المنظّمة الدولية للمواصفات حددت العديد من المسؤوليات والمهام التي توكل إلى الإدارة العليا؛ لتحقق الهدف العام لدى المنظّمة وإعطاء القوة لنظام إدارة الجودة.
مسؤوليات الإدارة:
- التزام الإدارة: يتوجَّب على المنظّمة الالتزام بتنفيذ متطلبات مواصفة الأيزو (9001). والتزام الإدارة العليا يجب أن يثبت بدليل وبرهان يدل على التزامها. ويتم إيجاد التزام الإدارة العليا عن طريق ما يلي:
- التركيز على العميل: عندما يكون للمنظّمة فهم ودراية تامة بما يحتاجه العميل فسوف تحقق النجاح، عندما تقوم بتحويل كل ما يحتاجه العميل إلى متطلبات رئيسية يجب تحقيقها. والمواصفة تتطلب من الإدارة العليا أن يكون لها دور رئيسي في عملية الاهتمام بالعميل، كذلك التأكد من أن المتطلبات قد تم تحديدها وتحقيقها.
- سياسة الجودة: سياسة الجودة هي إحدى الوسائل لقيادة المنظّمة لتحسين الأداء، حيث يوجد مجموعة من الشروط يجب أن تتوافر في سياسة الجودة وهي:
- أن يكون هناك توافق بين النشاط والهدف في المنظّمة.
- توضيح أهمية الالتزام لمتطلبات نظام إدارة الجودة.
- هي وسيلة ليتم تحديد إطار أهداف الجودة.
- توصيل سياسة الجودة للموظفين والتأكد من أنَّه تم الفهم الكامل لها.
- أن تتم مراجعة سياسة الجودة بشكل دوري للتأكد من أنَّها ما زالت مناسبة.
- أن يكون هناك توافق بين النشاط والهدف في المنظّمة.
- التخطيط: على الإدارة العليا أن تقوم بتحديد أهداف الجودة؛ لأنّه سوف يؤدي إلى عملية التحسين للأداء. ويجب أن تكون الأهداف قابلة للقياس، محدده، واقعية وقابلة للتطبيق ومقترنة بفترة زمنية محددة. ويجب التأكد من أنَّ أهداف الجودة اُعدَّت لكل الوظائف والمستويات الإدارية، كما يجب أن تتوافر الإجراءات التي توفّر وسيلة لمتابعة الأهداف ومدى تحقيقها، القدرة على توفير الموارد الواجب أن تتوافر؛ حتى يتم تحقيق الأهداف.
- المسؤولية والصلاحية: على المنظّمة أن تحدد المسؤوليات والصلاحيات داخل المنظّمة لجميع المستويات والوظائف، كما يجب عليها أن يكون التوضيح للتداخل بين الإدارات المختلفة، كذلك وجود لجنة لحل المشاكل التي قد تحدث أو تتعارض مع سير العمليات ويجب أن يتم نشر الوعي داخل المنظّمة.
- الاتصال: يتطلب من الإدارة القيام بتوفير كل وسائل الاتصال المناسبة والفعّالة في المنظّمة؛ لأنّه عندما يوجد سهوله لعملية الاتصال داخل المنظّمة، سوف تساهم في عملية تحسين الأداء للمنظّمة.
