يجب على كل مؤسسة، أن تهتم بمن فيها من أفراد، سواء كانوا عاملين بأجر، أو متطوعين أو حتى عملاء، فلكل قطاع له قوانينه الخاصة في مجال الصحة والسلامة المهنية، ويشير بعضها بشكل خاص إلى المتطوعين والعاملين بأجر، لذا كان من الضروري فهم تلك القوانين وتطبيقها، بشكل متوازي مع قوانين المؤسسة وسياساتها وإجراءاتها.
التصميم السليم للوظائف التطوعية، يساعد في عملية التوظيف، ويعمل على تحقيق اﻷهداف المنشودة، وتحقيق احتياجات كافة الأشخاص المعنيين، بحيث لا يتم ترك هذه العملية لمدير البرنامج وحده فقط، بل يكون ناتج عن عمل فريق كامل، كما أنَّ للموظفين دور هام باﻹسهام في هذه المعلومات، التي ستنتج منها الوظائف بالشكل الصحيح.
هناك العديد من الأطراف المهمة في عملية مشاركة المتطوعين، من أبرزهم أعضاء مجلس اﻹدارة، الذين يحددون اتجاهات المؤسسات غير الربحية، باﻹضافة إلى الإدارة العليا في كل من الوزارات الحكومية والمؤسسات الربحية، التي تحتوي على متطوعين، من خلال تحديد مواقعهم ودعمهم بشكل كامل، وزيادة جهود المتطوعين.
فتح المجال للراغبين بالتطوّع، يزيد من أعداد المتقدّمين للعمل كمتطوّعين، كون معظم الذين يعملون في الأعمال التطوعية هم من فئة الشباب، فيقومون بحث بعضهم البعض على المشاركة في الأعمال التطوعية، للتعرف على المجتمع وتمضية الوقت، والبحث عن وظيفة محتملة.
يُعَدّ التقييم جزءاً من منهج شامل ﻹدارة أداء كافة العاملين، ونعني في هذه الحالة المتطوعين في العمل التطوعي.
من أشكال الدعم المستمر في العمل التطوعي: عقد اجتماعات رسمية منتظمة بين الحين والآخر، يتم من خلالها مناقشة وحل مشكلات محددة يتم عرضها بشكل واضح.
ينطوي اﻹشراف الفعّال، على الدعم والتقدير وإدارة اﻷداء وتقدير المتطوعين، ويندرج كل ذلك تحت عمل ومسؤوليات مدير البرامج التطوعية، وفي بعض المؤسسات الكبيرة، يمكن تفويض أحد العاملين المسؤولين عن المتطوعين، ضمن وحدة أو مشروع للقيام بهذه المهام.
من متطلبات فريق العمل التطوعي الفعال: اعتبار أنَّ كل شرائح العاملين في الفريق، زملاء يعملون لتحقيق هدف مشترك.
إنَّ سلوك كل المتطوعين، والعاملين بأجر، وأعضاء مجلس اﻹدارة، وكبار المديرين تجاه بعضهم البعض، يؤثر على ثقافة المؤسسة وينعكس على ممارساتها.
نظرية الدور في العمل التطوعي تهتم بأدوار الأفراد الذي يقضيها في نشاطاته، أو في أعماله التطوعية، باعتبار الدور هو أحد عناصر التفاعل الاجتماعي، وهو أنماط متكررة من خلال الممارسة التي يكسبها، بحيث ينفّذها اﻷشخاص في مواقف مُحددة، وهذا يوضح الدور المهم الذي يُحققه المتطوع في تنشيط اﻷعمال التطوعية، والنهوض بمساعدته لسدّ احتياجات اﻷفراد والجماعات.
إنَّ النظرية التبادلية هي من النظريات التي حظيت بأهمية ومتابعة لتطويرها، حيث أنَّ الكثير من الباحثين المختصين، وسَّعوا إطارها لتحتوي على المستويات البنائية والثقافية في المجتمع، والعلاقة التبادلية بين الفرد والمجموعة، وبين المجموعات بعضها مع بعض، والتي تعتمد على اﻷنماط والقيم الاجتماعية السائدة في المجتمع.
امتدّ مجال العمل التطوعي ليحتوي على العديد من المجالات، التي لم تكن لها اعتبار أو أهمية منذ القدم، نظراً لتطور وضوح العمل التطوعي، وتوسيع اﻷهداف والغايات في العمل التطوعي، وزيادة الاحتياجات الجديدة، التي نشأت مع تطور الحياة في مختلف أبعادها.
يُعَدّ العمل التطوعي من أهم مقومات التنمية الاجتماعية والاقتصادية، في أي مجتمع من المجتمعات، بل يعتبر من أهم مقومات التنمية بمفهومها الكامل، لهذا يجب تنشيط العمل التطوعي في أي مجتمع وتعزيزه.
على الرَّغم ممَّا تُحققه ثقافة العمل التطوعي في مختلف المجتمعات، وما يحتويه من مخزون ثقافي وأخلاقي مُحفّز، للإندماج في مجالات الأعمال التطوعية، إلّا أنَّ المشهد العام في مجتمعاتنا، هو تدني التفاعل مع مجالات العمل التطوعي ومؤسساته ولجانه.
إنَّ حاجتنا إلى جعل العمل التطوعي ثقافة مجتمعية، تنشأ من خلال المؤسسات الاجتماعية اﻷولى، التي تعمل على ممارسة عملية التنشئة والبرمجة الاجتماعية منذ الصّغر، التي يفوق تأثيرها أثر مؤسسة اجتماعية أخرى، لكونها تقوم على كفاية احتياجات اﻷفراد العقلية المعرفية والعاطفية، بالإضافة إلى غرس أساليب التعامل الاجتماعي، ومعايير اﻷداء بما يكفل لهم القيام بأدوارهم الحياتية.
