تقضي الإدارة الصحيحة للمخازن وجوب تأمين دليل للأصناف التي تم تخزينها، ويحتوي على توضيح وصفي لكل الأصناف ورمز داخلي مخصص لكل منها، وقد يكون نظام الترميز بناءً على الحروف أو الأرقام أو الأثنين مع بعضهم البعض، مما يساهم في تسهيل وتسريع في التعامل معها.

 

الرقابة على المخزون حسب الأهمية النسبية للأصناف

 

تحوي المخازن في العادة على عدد كبير من الأصناف تختلف فيما بينها بمقدار المستثمر في المخزون أو قيمة الاستعمال السنوية، حيث يتم مشاهدة في بعض الأوقات أن نسبة قليلة من المخزون سوف تتأثر بالقسم الأكبر من قيمة المخزون، أو تحظى بأعلى نسبة من الاستعمال السنوي لكل الأصناف فنلاحظ في المشاريع مثلاً أن (15 %) من مجموع الأصناف لديها استعاب بمقدار (80 %) من إجمالي قيمة الاستخدام بينما (85 %) من الأصناف لا يكون لديها استيعاب إلا لـ (20 %) من هذه القيمة.

 

ولذلك يجب أن يتم تحديد الأهمية النسبية للأصناف بهدف الرقابة على المخزون، وهذه الطريقة تُسمّى بطريقة (أ، ب، ج) أو نظام الرقابة الأبجدي (ABC, Control) حيث يتم تقسيم أصناف المخزون إلى ثلاثة من الفئات، تُعطى الفئة الأولى ذات الأهمية الرمز (أ) وهي الفئة التي يجب أن تخضع لأعلى درجات الرقابة المحكمة، بينما تعطي الفئة الثانية الرمز (ب) وتأخذ قدر معتدل من الرقابة، أما الفئة الأخيرة (ج) فيكون خضوعها للرقابة في أبسط أشكالها وأدنى حدودها.

 

يعتمد التصنيف المذكور أعلاه على قيمة الاستعمال السنوي من الصنف، وكذلك إلى مدى تعرضه للتقادم أكثر من غيره. فإذا رغبنا برقابة المخزون بمستوى مقبول من الفعالية فإنه وقبل وضع أي نظام للرقابة على المخزون يجب علينا أن نقدم إجابة  على الأسئلة التالية:

 

  • ماذا نريد أن نراقب؟

 

  • هل نود مراقبة كمية المخزون أم نراقب القيمة؟

 

الرقابة على الكمية/ الوحدة

 

الرقابة على الكمية الوحدة هدفها الرقابة على الكمية (الوحدة) وهو إعطاء المخازن الأهمية الضرورية والملائمة الكل صنف من أصناف المخزون، وسهولة الوصول إلى المعلومات المتنوعة حوله، وهنا يتم التأكيد على عدد الوحدات للأصناف محل الإقامة. ومن هنا فإن مدخل الكمية إنما يقوم بتحديد ومراقبة الكميات الداخلة والخارجة من كل صنف من الأصناف إلى المخازن، ولكن قد يكون المخزون متوازن من حيث عدد الوحدات اللازمة من المواد، ولكنه يكون غير متوازن من حيث المبالغ التي يتم استثمارها فيه، مما يجبرنا على الرقابة على المخزون عن طريق القيمة.

 

الرقابة عن طريق القيمة

 

هناك تفاوت واضح بين أهمية الكمية وبين القيمة التي تحويها المخازن؛ لأن العديد من الأصناف المخزنة قد تكون غالية السعر، ومن هنا توضّح أهمية الرقابة بأسلوب القيمة للحفاظ على رأس المال العامل، ويكون بالربط بين الكمية والقيمة في المخرون، فدخل القيمة يقوم بتقديم المعلومات عن قيمة المخزون للأغراض المالية.

 

طرق الرقابة على المخزون عن طريق القيمة

 

تتمثل طرق الرقابة على المخزون عن طريق القيمة بمراقبة الآتي:

 

1- قيمة المخزون، وهنا يجب من تحديد قيمة الأصناف المتنوعة التي تدخل في حساب المخازن وهل تتتطابق مع قيمة المخزون التي لديها رغبة في الإبقاء عليه والتي تلعب في العادة إلى معدل دوران المخزون.

 

2- حسابات المخزون السلعي،  وهنا يجب من تواجد حسابات للمخزون تقوم بتوضيح قيمة الأصناف المتنوعة في أي وقت من الأوقات، ويتم استخدام هذه الحسابات لأهداف الرقابة فتقوم بتوضيح المخزون پالرصيد والكمية والقيمة للأصناف وأيضًا فيما إذا كان المخزون الكلي أعلى من المطلوب أم لا، وكذلك متابعة الرصيد حسب الأصناف من الأنواع المختلفة.

 

3- تقارير المخزون، وهي عبارة عن تقارير دورية التي يتم تقديمها لمدير المخازن عن الرصيد، والتي تقوم بعكس المعلومات عن معدل الاستهلاك والارتباطات المتنوعة مع الموردين وقيمة المخزون حيث يتم إتاحة المراقبة لمستوى الأصناف المتنوعة وتعدلها حسب اللازم.

 

نظم الرقابة على المخزون

 

يمكن أن تتم الرقابة على المخزون بأساليب متعددة وبناءً على المعيار الذي يتم الاعتماد عليه، ويمكن تقسيم نظم الرقابة إلى ما يلي:

 

1- الرقابة بالاعتماد على مصادر البيانات، وتقسم إلى:

 

    • الرقابة المعتمدة على سجلات وأرصدة الدفاتر.

 

    • الرقابة من خلال المعاينة والجرد الفعلي.

 

2- الرقابة بالاعتماد على التوقيت الزمني، وتقسم إلى:

 

    • أنظمة الرقابة التي تكون بشكل مستمر، وتتضمن مراقبة الحد الأدنى والحد الأقصى للمخرون، والرقابة بوعائين أو ثلاثة أوعية.

 

    • نظم الرقابة الدورية، وتتم بناءً على تعيين مستويات حد الطلب بالنسبة للأصناف المتنوعة حيث يعاد الطلب منها بكمية تم تحديدها سابقًا، أو عند نقطة إعادة الطلب وتتمثل في الطلب الدوري والجرد الدوري.