تتنوع دوافع الأشخاص الراغبين في التطوع باستمرار، فالقليل من متطوعي اليوم يستمر في العمل في مؤسسة واحدة مدى حياته، وهناك الكثير من مؤسساتنا التقليدية، التي تعودت على استخدام هذا النوع من المتطوعين طويلي اﻷجل، نقصاً في عدد اﻷعضاء المتطوعين لديهم بلا أدنى شك.
تستفيد الدوائر الحكومية من وجود العمل التطوعي، بصورة كبيرة تماماً كاستفادة مُتلقي الخدمة، فالجهات الحكومية تريد تعزيز التعاون المجتمعي، وإعطاء الفرصة للمواطنين لخوض مواقف جديدة بأنفسهم، مثال على ذلك: المتطوعون الذي يخدمون في اللجان الاستشارية فلدى هؤلاء المتطوعين الكثير لكي يقدموه للمجتمع.
تتوقف القرارات المتعلقة بأي عمل، الذي ينبغي إتمامه من قِبَل المتطوعين، أو العاملين بأجر، على طبيعة الحالة ومصالح جميع اﻷطراف المَعنية.
تعتمد نوعية أسلوبنا المعيشي، بصورة كبيرة على قدرتنا على اﻹحساس بأنَّنا جزء من المجتمع، عن طريق ما نساهم به من أعمالنا التطوعية، وتقديرنا للعمل بأشكاله المتنوعة، وذلك من خلال وصولنا إلى الموازنة ما بين وقت الترفيه والعمل بأجر والعمل بغير أجر.
إنَّ عدم المساواة في توزيع حصص العمل في القطاعات، أصبحت مشكلة للمجتمع بأكمله، فهناك الكثير ممَّن يعملون مقابل الأجر، كما أنَّ العمل يتطلب منهم ساعات كثيرة للغاية، بينما اﻷشخاص الباحثين والراغبين في العمل، لا يستطيعون الحصول على عمل بأجر، ويشعرون بأنَّهم أشخاص مرفوضين ومنبوذين من قبل أفراد المجتمع ككل.
ينبغي أن تكون إدارة برامج العمل التطوعي متلائمة، ليس فقط مع قيم اﻹدارة، بل مع قيم التطوع إيضاً. لكي يتم ضمان توافق القيم مع تحقيق اﻷهداف، يلزم الأمر أحياناً التوازن بين ما نرغب في تحقيقه وبين ما يمكن تحقيقه، مثلاً قد ننظر إلى اﻹجماع التام كقيمة تستحق السعي وراءها، ولكن قد يتطلب ذلك سلسلة طويلة ومملة من الاجتماعات التي لا تنتهي إلى قرار معين، ففي مثل هذه الظروف، ينبغي تبني سياسة مختلفة لاتخاذ القرار، مع مراعاة عدم إغفال المداولات المهمة.
تتطلب إدارة العمل التطوعي نوعاً خاصاً من الاستعدادات والمجهودات القيادية، للقيام بواجبات إدارة المتطوعين في أوقات مختلفة، كما أنَّ المتطوعين لهم دوافع ومهارات وواجبات مختلفة.
بقي النقاش مستمراً ﻷعوام حول استخدام كلمة "إدارة" للتعبير عن عملية اﻹشراف على المتطوعين.
يحدث النزاع عندما تختلف الاحتياجات ووجهات النظر والسلوكيات، وكذلك عندما تختلف القيم بين اﻷفراد والجماعات، وإذا تمَّ تناول النزاع بشكل جيد، فإنَّه يمكن أن يؤدي إلى تحليل مناسب للموقف، من قبل كافة الأفراد المعنيين، ويؤدي كذلك إلى توضيح الأفكار، وهو الأمر الذي من شأنه أن يؤدي في النهاية إلى تحقيق نتائج مفيدة جديدة.
لا يجب أن نخلط بين التفويض، واستغناء الشخص عن وظيفة لا يحبها أو يعتبرها مجهدة، فباﻷحرى يشتمل التفويض على تكليف مقصود للآخرين بمهمة، أو تفويض جزء من عمله لشخص آخر أو مجموعة أخرى، ولكن المسؤولية النهائية ستكون على عاتق مدير البرامج التطوعي.
إنَّ مديري البرامج التطوعية الأكفاء، يعتبرون التشاور أمراً واجباً، كما يعتبرون التفويض، فرصة لتوزيع أعباء العمل، وتشجيع الآخرين على تحمل المسؤولية، وزيادة إنجاز الأهداف الموضوعة.
يتمثل التطوع من أعمال الخير التي تقدّم للآخرين، بغض النظر عن العمر أو النوع أو مستوى المهارة أو الثقافة أو الجهود الجسمية والفكرية.
نظراً لأهمية اﻷنشطة الخيرية في المجتمع؛ فإنَّ الدولة تقوم على رعاية العمل التطوعي، وتهتم وتركز عليه، كما تقوم على مساندته، وتؤكد على أهمية العمل التطوعي، وتُبرِز على أنَّ العمل التطوعي له مكانته في التنمية الاجتماعية.
من الجانب النفسي تعتبر المسؤولية الاجتماعية عبارة عن احتياجات اجتماعية، بحيث أنَّ المجتمع بكامله بحاجة إلى الشخص المسؤول اجتماعياً وقانونياً ومهنياً، كما يُعَدّ الشخص المسؤول اجتماعياً صاحب أهمية أكثر في المجتمع، كونه هو المسؤول عن نفسه.
