إدارة الأعمال

دراسة وتصميم المكتب هي دراسة الخطة لترتيب المكتب، وتوضّح هذه الخطة موقع الإدارات والأقسام وترتيبها في المنظّمة وموقع الموظفين والأثاث والآلات المكتبية.

تحليل خريطة توزيع الأعمال هي إحدى خطوات إعداد خريطة توزيع الأعمال، فتأتي بعد تدريب المشرفين وجمع المعلومات عن واجبات الموظفين وإعداد الخريطة.

يوجد مكاتب وغرف من الضروري أن تتوفر في المنظّمات بسبب الحاجة الضرورية والملحّه لها، وغرفة الاجتماعات هي من غحدى هذه الغرف الضرورية للمنظّمات وخاصة المنظّمات الكبيرة.

المنظّمات والشركات الكبيرة تحتاج إلى من يرحّب بضيوفها والمستفيدين منها وينظم أمور الدخول والخروج منها، ولهذا تنشئ المنظّمات ما يُسمَّى بغرفة الاستقبال.

يوجد داخل المنظّمات مجموعة من أنواع المكاتب ومن هذه المكاتب المكاتب الخاصة، للمكاتب الخاصة مجموعة من الأسباب التي تسدعي إنشائها.

عملية الترتيب الداخلي بالمكتب لا تحدث بطريقة عشوائية غير منظمة بل لها مجموعة من الخطوات المتسلسلة التي يجب اتباعها للحصول على الهدف من الترتيب الداخلي للمكتب.

عند القيام بترتيب المكتيب يوجد مجموعة من المقاييس النموذجية في الترتيب؛ حتى نحصل على سير العمل بطريقة المناسبة ونستغل مساحة المنظّمة بالطريقة المفيدة.

يوضّح التصميم الداخلي للإدارة الخطة التي تُتَّبع في ترتيب أماكن الموظفين وأماكن قطع الاثاث والآلات المكتبية الأخرى، حيث أن ترتيب المكتب مهم جدًا فيجب مراعاة مبادئ التصميم للمكتب.

إعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية لها مجموعة من الخطوات لإعدادها فإن المحلل الإداري إلى خرائط للحصول على المعلومات التي تساعده في عملية إعداد خريطة تصميم المكتب الإجرائية.

خريطة تصميم المكتب (الإجرائية) هي من أحد الخرائط المهمة والضرورية التي يتم إعداها في المنظّمات التي لها دور في تنيظم أعمال المنظّمة.

يوجد ثلاثة أنواع من أساليب سير العمل في المكاتب ولكل أسلوب له ما يميزه وله عيوب، ويطبق في المكاتب عادة أحد هذه الأساليب أو أكثر ويعتمد اختيار أسلوب سير العمل.

العديد من الأفكار التي يجب عليك كرائد في مجال الأعمال أن تأخذ وتقتدي بها والتي غالباً ما ستجعل منك مستثمر ورجل أعمال ناجح بامتياز.

هناك بعض الإرشادات الضروية من المفترض تطبيقها عند تصميم أو إعادة تصميم الإجراءات في المنظمة؛ للحصول على الهدف الأساسي من إجراءات العمل.

للإجراءات مبادئ وقواعد محددة يجب أخذها بعين الاعتبارعند تصميم أو إعداد تصميم الإجراءات، وحتى يتم الحصول على الهدف من الإجراءات يجب أن يتم تطبيق هذه المبادئ.

عند القيام بعملية تبسيط إجراءات العمل لا تحدث دون تخطيط لها ولا تحدث دون مراحل متسلسلة للقيام بها، فهي تمر بمجموعة من المراحل المتتالية حتى يتم تنفيذها بالطريقة المطلوبة والوصول للهدف.

قبل أن يتم البدء في تنفيذ برنامج تبسيط إجراءت العمل يجب ان تتم المةافقة عليه وعلى تنفيذه من قبل الإدارة العليا في المنظّمة، فتتبنى الإدارة العليا هنا تطبيق البرنامج.

استخدامه لمدة طويلة فتُعقد وتكثر الشكاوى منها، تتحوَّل الفوائد إلى أضرار وتصبح بعدها هذه الإجراءات عبئًا على المنظّمة، هنا تحتاج إلى تبسيط إجراءات العمل.

إجراءات العمل مع استخدامها لمدة زمنية طويلة قد تصبح أكثر تعقيدَا، ويصبح منفذوها كثيرون الشكوى عند تطبيقها فتتحول فوائد الإجراءات إلى عيوب.

إجراءات العمل ذو حدّين حسب كيفية استخدامها فقد تستخدم بطريقة سليمة وتحقق للمنظّمة فوائد، قد تستخدم استخدام بطريقة غير سلميو وتحقق بعض العيوب للمنظّمة.

لضمان الاستمرار في تحقيق النجاح يجب على رجل الأعمال إدراك بعض الأمور الأساسية الهامة والمتعلقة بالأعمال التي ينوي القيام بها لذا يجب أخذ بعين الاعتبار العديد من الأمور الأساسية الهامة.

بعد أن ينتهي المحلل من رسم خريطة سير الإجراءات، يقوم بعدها بتحليل الخطوات الحالية التي تمّر فيها الإجراءات، ثم يقوم المحلل أولأ بتحليل خطوات العمل.

مهم رسم خريطة سير إجراءات العمل العادية يجب يتطلب من المحلل الإداري للقيام بها أن يقوم بزيارة القسم الذي تتم به إجراءات هذه المعاملة، ويقوم بمتابعة الإجراءات.

لتتم مهمة تسهيل الإجراءات ومتابعتها خلال سيرها في الخرطة فهناك نموذج يكون مطبوع وجاهز لخريطة سير الإجراءات العادية.

تساهم خريطة سير الإجراءات في تتبع الخطوات التي تمر بها المهمة (المعاملة) منذ أول خطوة حتى النهاية، يوجد نوعين من خرائط سير الإجراءات خرائط سير العمليات العادية.

كذلك يقدم رواد الأعمال العديد من النصائح والتي تُعتبر حصيلة خبراتهم العملية وعصارة الأفكار والنتائج التي حصلو عليها على مرالسنين.

تحقق الإجراءات البسيطة للأعمال أهاف وفوائد عديدة للمنظّمة، فهي تعمل على تقليل النفقات بل تعمل على رفع الفاعلية والكفاءة أداء الأعمال في المنظّمة.

تنشأ منظّمات الأعمال بموجب ما سوف تقدمة من منتج أو خدمة بعد الموافقة على من الجهات الرسمية عليها، وبعد الموافقة على إنشاء المنظّمة يتم تحديد الأهداف العامة للمنظّمة.

يتم القيام بالأعمال الروتينية على شكل خطوات متسلسلة من الخطوة الأولى ثم الخطوة الثانيوو وتليها الثالثة حتى يتم الوصول للخطوة الأخيرة وإنجاز العمل.

بعد قيام الرئيس الإداري أو المنظم بتصميم الهيكل التنظيمي للمنظّمة حسب القواعد والمبادئ التنظيمية، يجب أن لا يتصور بأنه قدّ وصل لمرحلة الكمال.

التنظيم غير الرسمي لا تقوم إدارة المنظّمة بتكوينه وإنشائه فلذلك هو ذو حدين قد يعود على المنظّمة بمجموعة من الفوائد وأيضًا يعود بمجموعة من العيوب على المنظّمة.