للإجراءات مبادئ وقواعد محددة يجب أخذها بعين الاعتبار عند تصميم أو إعداد تصميم الإجراءات، وحتى يتم الحصول على الهدف من الإجراءات يجب أن يتم تطبيق هذه المبادئ.
تعريف إجراءات العمل:
هي سلسلة من العمليات الكتابية، يتشارك فيها مجموعة من الأشخاص في وحدة أو إدارة معينة أو في مجموعة إدارات، ويتم إعدادها لكي يتم التأكد من أن العمليات المتكررة يتم معالجتها بأسلوب موحّد.
مبادئ إجراءات العمل:
- يجب أن يكون لكل خطوة من خطوات الإجراءات هدف محدد:
يوجد بعض الخطوات التي يجب تمر فيها المهمة والتي تكون في بعض الاوقات غير هامة، وليس هناك داعي لوجودها ومن هذه الخطوات مثلاً أعمال قید المهمة، عندما يتم النقل من دائرة إلى أخرى داخل المنظمة، كما هو مُطبَّق في بعض الإدارات الحكومية؛ لذلك يجب التحقق من أهمية قيد هذه المهمات ومن أهدافها و مبررات قيدها.
كما يتوجب أن يتم دراسة أعمال التدقيق على المهمة، فمن الملاحظ أنها متعددة في الإدارات وليس لها أي مبرر مقنع لوجودها بهذه الكثرة في هذه الإدارات. - يجب أن تساهم كل خطوة من خطوات الإجراءات في الإسراع في إنجاز العمل:
يتم في بعض الأحيان إضافة بعض الخطوات على إجراءات المهمة، ولا يكون لهذه الخطوات الأثر في تسريع إنجاز العمل ولكن دورها فقط هو التأخر في الإنجاز، مثل إرسال المهمة إلى بعض الموظفين والمدراء من أجل أن يتم تدقيقها، حيث يكون الهدف من هذه خطوة التدقيق هو إجراءات المهمة للحصول على إرضاء الموظفين، الذين يتوقعون بأنه من المحتمل أن تحصل الأخطاء على المهمات، إذا لم يقوموا بالتحقق من صحة إجراءاتها. - يجب أن يتم ترتيب خطوات الإجراءات:
وخصوصًا خطوات تسجيل والحصول على المعلومات؛ بحيث لا تسبب إلى تأخير إنجاز مهمات، فخطوات جمع المعلومات لهدف إحصائية أو لإعداد التقرير، أو للقيام بدراسات تحليلية في المستقبل، فيتوجب أن تكون في نهاية الإجراءات، كي لا تؤخر إنجاز العمل. - يجب أن يقدر الوقت اللازم لإنجاز كل خطوة من خطوات الإجراءات:
ويتوجب أن يكون الوقت المطلوب لإنجاز كل خطوة مساوٍ للوقت الذي تحتاجه لإنجاز الخطوات الأخرى، فإن الهدف من هذا المبدأ هو التخلص من عنق الزجاجة في الإجراءات، مثل التأخير في المهام عند خطوة من خطوات الإجراءات، وتحدث حالة التأخير عندما تحتاج بعض الخطوات إلى لوقت أكبر من الخطوات الأخرى، كما يتطلب تنفيذ كل خطوة من خطوات الإجراءات زمن العشر دقائق، أمّا الخطوة (س) فيلزمها عشرين دقيقة مثلاً.
لذلك المهمات تسير بشكل سريع عندما تمر بالخطوات أخرى، وتتراكم عند الموظف معين. وأمّا حلّ مثل هذه المشاكل هو تبسيط هذه الخطوة وتجزئتها إلى أكثر من خطوة؛ بحيث ينفذها أكثر من موظف. والفائدة التي تتحقق من تقسیم الإجراءات إلى أجزاء متساوية من الخطوات في الفترة الزمنية، هو السرعة في تنفيذ الأعمال ومنعها من التكدّس عند مرورها ببعض الخطوات. - يجب منع الازدواجية في العمل:
يحصل في إجراء بعض المهام أن يتم تسجيل اسم صاحب المهمة أكثر من مرة، على النماذج التي يجب تعبئتها وفي سجلات المنظّمة وفي أي سجلات أخرى، وهذه الازدواجية يجب القضاء عليها. - يجب التخفيف من الأعمال الكتابية قدر الإمكان:
قد لا يوجد نماذج صممت لإجراءات بعض المهام، وقد يتواجد نماذج صممت على مبادئ غير صحيحة، وفي الحالتين يقوم الموظف بالعديد من الأعمال الكتابية المتكررة التي يجب الاستغناء عنها، عن طريق تصميم نماذج يتم عليها طباعة معلومات ثابتة، ويتم فيها ترك فراغات لتتم تعبئة المعلومات المتغيرة التي يُحتاج لها لإنجاز المعاملة. - يجب التقليل من الحالات المستثناة من الإجراءات العامة للمنظمة:
من المفترض أن تصمم إجراءات محددة لمعالجة الحلات المستثناه، فإن وجود حالات مستثناة من الإجراءات التي تطبق في المنظمة يضع الموظف في حيرة لكيفية معالجتها، حيث يأخذ الكثير من وقت الرئيس الإداري للتوجيه في مثل هذه الحالات. ولذلك فإنه من الضروري أن يتم وضع إجراءات معينة ليتم وضع علاج للإستثناءات، حيث يتم تجميع الحالات المستثناه عند وجودها لدى الموظف، ثم توجّه لتسير في خطوات الإجراءات المحددة لسيرها. - يجب التقليل من أعمال المراجعة والتدقيق غير الضرورية:
إن الهدف الأساسي من أعمال المراجعة والتدقيق بالنسبة للمهام هو منع حدوث الأخطاء، ولتحقيق هذه الغاية فيتوجب إضافة خطوات إلى الخطوات الرئيسية لإجراءات المعاملة؛ للقيام بمهمة التدقيق، وتصبح في بعض الحالات أعمال التدقيق عبء على المنظمة وتعمل على تأخير سير العمل فيها.
وتضيف عليها تكلفة مادية كثيرة، أكثر من تكلفة الأخطاء التي يُتوقع الابتعاد عنها بزيادة أعمال التدقيق. وبالرغم من زيادة أعمال التدقيق، فإنه من الملاحظ قد يحدث في بعض الأوقات القليل من الأخطاء ولذلك من الأفضل أن يتم تقليل أعمال المراجعة والتدقيق غير الضروري.
