عندما يكون العميل غاضباً أو غير راضٍ عن الخدمة، يمكن أن يساعدك مركز مكالمات واردة جيد في تحويله مرة أخرى إلى عميل مخلص، حيثُ أنّ رضا العملاء هو أحد أهم الأشياء لنجاح أي شركة، إذا كان عملاؤك سعداء وراضين بخدمتك، فمن المُرجّح أن يستمروا في إجراء عمليات الشراء، من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي خطأ واحد أو تجربة سلبية إلى إيقاف تشغيلهما مدى الحياة، حيثُ أنّهُ عندما يعاني العميل من تجربة سيئة، من الضروري حل شكواه بأسرع وقت ممكن، حتى لا تفقده كعميل.
ما هو مفهوم العميل؟
العميل: هو فرد أو عمل تجاري يقوم بشراء سلع أو خدمات شركة أخرى، العملاء مهمون لأنّهم يدفعون الإيرادات وبدونهم الشركات ليس لديها ما تقدمه، حيثُ أنّهُ تتنافس معظم الشركات التي تواجه القطاع العام مع شركات أخرى لجذب العملاء، إمّا عن طريق الإعلان عن منتجاتها بقوة أو عن طريق خفض الأسعار لتوسيع قواعد عملائها.
استراتيجيات مركز الاتصالات الواردة للتعامل مع شكاوى العملاء
يوجد لدى مراكز الاتصال الواردة الناجحة استراتيجيات وطرق للتعامل مع شكاوى العملاء، فيما يلي بعض من الاستراتيجيات التي
تستخدمها مراكز الاتصال الواردة لمعالجة شكاوى العملاء، وهي كما يلي:
التعامل مع العملاء شخصياً
عندما يكون لدى العملاء شكوى، فإنّهم يريدون سماعها ومعرفتها بأنّهُ يتم معالجتها، هذا هو السبب في أنّهُ من المهم دائماً التواصل شخصياً مع العملاء الذين يشكون.
وكلاء التمكين
ستستخدم العديد من الشركات أو مراكز الاتصال نصوصاً رسمية لخدمة العملاء، على الرّغم من أنّ هذه قد تبدو فكرة جيدة، إلّا أنّ نهج مقاس واحد يناسب الجميع لن يخدم جميع عملائك أو الشكاوى بشكل جيد.
بدلاً من ذلك من المهم تمكين العملاء المباشرين حتى يتمكنوا من الرد على كل شكوى بشكل فردي، ممّا يسمح لهم بالتعامل مع المشكلة المُحدّدة التي يعاني منها العميل، إنّ تزويد وكلائك بمزيد من الحرية سيضمن لهم تقديم أي خدمة يحتاجها عميلك.
التصرف بناءً على ملاحظات العملاء
عند التعامل مع شكاوى العملاء، فإنّ أهم شيء هو حل الشكوى بشكل فعّال، إذا لم يرَ العميل أيّ إجراء يتم اتخاذه بسبب شكواه، فلن يكون راضياً ومن المحتمل أن يأخذ أعماله إلى منافس.
عند معالجة الشكوى، يجب على وكلاء خدمة العملاء أن يوضحوا بالضبط الخطوات التي سيتم اتخاذها لحل المشكلة، إنّ تحديد ما سيكون عليه القرار بوضوح والمتابعة من خلاله هو الخطوة الأكثر أهمية للتعامل مع شكاوى العملاء.
اعترف بغضب العميل واعتذر
بغض النظر عن الموقف، فإنّ إحدى الخطوات الأولى لحل شكاوى العملاء هي الاعتراف بأنَّها مستاءة، حتى قبل أن تحصل على جميع تفاصيل المكالمة، اعتذر لمجرد أنّها مستاءة ثمَّ تابع لإيجاد طرق لإصلاح مشكلتهم، من المهم منح العميل الحق في أن يغضب وسيساعدك على اتخاذ الخطوة التالية لإجراء محادثة.
تعامل مع الشكاوى على أنّها إيجابية
تعني الشكوى بشكل عام أنَّ هناك خطأ ما، حتى لو كان هذا شيئاً ما في الاتصال وليس في الواقع في المنتج أو العملية، فلا يزال من المفيد معرفة ماهية هذا الشيء، يجب عليك حقاً مشاهدة جميع الشكاوى كوسيلة لتحسين عملك، إذا كان هناك شيء إجرائي أو متعلق بالمنتج يمكن إصلاحه، فكن ممتناً لإعلامك بعملائك.
مراجعة الشكاوى الخاصة بك يومياً
لن تتعلم الكثير من شكاوى العملاء إذا كنت لا تراجعها باستمرار، جزء كبير من التعامل مع شكاوى العملاء هو التعلم من أخطائك، من خلال مراجعة شكاويك على أساس يومي، تتعلم كيفية التعامل بشكل أفضل مع شكاوى العملاء والأخطاء التي يمكن تجنبها تماماً.
فهم شكاوى العملاء بشكل صحيح
هذه نصيحة يجب أن تكون بالقرب من أعلى القائمة للتعامل مع شكاوى العملاء، يكاد يكون من المستحيل حل شكوى العميل تماماً إذا كنت لا تعرف السبب الحقيقي لانزعاجه، في بعض الأحيان يمكن أن تكون الشكوى الأولية حول خدمة، وبعد إجراء محادثة أخرى قد تكتشف أنّ العميل مستاء بالفعل من تكلفة تلك الخدمة، يساعدك الوصول إلى جوهر قضيتهم بشكل أفضل على اكتشاف أكثر الوسائل فعالية لتحويل عميل غير راضٍ إلى عميل راضٍ.
كن جاهزاً مع شبكات الدعم لحل الشكاوى
بمجرد تحديد ما يشتكي منه العميل، فأنت مستعد بشكل أفضل لحل المشكلة بسرعة، وهذا يعني إمّا امتلاك الموارد المناسبة بنفسك أو معرفة الجهة التي ستنقل إليها المكالمة من أجل تلبية شكوى العميل، وسيكون من المفيد أنّ تقوم بإطلاع الشخص التالي أو تدوين ملاحظات تفصيلية قبل تحويل مكالمة.
لا يوجد شيء أكثر إحباطاً للعملاء من الاضطرار إلى تكرار مشكلتهم لأكثر من وكيل، كمركز اتصال وارد، حيثُ تُقدّم (3C Contact Services) خدمة عملاء احترافية لجميع عملائنا، وهذا يشمل وجود وكلاء مدربين يعرفون كيفية إدارة شكاوى العملاء بمهارة وإيجاد حلول فعّالة لعملائك.
