بعد الانتهاء من الخطوة الاول في المراجعة الداخلية وهي مرحلة الإعداد والتخطيط تأتي مرحلة التنفيذ.
مراحل تنفيذ المراجعة:
المرحلة الأولى: الجلسة الافتتاحية
الجلسة الافتتاحية: هي أول خطوات تنفيذ المراجعة وتغطى مجموعة من العناصر في الجلسة الافتتاحية وهي:
- أن يتم التعريف بفريق المراجعة.
- أن يتم توضيح الهدف من المراجعة.
- أن يتم عرض برنامج المراجعة.
- الاتفاق على تسلسل عمليات المراجعة والتوقيت.
- أن يتم عرض المُراجع عليهم.
- أن يتم تحديد موعد الجلسة الختامية.
- أن تتم الإجابة على كل الاستفسارات.
- تأكيد على سرية المعلومات.
- أنّها سوف تتم المراجعة على شكل عينات.
المرحلة الثانية: إجراء المراجعة
إجراء المراجعة: هي المرحلة الأهم في المراجعة الداخلية، حيث تتم فيها المقابلة بين المُراجع والمُراجع عليه، كذلك تحديد مدى نجاح المُراجع للحصول على المشاركة الجيدة من المُراجع عليه، حيث يُعتبر الأساس الذي يتم القياس عليه النجاح لعملية المراجعة. ويجب أن يتصف المراجع بالإيجابية ويؤديها كما هو مطلوب منه بمهارة. وليحقق هذا عليه القيام بما يلي:
- مقابلة مسؤول المنطقة أو الفرع أو القسم المراجع عليه.
- توضيح الهدف من الزيارة وأنّه لا يقوم بعمله لتصيّد الأخطاء.
- اكتشاف الخطأ وتصحيحه عن طريق المراجعة الداخلية، أفضل من اكتشافه عن طريق المراجعة الخارجية.
- توجيه أسئلة مفتوحة بناءً على قوائم الأسئلة وتسجيل الملاحظات.
- إزالة التوتر لدى المراجع عليهم؛ لضمان فاعلية المراجعة.
المرحلة الثالثة: تسجيل حالات عدم المطابقة
تسجيل حالات عدم المطابقة: على المراجع أن يقوم بتسجيل حالات عدم المطابقة وفرص التحسين، كما يجب عليه أن يقوم بتجهيز الوثائق اللازمة للمراجعة مثل:
- قوائم الأسئلة.
- نموذج حالات عدم المطابقة.
- نموذج تقرير المراجعة.
المرحلة الرابعة: الجلسة الختامية
الجلسة الختامية: بعد القيام بأعمال المراجعة والانتهاء منها، يجب أن تتم صياغة التقارير لحالات عدم المطابقة، حيث يقوم المراجع هنا بعقد جلسة ختامية مع المراجع عليهم. ومناقشة ما يلي:
- شكر المُراجع عليهم لتعاونهم معه.
- عرض نتائج المراجعة من الملاحظات التي تمَّ تسجيلها وحالات عدم المطابقة.
- الإجابة عن الاستفسارات إذا وجدت.
- إذا تواجد أي نقطة خلاف مع المُراجع عليهم يتوجب حلها.
- تحديد موعد الانتهاء من عمر تقرير المراجعة.
- عمل تسجيل لمحضر الاجتماع للجلسة الختامية وتوقيع الحضور.
