اقرأ في هذا المقال
- تعريف التخطيط الإداري
- عناصر التخطيط الإداري
- أنواع التخطيط الإداري
- أنواع خطط مدير المكتب أو السكرتير
- خلاصة تعريف التخطيط الإداري المعاصر
من الوظائف الإدارية الحديثة في إدارة منظّمات الأعمال الدولية، وظيفة التنظيم الإداري المعاصر ووظيفة التخطيط الإداري المعاصر ووظيفة التوجيه القيادي المعاصر والرقابة الإدارية الحديثة.
تعريف التخطيط الإداري:
هو عملية التفكير في المستقبل والتنبؤ مع والاستعداد والتجهيز له، وتتضمن عملية التخطيط وضع الأهداف والعمل على تحديدها وهي الأهداف التي تسعى المنظّمة الغدارية لتحقيقها وكذلك لوضع البرامج للخطة الزمنية والخطة العملية.
عناصر التخطيط الإداري:
- المُخطّط: وهو الشخص الذي يقوم بعملية التخطيط بهدف وضع الخطة.
- التخطيط: وهي العملية التي يقوم بها المُخطّط.
- الخطة: وهي ناتج عملية التخطيط.
أنواع التخطيط الإداري:
- التخطيط من حيث المكان:
- التخطيط العالمي: وهو التخطيط للعالم ككل.
- التخطيط الدولي: وهو التخطيط الذي يكون لمجموعة من البلدان.
- التخطيط القومي: يكون التخطيط لدولة واحدة.
- التخطيط الإقليمي: ويكون التخطيط هنا لأقليم معين داخل الدولة.
- التخطيط المحلي: ويكون التخطيط لمحافظة واحدة.
- التخطيط القطاعي: مثل التخطيط لقاع معين مثل التخطيط لقطاع الزراعة.
- التخطيط المشروعي: والتخطيط للمشروع الواحد لهيئة أو مؤسسة.
- التخطيط العالمي: وهو التخطيط للعالم ككل.
- التخطيط من حيث الزمن:
- التخطيط قصير المدى: يكون لمدة عام أو أقل.
- التخطيط متوسط المدى: ويكون لمدة عام لمدة ثلاثة أعوام.
- التخطيط طويل المدى: ويكون لمدة عشرة أعوام.
- التخطيط قصير المدى: يكون لمدة عام أو أقل.
- التخطيط من حيث المجال:
- التخطيط الاجتماعي.
- التخطيط الاقتصادي.
- التخطيط الإداري.
- التخطيط المالي.
- التخطيط السياسي.
- التخطيط الزراعي.
- التخطيط الصناعي.
- التخطيط التجاري.
- التخطيط العسكري.
- التخطيط الاجتماعي.
أنواع خطط مدير المكتب أو السكرتير:
1. التخطيط السنوي للسكرتير:
وتكون الخطة سنوية وهو التخطيط طويل الأجل، بمّا أن السكرتير يقوم بتنفيذ المهام الروتينية والتي تتعلق بتفصيلات العمل فإن التخطيط السنوي يعتبر هو التخطيط طويل الأجل بالنسبة لأعمال السكرتاريا. ويتضمن التخطيط السنوي للسكرتير الخطوط العريضة لكل النشاطات المتوقعة التي سيقوم بإنجازها.
وتنضم تحت الخطة السنوية للأعمال التي تحتاج لزمن طويل أو إنجازها سنويًا، مثل تحديد الملفات والمفكرات والاشتراكات السنوية وغيرها. ومن الأعمال التي تحدث سنويًا:
- إعداد البطاقات للمناسبات القومية والدينية والأعياد الرسمية.
- الإعداد لاجتماعات الهيئة العامة للمساهمين.
- إعداد تقارير الموظفين السنوية.
- التجديدات السنوية مثل: رخص السيارات والاشتراك في الصحف والمجلات وتجديد فكرة الأجندة السنوية.
- تجديد الصيانة العامة لبناء لمؤسسة وأثاثها وآلاتها وأجهزتها.
- تجديد النماذج والتصاميم المكتبية.
