Maysoon Nawasreh

يتمثل دور سكرتير الشخصية الهاتفية في دعم الرئيس، وفي ضمان حسن سير عمل لجنة الإدارة، حيث أن السكرتير تقع على عاتقه جميع الإعمال السرية داخل منشأة العمل.

قسم الهاتف هو أحد الأقسام المهمة في أعمال السكرتارية، والتي تدير مختلف المكالمات الواردة والصادرة للضيوف والأشخاص الآخرين في العمل ويُطلق عليها التبادل الهاتفي أو تبادل الفرع الخاص.

يعد سهولة توصيل الأفكار والاهداف والسياسات والبرامج لأفراد المؤسسة من انجح وسائل الاتصال، حيث أن سهولة التعامل وتبادل المعلومات بين الوحدات الإدارية يساعد في بناء علاقات ودية بين الاخرين.

تتمثل قواعد السكرتارية بالمسؤوليات الرئيسية المهمة وفي ضمان تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها، والاتصال بالرئيس للتخطيط للاجتماع.

يتعين على الشركة، وفقًا لنطاق أعمالها، إشراك فريق من مزودي خدمات السكرتارية حيث أن الشركات تكافح من أجل العثور على سكرتير الشركة المناسب بالنسبة للعديد من الشركات.

يحتفظ السكرتير بتفاصيل الاتصال محدثة، ويوثق المحاضر والتقارير، ويجمع سجلات الأسماء والعناوين المفيدة للمنظمة، والإبلاغ عن أنشطة المنظمة ويجب أن يتأكد السكرتير أن الاجتماعات تتبع طريقة محددة، مع مراعاة قواعد وأنظمة الشركة.

لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة، ولكن يجب إبلاغ Companies House إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة، ويجب عليك التأكد أن هذا يتوافق مع النظام الأساسي الخاص بك.

أن مفهوم السكرتارية وإدارة المكاتب جزء لا يتجزأ عن بعضه حيث أنها تعد كالقلب النابض في التحكم بسير الإعمال وانجازها ضمن الوقت المخصص لإتمام كافة الإعمال داخل الشركة.

يستخدم السكرتير بعد ذلك برنامج جداول البيانات لتنظيم البيانات المالية في تقارير مالية محددة ليقوم الرئيس التنفيذي للشركة بتحليلها والموافقة عليها.

أن أهم ما يتطلبه الأمر لتصبح سكرتيرا ناجحا أن تفهم كل ما هو متوقع منك في هذا الدور، والبحث عن فرص للذهاب إلى أبعد من ذلك وزيادة المهارات باستمرار، ومواكبة البرامج والتكنولوجيا الجديدة.

يؤدي الأمناء واجبات تتطلب استخدام آلات النسخ أو الماسحات الضوئية أو أجهزة الفاكس أو أجهزة الكمبيوتر وايضا استخدام الكمبيوتر ضروري لإجراءات المكتب، ويتم استخدامها لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها وإنشاء المستندات وتنظيم الجداول الزمنية وتحديث المستندات وجدولة ترتيبات السفر.

السكرتاريا التنفيذية تعتبر بأنها البُنية الأساسية في إدارة المكاتب، والسكرتير التنفيذي يقوم بمهام ووظائف مهمة في المكتب ومساعدة المدير على أداء أعماله بالشكل الصحيح مع إدارة الوقت.

تم تصميم إدارة المكاتب الحديثة لتلبية الطلب المتزايد باستمرار من المديرين التنفيذيين المدربين لمختلف المستويات الإدارية،

دور سكرتير الشركة مهم للعمل السلس للمؤسسة، كما يمكن للمهارات المناسبة أن تساعد السكرتير في أداء عمل أفضل والحصول على أفضل وظائف في عالم الشركات.