تكمن أهم عوامل نجاح المؤسسات في العمل التطوعي في الرغبات الصادقة من المتطوعين عند قيامهم بالعمل التطوعي، وأيضاُ في وضع الأهداف، أي يجب أن تكون أهداف المؤسسة التطوعية مبنية على الوضوح.
ظهر في الأعوام اﻷخيرة في العمل التطوعي، اتجاهاً تطوعياً أخذ في الصعود، حيث يتمثل في نشاط المتطوعين الذين يسافرون خلال عملهم التطوعي بما يُسمى السياحة التطوعية.
تتنوع دوافع الأشخاص الراغبين في التطوع باستمرار، فالقليل من متطوعي اليوم يستمر في العمل في مؤسسة واحدة مدى حياته، وهناك الكثير من مؤسساتنا التقليدية، التي تعودت على استخدام هذا النوع من المتطوعين طويلي اﻷجل، نقصاً في عدد اﻷعضاء المتطوعين لديهم بلا أدنى شك.
تستفيد الدوائر الحكومية من وجود العمل التطوعي، بصورة كبيرة تماماً كاستفادة مُتلقي الخدمة، فالجهات الحكومية تريد تعزيز التعاون المجتمعي، وإعطاء الفرصة للمواطنين لخوض مواقف جديدة بأنفسهم، مثال على ذلك: المتطوعون الذي يخدمون في اللجان الاستشارية فلدى هؤلاء المتطوعين الكثير لكي يقدموه للمجتمع.
تتوقف القرارات المتعلقة بأي عمل، الذي ينبغي إتمامه من قِبَل المتطوعين، أو العاملين بأجر، على طبيعة الحالة ومصالح جميع اﻷطراف المَعنية.
تعتمد نوعية أسلوبنا المعيشي، بصورة كبيرة على قدرتنا على اﻹحساس بأنَّنا جزء من المجتمع، عن طريق ما نساهم به من أعمالنا التطوعية، وتقديرنا للعمل بأشكاله المتنوعة، وذلك من خلال وصولنا إلى الموازنة ما بين وقت الترفيه والعمل بأجر والعمل بغير أجر.
إنَّ عدم المساواة في توزيع حصص العمل في القطاعات، أصبحت مشكلة للمجتمع بأكمله، فهناك الكثير ممَّن يعملون مقابل الأجر، كما أنَّ العمل يتطلب منهم ساعات كثيرة للغاية، بينما اﻷشخاص الباحثين والراغبين في العمل، لا يستطيعون الحصول على عمل بأجر، ويشعرون بأنَّهم أشخاص مرفوضين ومنبوذين من قبل أفراد المجتمع ككل.
ينبغي أن تكون إدارة برامج العمل التطوعي متلائمة، ليس فقط مع قيم اﻹدارة، بل مع قيم التطوع إيضاً. لكي يتم ضمان توافق القيم مع تحقيق اﻷهداف، يلزم الأمر أحياناً التوازن بين ما نرغب في تحقيقه وبين ما يمكن تحقيقه، مثلاً قد ننظر إلى اﻹجماع التام كقيمة تستحق السعي وراءها، ولكن قد يتطلب ذلك سلسلة طويلة ومملة من الاجتماعات التي لا تنتهي إلى قرار معين، ففي مثل هذه الظروف، ينبغي تبني سياسة مختلفة لاتخاذ القرار، مع مراعاة عدم إغفال المداولات المهمة.
تتطلب إدارة العمل التطوعي نوعاً خاصاً من الاستعدادات والمجهودات القيادية، للقيام بواجبات إدارة المتطوعين في أوقات مختلفة، كما أنَّ المتطوعين لهم دوافع ومهارات وواجبات مختلفة.
بقي النقاش مستمراً ﻷعوام حول استخدام كلمة "إدارة" للتعبير عن عملية اﻹشراف على المتطوعين.
يحدث النزاع عندما تختلف الاحتياجات ووجهات النظر والسلوكيات، وكذلك عندما تختلف القيم بين اﻷفراد والجماعات، وإذا تمَّ تناول النزاع بشكل جيد، فإنَّه يمكن أن يؤدي إلى تحليل مناسب للموقف، من قبل كافة الأفراد المعنيين، ويؤدي كذلك إلى توضيح الأفكار، وهو الأمر الذي من شأنه أن يؤدي في النهاية إلى تحقيق نتائج مفيدة جديدة.
لا يجب أن نخلط بين التفويض، واستغناء الشخص عن وظيفة لا يحبها أو يعتبرها مجهدة، فباﻷحرى يشتمل التفويض على تكليف مقصود للآخرين بمهمة، أو تفويض جزء من عمله لشخص آخر أو مجموعة أخرى، ولكن المسؤولية النهائية ستكون على عاتق مدير البرامج التطوعي.
إنَّ مديري البرامج التطوعية الأكفاء، يعتبرون التشاور أمراً واجباً، كما يعتبرون التفويض، فرصة لتوزيع أعباء العمل، وتشجيع الآخرين على تحمل المسؤولية، وزيادة إنجاز الأهداف الموضوعة.
يتمثل التطوع من أعمال الخير التي تقدّم للآخرين، بغض النظر عن العمر أو النوع أو مستوى المهارة أو الثقافة أو الجهود الجسمية والفكرية.
نظراً لأهمية اﻷنشطة الخيرية في المجتمع؛ فإنَّ الدولة تقوم على رعاية العمل التطوعي، وتهتم وتركز عليه، كما تقوم على مساندته، وتؤكد على أهمية العمل التطوعي، وتُبرِز على أنَّ العمل التطوعي له مكانته في التنمية الاجتماعية.
