موظفي ومدراء المكاتب في الإدارت لهم دور كبير على تنظيم الأعمال وإنجازها، ولكي يحققوا الهدف المرجو من هذه الوظيفة يجب أن يتميزوا بمجموعة من المهارات حتى يكون لديهم دور فعّال.
المهارات الإدارية لموظفين ومدراء مكاتب الإدارت الحديثة:
- الاهتمام بالإدارة العليا، والإدارة العامة، والإدارة المالية، والإدارة التنفيذية والإشرافية، وإدارة الموارد البشرية، وإدارة التدريب والتطوير، وهذا بناءً لِما تمَّ ترتيبه والتخطيط له والتنظيم له بشكل متتناسق والعمل على تنظيم العلاقات بين الأقسام والإدارات المتنوعة.
- الفهم والاستيعاب للمعاني المقصودة من تطبيق عمليات الإدارة وطرق التنظيم الإداري والعملي، مع الإخلاص للإدارات والولاء الوظيفي للإدارت والوحدات الإدارية المتنوعة.
- أن يتمكن موظفي السكرتارية التنفيذية من علم الإدارة، وأن يكون لديهم القدرة على تطبيق القوانين والأنظمة لعلم الإدارة، وأن يكون مدراء المكاتب في مكاتب السكرتارية التنفيذية يتميزون بالمهارة والإبداع في تخصص ومجال علم الإدارة.
- أن يفرق المدراء بين فروع علم الإدارة وتخصصاته، فيجب أن يتم الاهتمام بإدارة الأعمال وعلى الإدارة العامة وعلى إدارة الموارد البشرية وإدارة التسويقوإدارة الأزمات.
- أن يقوم المدراء بتحديد العمليات الإدارية والقوانين الإدارية والأنطمة العامة واللوائح المتعلقة بالأعمال الإدارية، والعمل على التقسيم والتوضيح للعمليات الإدارية.
- العمل على تحديد ومعرفة وتوضيح الوظائف الإدارية، والأقسام الإدارية والفروع والوحدات الإدارية ووضع القوانين والأنظمة واللوائح لهذه الوظائف.
- يتوجب عليهم معرفة وتحديد ما هي خصوصيات وأعمال الإدارات لكل وحده، فيتم تحديد اللوائح والأعمال والأنظمة التي تكون متخصصة بكل إدارة وقسم وفرع، وتكون متخصصة أيضًا لكل وحدة ولكل مكتب ولكل موظف.
- أن يكون مُتقن ومبدع ومتمكّن من العلوم الإدارية والعلوم الحديثة وكل العلوم المعاصرة، مثل علم النفس وعلم البرمجة اللغوية العصبية وعلم الإقناع وعلم الإيحاء وعلم التسويق الدولي والعالمي المعاصر، وعلم التجديد الفكري والتطوير الإداري والتنمية الذاتية والتنمية البشرية.
- معرفة الأسرار العملية للخطط وطريقة وضع الخطط وكيفية تحديد الأهداف وترتيب الأولويات.
- القدرة على صياغة الخطط ووضع الخطة العلمية والعملية والمالية والتدريبية والتجارية ووظيفية وإدارية، والتمكّن من تجاوز الصعوبات والقدرة على مواجهة العقبات الإدارية والعقبات المالية.
- تحديد الأعمال والعمل على توزيع الوظائف وتقسيم المهامات الإدارية، ووضع الأنظمة الخاصة لعملية الرقابة والمتابعة والإشراف والتنفيذ.
- المقدرة على استلام إدارات عليا وإدارات المشاريع وإدارات وأقسام وهيئات ووحدات إدارية متنوعة.
- قيام المدراء وموظفين مكاتب السكرتارية التنفيذية بوضع البرامج والخطط، وتحديد ومعرفة الموارد المالية وتحديد المواعيد العملية لبدء تنفيذ المشاريع وتاريخ الانتهاء منها.
- قدرتهم على التكيف مع الظروف البيئية المحيطة والمرونة في تعديل بعض الخطط والأهداف.
- العمل على ترتيب الأولويات وتحديد الأهداف والبدء في العمل وتنفيذ الأعمال وتطبيق القوانين الإدارية.
- أن يكون لديهم القدرة على التخطيط الاستراتيجي ووضع وصياغة الخطة المكوّنة من اتجاهات كثيرة، ومراحل وخطوات تبين مدى دقة العمل الوظيفي والإداري الذي نحن فيه.
- أن يكون لديهم القدرة على التحليل للأمور وحل المشاكل وتجاوز العقبات، والعمل على رفع التقارير والحصول على المعلومات والتنبؤ بالمستقبل وما يمكن أن يحصل.
- أن تتوفر لديه مهارة التخطيط الإداري والقيام بعملية التخطيط الاستراتيجي، وأن يصيغ الأهداف وأن يضع الخطط المستقبلية.
- أن يكون لديه القدرة على التنظيم الإداري وتنظيم الأعمال، وترتيب المهام والواجبات وتنظيم الوحدات والأقسام والفروع الإدارية ويقوم بتعيين الموظفين وتثبيت الموارد البشرية والاهتمام بهم.
- أن يتم تخصيص مجال للإهتمام بعمليات المراجعة والمتابعة والتغيير والتعديل الإداري والوظيفي.
- تحديد الأولويات وتقسيم الأعمال وتوزيع الأدوار.
- العمل على تنظيم المكاتب الإدارية والأعمال الوظيفية.
- أن يتم وضع أنظمة خاصة بوظيفة التوجيه وكيفية إصدار الأوامر وتحديد اللجان التنفيذية واللجان الإشرافية.
- تحديد الطرق واللوائح المتعلقة بأساليب ووسائل وأهداف الاتصال الفعّال والتواصل البناء، وكيف يمكن تحفيز الهمم في نفوس الموظفين.
- القيام بالعمل بطريقة مباشرة وتنفيذ الأعمال بأسلوب واضح والمتابعة لتنفيذ الأعمال.
- العمل على تحديد ووضع لوائح الرقابة الإدارية الجيدة والناجحة والتي تتصف بالكفاءة، في ظل معالم الإدارات الحديثة والمعاصرة.
- القيام بعمليات التغيير والتعديل والتبديل من الخطط والأهداف والقرارات الإدارية والوظيفية على حد سواء.
- معرفة الأسباب والمشاكل وعلاج هذه المشاكل وثم العمل على حل الصعوبات، وتخطي العقبات وإيجاد أنظمة وقائية للتخلص من المشاكل والتتبوء بالمصاعب والمتاعب المتوقعة الحدوث.
- تخصيص وتحديد أقسام ومدراء وموظفي الإدارات المختلفة من الإدارة العليا، الإدارة العامة، الإدارة المالية، إدارة الموارد البشرية، إدارة التسويق، إدارة التدريب والتطوير، إدارة الإنتاج، إدارة الخدمات، إدارة المشتريات، إدارة المخازن، إدارة العلاقات الخارجية والعامة والإدارة الإشرافية والتنفيذية.
- القدرة على صنع اجتماع إداري ناجح للموظفين والمدراء في الوحدات الإدارية.
- تحديد الجهة الخاصة في السكرتارية التنفينية لتقوم بمتابعة الإجتماعات وتكون مسؤولة عن إدارة الاجتماعات.
- تطوير الموارد البشرية والعمل على تطوير مستواهم العملي والعلمي والثقافي، وتثقيفهم في أمور وقضايا ووسائل الإبداع والإقناع ومهارات العرض والإلقاء، وطريقة الاستماع المناسب والجيد وكيفية النقد البنّاء ومبادئ الحوار الهادف.