- الإعداد للاجتماعات الدورية السنوية.
- الإعداد لترحيل الملفات التي أنتهى التداول بها وتجديد الملفات للعام المقبل.
- التخطيط لإنجاز الوثائق المنتهية التي تخص المؤسسة، مثل شهادات التأمين على المؤسسة والتأمين على الموظفين.
مقومات الخطة السنوية للسكرتير:
- أن توضع بشكل خطوط عريضة دون أن يتم الخوض في التفاصيل.
- أن تتضمن الاعمال التي يتطلب الإعداد لها مدة سنة.
- أن تشمل الأعمال التي يتطلب تحقيقها مدة طويلة مثل سنة.
- أن تحتوي الإجراءات التي تستمر لمدة سنة دون تغيير أو تعديل.
فوائد التخطيط السنوي طويل لأجل لأعمال السكرتير:
- يصلح التخطيط السنوي لأعمال السكرتير التي يحتاج إنجازها مدة طويلة.
- يصلح التخطيط السنوي للأعمال التي تتطلب استقرار وعدم التغيير المستمر على فترات قصيرة.
- يساعد التخطيط السنوي على إعداد التجهيزات واللوازم الضرورية لممارسة الأعمال مسبقًا وقبل المباشرة بالأعمال، ومثال عليها تغيير نظام الملفات من طريقة إلى أخرى، والذي يحتاج تجديد الأثاث والتجهيزات القديمة والخطة السنوية التي تساعد على وضع مواصفات للأثاث والتجهيزات الجديدة.
محاذير التخطيط السنوي طويل الأجل لأعمال السكرتير:
- عدم المرونة في الخطة السنوية وصعوبة مواجهة الظروف الطارئة وغير المتوقعة مثل: اختراع أجهزة المعلومات الحديثة في الوقت الذي وضعت فيه الخطة لتجهيز المكتب بأنواع قديمة.
- لا يصلح التخطيط السنوي للأعمال التي يتطلب إنجازها مدة قصيرة سواء شهرية أو أسبوعية.
2. التخطيط الشهري للسكرتير:
تضمن الخطة الشهرية بصورة عامة لسير العمل خلال شهر معين، ويعتبر التخطيط الشهري أكثر تفصيلاً من التخطيط السنوي، فقد تكون الخطة الشهرية جزء من الخطة السنوية، بحيث يتم تقسيم الخطة السنوية إلى اثنا عشر خطة شهرية.
وتتضمن الخطة الشهرية كل الأعمال الدورية الشهرية التي تناط بالسكرتيرة، والتخطيط الشهري يعتمد على الخبرة الشخصية للسكرتير وعلي مقدار تدوينه للأعمال اليومية في مفكراته الخاصة، وعلى تقارير الموظفين، والتقارير الشهرية للإدارات والأقسام في المؤسسة، وبناءً على ذلك يمكن القول إن خبرة السكرتير الشخصية وتسجيلاته للأحداث والتقارير تساعد السكرتير على وضع خططه الشهرية، ومن الأمثلة على خطط السكرتير الشهرية ما يلي:
- إصدار نشرات شهرية حول الأنباء التي تتعلق بالمشروع أو المؤسسة.
- الإعداد لاجتماع مجلس الإدارة الشهري.
- إعداد الإحصاءات الشهرية.
- إعداد التقرير الشهري بأهم الأعمال التي تم إنجازها من أجل رفعه للمدير للاطلاع عليه.
- إعداد جدول الأعمال ومحضر الإجتماعات الشهرية.
فوائد التخطيط الشهري لأعمال السكرتير:
- يتميز التخطيط الشهري بأنه أكثر مرونة من التخطيط السنوي؛ بحيث يمكن تعديل الخطة الشهرية بشكل أسهل مع عدم الوقوع في الإنحرافات نتيجة التخطيط السنوي طويل الأجل.
- تعتبر الخطة الشهرية تفصيلا للخطة السنوية.
- تصلح الخطة الشهرية للاعمال الدورية.
