يجب أن يتم تنسيق عملية الاتصال في إدارة الأزمات؛ لأن له دور فعّال مواجهة الأزمة والنجاح في القضاء عليها، فيجب أن تقوم الإدارة بتحديد بعض المهام ومن سوف يقوم بها بالتعاون مع دائرة العلاقات العامة في المنظّمة.
الاتصال في إدارة الأزمات:
يجب أن يكون تعاون بين إدارة الأزمات وإدارة العلاقات العامة بالمنظّمة، على تحديد بعض الأمور المهمة في عملية الاتصال التي تساعد في إدارة الأزمة. ومن هذه الأمور:
- أن يتم تحديد الفرد المناسب لكي يكون هو المتحدث الرسمي باسم المنظّمة خلال الأزمة.
- طرح التساؤل التالي وهو هل تمَّ تدريب وتأهيل الفرد الذي تمَّ اختياره على عملية الاتصال بالآخرين بشكل خاص في مجالات ومهارات التحدث وعملية العرض والتقييم والحوار مع الأطراف الأخرى؟
- ماهو الموقع المناسب لغرفة العمليات (مركز إدارة الأزمات بالمنظّمة)، فيجب أن يتتواجد في المركز كل من الأجهزة وبرامج العمل التي بحاجتها، التلفزيونات وغيرها.
- تحديد المسؤول عن إعداد البيانات الصحفية، وحقيقة هذه البيانات التي تخص المنظّمة إلى فريق إدارة الأزمات.
- العمل على تكوين الاتصال والتعريف بين الأعضاء في فريق إدارة الأزمات ووسائل الإعلام، التي تقوم على تغطية السيناريوهات التي يقومون بتجهيزها، كذلك العمل على متابعة الصحافة في إجراء عملية التقييم لما يتم.
- وضع خريطة تبين سلسة وقنوات إصدار القرارات والتعليمات والأوامر أثناء الأزمة؛ لتجنب التعارض في المسؤوليات وأن يتم التنسيق بين المسؤوليات وأن يتم عرض هذه الخريطة على الإدارات الداخلية.
- تحدد نظام اتصال ليتم إحاطة وإعلام الموظفين في المنظّمة بأحداث الأزمة، قبل أن يتم الإعلان عنها للصحافة والإعلام؛ لكي يتم اكتساب ثقة الموظفين في المنظّمة.
- أن يتم تحديد طبيعة العملاء الذي سوف يتم الاتصال بهم وأن يتم التعامل معهم واللغة المناسبة معهم.
دور الاتصال في الأزمة:
- القيام بعمليات التنسيق بين مختلف المعلومات والبيات المرسلة والمستقبلة في المنظّمة، التي تساهم في إدارة الأزمة بمهارة واحترافية عالية.
- الاتصال يساهم بشكل كبير في عملية إخبار إدارة المنظّمة من الأخطار، التي يمكن أن تتعرض لها وما هي الإجراءات التي يمكن أن تقوم بها لنع حدوث الأزمة أو التقليل من أثرها على المنظّمة.
