتقليل من شعور التوتر والقلق لتحقيق الاندماج بشكل سريع مع المنظمة والزملاء وبيئة العمل.

• رفع مستوى الروح المعنوية للموظف عن طريق إيجاد الألفة والاندماج بين الموظف والوظيفة.

• زيادة مستوى الانتماء للموظف الجديدة ورفع مستوى الالتزام لتحقيق غايات المنظمة والرغبة في الاستمرار بالعمل.

• تبسيط عملية التعليم، وتقليل تكلفة التدريب والتطوير.

• رفع مستوى الإنتاجية وفعالية الموظف بأكثر سرعة ممكنة.

الفوائد التي يحققها برنامج تقديم الموظف الجديد

• يكون مقبول من جانب الزملاء في العمل بأقصى سرعة ممكنة.

• الشعور بالراحة والاطمئنان في العمل.

• تسهيل من فهمه لطبيعة وأهمية الدور الذي سوف يقوم به في تحقيق غايات المنظمة.

• يبسط من اندماجه ضمن فريق عمل المنظمة، هذا بالتالي يقلل الصراعات بين الموظفين الجدد والأقدم.

• اختصار الوقت اللازم للإجابة عن أسئلة عديدة تثار في ذهن الموظف الجديد.

مسؤولية تقديم الموظف الجديد

يهتم برنامج تهيئة الموظفين الجدد على تقديم الموظف الجديد لثلاثة أطراف هي: المنظمة، القسم الذي سوف يعمل به، الوظيفة التي سوف يقوم بها، السؤال الأول هو من يتحمل مسؤولية تقديم الموظف الجديد  للعمل؟ في الحقيقة هذه المهمة قد يقوم بها المدير أو المشرف المباشر للموظف الجديد، أو يقوم بها مدير إدارة الموارد البشرية، أو يقوم بها الأثنين مع بعضهما البعض.

في أغلبية المنظمات الكبيرة والمنظمات متوسطة الحجم تكون مسؤولية تقديم الموظف الجديد مسؤولية مدمجة بين مدير الموارد البشرية والمشرف المباشر، يقوم مدير الموارد البشرية بتقديم العنصر البشري الجديد للمنظمة لكي يعرفه بالنواحي المتعلقة بالسياسات العامة للمنظمة وأجور ومزايا الموظفين، وقواعد الأمن والسلامة المهنية.

بينما يقوم المشرف المباشر بتقديم العنصر البشري الجديد للإدارة وللوظيفة من أجل أن يتعرف بالنواحي المختلفة التي تكون مرتبطة بكل من القسم أو الإدارة التي سوف يعمل بها، والوظيفة التي سوف ينفذها، تلجأ بعض المنظمات الكبيرة إلى تطبيق نظام الرعاية، حيث يتولى أحد الموظفين القدامى الاهتمام بالموظف الجديد ومتابعته لفترة معينة في بداية عمله، لحمايته من أي عوائق في بيئة العمل وتقديم المساعدة في تكوين صداقات مع رفاقه، أما في المنظمات صغيرة الحجم فإن مهمة تقديم الموظف الجديد للمنظمة يقوم بها المشرف المباشر فقط.

إن عملية تهيئة الموظف الجديد مختلفة من منظمة لأخرى، إلا أن هذا الاختلاف لا يعتبر منتشر، في العديد من الحالات تبدأ هذه المهمة بقيام ممثل عن إدارة الموارد البشرية باصطحاب الموظف الجديد وتقديمه إلى المدير المباشر، الذي يقوم بتعريف هذا الموظف بمكان عمله وتوضيح محتويات العمل له، وفي الكثير من الأوقات تكون هذه الخطوة هي الأساس الذي يحدد نجاح الموظف أو عدم نجاحه.

قد تكون عملية الإعداد والتهيئة للموظفين الجدد عملية رسمية أو غير رسمية، إذا قررت المنظمة تقديم برنامج رسمي لتأهيل الموظف الجديد فإنها تكون عملية إعداد وتقديم تأخذ السمة الرسمية، وبالتالي المعلومات التي يحصل الموظف عليها عادة تتميز بأن تكون رسمية ومخططة ودقيقة، أما إذا قررت المنظمة عدم تقديم برنامج رسمي لتأهيل الموظف الجديد فإن عملية الإعداد والتقديم سوف تأخذ سمة غير رسمية، وبالتالي قد يحصل على معلومات غير رسمية وغير دقيقة.

وفي النهاية إن وظيفة تقديم الموظف الجديد وظيفة من وظائف إدارة الموارد البشرية، التي لها دور كبير في أن يقوم العنصر البشري بالوظيفة المطلوبة منه بشكل أسرع ومستوى إتقان عالي ليحقق الهدف من تعيينه.