محاذير التخطيط الشهري لأعمال السكرتير:
لا يصلح التخطيط الشهري للأعمال التي تم انجازها بشكل أسبوعي أو يومي، كما لا تصلح للأعمال التي يتطلب إنجازها مدة سنة أو أكثر فمثلا لا يصلح التخطيط الشهري لعقد اجتماع الهيئة العامة للمساهمين؛ لأنها عمل سنوي كما لا يصلح التخطيط الشهري لتحديد مواعيد الزوار؛ لأن ذلك من الممارسات اليومية.
3. التخطيط الأسبوعي لأعمال السكرتير:
تعتبر الخطة الأسبوعية متوسطة الأجل لأنها تقوم على الجمع بين مميزات الخطة السنوية طويلة الأجل ومميزات الخطة اليومية قصيرة الأجل، فهي تعمل على توفير عامل المرونة الذي لا يتواجد في الخطة السنوية وتستجيب بسرعة لمواجهة الأحداث الطارئة التي هي من صفات الخطة قصيرة الأجل. ويستخدم السكرتير هذا النوع من التخطيط في الأعمال التي تحتاج إلى مزيد من التفصيل، وتحتاج إلى زمن التنفيذ مقداره أسبوع ولا يستخدم هذا النوع من التخطيط في الأعمال التي تحتاج زمناً طويلاً كالسنة.
الأمثلة على الخطة الأسبوعية للسكرتير:
- الإعدد للإجتماعات الدورية الأسبوعية للمدير مع الموظفين، أو أعضاء مجلس الإدارة.
- وضع النشرات الأسبوعية في متناول الموظفين أو المدير.
- وضع الترتيبات اللازمة لدفع المصاريف النثرية وإغلاق رصيد صندوق المصاريف النثرية في نهاية الأسبوع وتزويده بالسلفة المستديمة في بداية الأسبوع الذي يليه.
- شراء القرطاسية البسيطة اللازمة لإنجاز مهمات السكرتير مثل الورق و الكرتون.
- الإعداد لتوزيع التعاميم والنشرات الدورية على المكتب.
- إعداد التقارير الأسبوعية ومراجعة المسودة النهائية، من حيث الطباعة والتحقيق وتقديم التقارير في شكلها النهائي وفي المواعيد المنتظمة.
- التأكد من الرد على الرسائل التي ترد إلى المنظّمة.
- تجهيز البطاقات بمناسبة الأعياد.
- مراجعة سجل المجلات الأسبوعي والتحقق من وصولها المكتب في مواعيدها المنتظمة.
فوائد التخطيط الأسبوعي لأعمال السكرتير:
- تناسب الأعمال التي تتميز بالتفصيل أكثر من التخطيط السنوي والشهري والتي تتطلب أسبوع لإنجازها.
- تجمع الخطة الأسبوعية بين مميزات الخطة القصيرة اليومية ومميزات الخطة الطويلة السنوية وتتجنب عيوب الخطة الطويلة من حيث عدم المرونة.
محاذير التخطيط الأسبوعية لأعمال السكرتير:
لا تناسب الخطة الأسبوعية الأعمال التي تتطلب إلى مدة طويلة لكي يتم تصميم النماذج وغيرها.
4. التخطيط اليومي لأعمال السكرتير:
تعتبر الخطة اليومية قصيرة الأجل، من الخطط المرنة أكثر من الخطة السنوية والشهرية والأسبوعية، فالخطة اليومية هي أحسن الخطط لمواجهة الأحداث والأعمال التي يتطلب تطبيقها يومًا واحدًا، والتخطيط اليومي للسكرتير من أكثر أنواع التخطيط للأعمال التي يقوم بها السكرتير.
ومعظم الأعمال التي يقوم بها السكرتير ذات صيغة يومية؛ لأنها تتعلق بالروتين المكتبي التي يجب أن تتضمنها الخطة اليومية، وتعتبر السياسة التخطيط أعمال السكرتير، وبعض السكرتيرات أو العاملين في مجال السكرتارية، لا يضنون الأعمال الروتينية ضمن تخطيطهم اليومي على اعتبار أنه عمل مستمر روتيني ولا يحتاج إلى تخطيط مسبق، ويعتبر هذا التصرف خاطئة لعدة أسباب، منها:
- إن عدم وضع خطة يومية للأعمال الروتينية يجعل هذه الأعمال عرضة للنسيان.
