من متطلبات نظام الأيزو9001 هو متطلبات الوثائق، حيث يجب أن يتوفر لديها وثيقة ضبط الجودة ووثيقة ضبط السجلات ودليل الجودة وغيرها.
والتوثيق: هي عملية الكتابة والتحليل لكل البيانات المتواجدة في العمل داخل المنظّمة، حتى يكون للمنظّمة تاريخ ونقاط مرجعية؛ لكي تسهّل عليها القيام بالتحليل لهذه البيانات وعمليات التطوير والتحسين.
الوثائق المطلوبة في نظام الأيزو 9001:
- وثيقة السياسية المتبعة في المنظّمة وأهدافها: هي الوثيقة التي تقوم الإدارة العليا في المنظّمة بها بتحديد السياسات وأهداف الجودة، التي سوف تقوم بتحديد ما هو الهدف من إنشاء المنظّمة، كذلك التزامها بأن تُلبّي جميع احتياجات العملاء وتقوم على تحسين فاعلية نظام إدارة الجودة.
- وثيقة العمليات الداخلية: وهي أن تقوم بعملية التوثيق لكل العمليات والانشطة الداخلية، التي لها دور كبير في الجودة وتتضمّن نظام إدارة الجودة.
- وثيقة دليل الجودة: وتحتوي هذه الوثيقة على المجال المستخدم في نظام إدارة الجودة. وما هي الاجراءات الموثقة التي تمَّ تحديدها في نظام إدرة الجودة؟ وعملية الوصف البسيط للعمليات التي تدخل نظام إدارة الجودة.
- السجلات: وهي الوثائق التي تحتوي على نتائج أداء العمليات التي تؤثر على الجودة، التي يجب توثيقها وأن تتم المحافظة عليها؛ لأنَّ لها دور مهم في عملية المراجعة والتحسين لنظام إدارة الجودة في المنظّمة.
- الإجراءات القياسية في نظام الأيزو 9001: هي الوثيقة التي يجب أن تحتوي على إجراءات نظام الأيزو 9000 مثل: طريقة ضبط الوثائق والسجلات للعمليات، الإجراءات التصحيحية، طريقة المراجعة الداخلية والإجراءات الوقائية.
متطلبات أيزو 9001:
- متطلبات التوثيق: وهو أن تقوم المنظّمة بالتوثيق المطلوب وأن يتوفر لديها دليل جودة، كذلك أن تكون قادرة على إدارة الوثائق والعمل على ضبطها وأن تكون قادرة على ضبط السجلات.
- متطلب إدارة الموارد: تختلف وتتنوّع موارد المنظّمة، فيجب عليها إدارة هذه الموارد مهما كانت، كذلك كيفية إدارة المنظّمة للموارد وتشمل: كيفية تأمين هذه الموارد، كيفية الاهتمام بالموارد البشرية وقيامها بتوفير بيئة العمل المناسبة لهم.
- متطلبات التحسين والتحليل: وهو تحليل للبيانات التي تكون متوفرة فيها، التحسين المستمر والقيام بتحديد الإجراءات التصحيحية والإجراءات الوقائية.
- متطلبات القياس: وهو قياس رضا العملاء، التدقيق الداخلي، مراقبة وقياس العمليات وقياس المنتجات وضبطها.
- متطلبات مسؤولية الإدارة: هو التزام الإدارة العليا بالجودة، فيجب أن تُركّز على العميل وأن تضع سياسة الجودة التي سوف تقوم باتباعها، بالإضافة إلى القيام بتخطيط الجودة والسياسات والصلاحيات وكيفية التواصل، كذلك أن تقوم باستمرار بمراجعة نظام الجودة.
- متطلبات تحقيق المنتج: وتشمل على: عملية التخطيط للحصول على المنتج، القيام بتحديد العمليات المتعلقة بالعملاء، المراجعة لكل متطلبات العملاء، وماهي كيفية التواصل معه؟ وتحديد عملية الشراء والتصميم والتطوير، تحديد عمليات الإنتاج، تقديم الخدمة وتحديد عمليات التتبع للمحافظة على ممتلكات العميل.