- يعتبر العمل الروتيني اليومي جزء لا يتجزأ من الخطة الأسبوعية أو السنوية، وهي ترجمة تفصيلية للخطة السنوية أو الأسبوعية.
مقومات التخطيط اليومي للسكرتير:
يقسم السكرتير أعماله اليومية إلى مجموعات عدة حسب أولوية إنجازها وتتقسم إلى:
- الأعمال الروتينية التي يجب إنجازها، مثل:
- التأكد من نظافة المكاتب والآلة الكاتبة.
- تجهيز مكتب المدير ومكتب السكرتير وتزويد المكاتب بما يلزم من قرطاسية وحبر وأقلام ونماذج.
- التجهيز لتلبية حاجات المدير والموظفين من الملفات والمذكرات والنشرات.
- فتح البريد وتوزيعه وتسجيل البريد الرسمي في السجلات.
- الوصول للمعلومات التي تحتاجها الرسائل التي ستطبع للمدير أو الموظفين.
- تدوين الملاحظات من المدير أو مسودات الرسائل أو أشرطة تسجيل المراسلات في حالة استخدام الآت الإملاء والطباعة السمعية.
- الإشراف على سقي نباتات الزينة في مكتب المدير.
- إعداد جدول يومي بمواعيد المدير.
- مناقشة المدير في بعض الأمور الهامة الطارئة.
- استقبال الزوار.
- طباعة الرسائل والمذكرات.
- التأكد من نظافة المكاتب والآلة الكاتبة.
- الأعمال غير الروتينية التي يجب إنجازها، مثل:
- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات.
- تجهيز التقارير الدورية وتقارير العمل.
- شراء الأشرطة للآلة الكاتبة.
- تتزيل إعلان بالجريدة.
- قراءة الصحف اليومية وتلخيص ما يهم المؤسسة منها.
- إعداد جدول الأعمال الاجتماع.
- الاتصال بأحد العملاء لإلغاء الموعد؛ بسبب انشغال المدير.
- الاتصال بمكاتب الطيران لحجز تذكرة سفر الرئيس.
- تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات.
فوائد التخطيط اليومية لأعمال السكرتير:
يعتبر التخطيط اليومي من أقصر أنواع التخطيط من حيث الزمن، ولذلك كانت الخطة اليومية هي من أكثر الخطط مرونة وتفاعل مع ما يحصل على أعمال السكرتير من تغير ات لظروف المدير، ويعتبر التخطيط اليومي من أفضل أنواع التخطيط لمواجهة الظروف الطارئة غير المتوقعة.
ويصلح التخطيط اليومي للأعمال التي يستغرق إنجازها مدة قصيرة أي ليوم فقط ، ولما كانت أعمال السكرتير روتينية في معظمها فإن التخطيط اليومي هو أمل عمل السكرتير، حيث يشمل على معظم المهمات التي يقوم بها. ويساعد التخطيط اليومي على وضع أولويات الأعمال التي يقوم السكرتير بإنجازها؛ بحيث لا يطغى العمل الروتيني علي العمل غير الروتيني و بالعکس.
محاذير التخطيط اليومي لأعمال السكرتير:
- لا يناسب الأعمال التي يحتاج انجازها مدة أكثر من يوم.
- لا تناسب الأعمال التي تتطلب إلى استقرار في الطرق التي يتم إنجاز العمل بها، كطباعة نماذج جديدة أو تغيير تصميم المكتب أو تغيير نظام الحفظ.
خلاصة تعريف التخطيط الإداري المعاصر:
هو العملية الإدارية التي يتم من خلالها اختيار مهمة وأهداف التنظيم طويلة الأجل ومتوسطة الأجل وقصيرة الأجل، كما يساعد التخطيط على ابتكار واختراع أهداف الإدارات والأقسام والمرؤوسين وبناء أهداف تنظيمهم.