إنَّ إيقاف الجرائم والانحرافات والعمل على الوقاية منهما، هو واجب الجميع، لذلك يجب علينا حثّ وترغيب أفراد المجتمع عن طريق التطوع، للتآزر والتعاون بينهم، والعمل على مقابلة الجرائم بشتى أنواعها وأشكالها وعدم انتشارها.
إنَّ شبكة الإنترنت توفر مجموعة من الخدمات، التي تفيد ممارس العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، حيث أصبح الإنترنت حاجة ملحّة لكلّ مؤسسة في وقتنا الحالي، ولا يمكن الترويج ﻷي عمل أو نشاط كان دون استخدام شبكة الإنترنت، كونها سهلة وسريعة وقليلة التكاليف، وتتيح للجميع مشاهدة النشاطات وبأفضل الطرق.
إنَّ إدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، تستند على الاتصال الشخصي وتمتاز بمزايا متعددة، يأتي على رأسها، أنَّها تتيح التكامل في الوسيلة، وذلك في عنصري العرض والقبول، فالرغبة المعروضة تقابل في قوتها الاستجابة المردودة.
تعتبر العلاقات العامة نشاطاً اتصالياً باﻷساس؛ إذ تعتمد كل أنشطتها على الاتصال الذي يُعرَّف بأنه: عملية يتفاعل بموجبها المرسل، والمتلقي في سياق معين، والاتصال في العلاقات العامة، يُعَدّ الركيزة الأساسية بجانب الإدارة، فممارسة كلا النشاطين في سياق بناء سمعة المؤسسة، يعتبر النشاط الكامل للعلاقات العامة.
تتيح شبكة الإنترنت للمؤسسات والأفراد الفرصة؛ لبناء مواقع خاصة بهم، يتم إعداده وتصميمه على أيدي متخصصين؛ حيث تتضمن المؤسسة وتاريخها، ونشاطها وتطورها وخدماتها، وكيفية الاتصال بها، والاستفادة من خدماتها باستخدام خدمة الإنترنت.
تصل وسائل الإعلام الجديد إلى جماهير كثيرة، ومختلفة في الموقع الواحد، مثلاً قد يستخدمه الملايين.
تعتبر شبكة الإنترنت هي الركيزة الأساسية لوسائل الإعلام الجديد، وهي تحتوي على مجموعة من الوسائل مثل: المواقع الإلكترونية، والبريد الإلكتروني، والمحادثات المباشرة والمنتديات، وشبكات التواصل الاجتماعي "اليوتيوب، التويتر، الفيس بوك"، ومن الخدمات العنكبوتية المختلفة.
ترتبط العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، ارتباطاً وثيقاً ومباشراً بالقضايا والمشكلات الاجتماعية، بحيث أصبح من الضرورة اليوم أن تتم دراستها في الإطار الاجتماعي الواسع، لما لها من تأثير اجتماعي قوي، وللدور الحاسم الذي تقوم به في عملية التغيير الاجتماعي، إلى الدرجة التي دفعت الباحثين إلى التأكد على أن كل تحليل للتغير الاجتماعي، لا بدّ أن يركز في النهاية على عمليات الاتصال، والعلاقات العامة.
جمع المعلومات والبيانات: إن التخطيط العلمي للحملات الإعلامية، لا بدّ وأن يبدأ بالبحث، وجمع المعلومات، فالبحث هو حجر الأساس الذي يبنى فوقه كافة الجهود الإعلامية، وهو الضمان الرئيسي، لنجاح أي مرحلة إعلامية متواصلة، تبدأ مع بداية الحملة الإعلامية، وتتداخل في كل مرحلة من مراحلها حتى نهايتها.
نموذج السيطرة الاجتماعية: يسمى هذا النموذج "إيز"، ويتكون من ثلاثة أجزاء هي التعليم والهندسة وفرض القانون، ويقصد بالتعليم، المعلومات التي تبث إلى الجمهور المستهدف، ويعنى بالتوعية بالمشكلة وأسبابها، وكيفية الوقاية منها، وما هي علاجها.
الحملات الإخبارية: تهتم بنقل جزء من المعلومات التوعوية الضرورية للجمهور، وهدفها الرئيسي هو إخبار المتلقي، أو إعلامه بما يحدث، أو سيحدث في مواضيع ضرورية، تهم قطاعاً كبيراً من الناس، وتكون هذه التوعية من الحملات القصيرة، ولا تحتاج لنقلها إلى الناس بأكثر من ذكرها على شكل خبر واضح ودقيق.
لا أحد ينكر الدور الذي يقوم به ممارس العلاقات العامة، في المؤسسات الخيرية في الحملات الإعلامية، حيث تقع على عاتقه مسؤولية التخطيط، والتنفيذ وتقويم الحملات.
التقييم القبلي: وهو الذي يهدف إلى اكتشاف الأخطاء قبل تنفيذ البرامج، حيث يتضمن إجراء الاختبارات على عينة محدودة، ممثلة للجمهور المرتقب، ودراسة مدى تأثيرها عليه، وإجراء التعديلات اللازمة قبل تعميم هذه المادة، أو نشرها على كل فئات الجمهور.
تعتبر عملية تقييم برامج العلاقات العامة، ومتابعة ما تمَّ إنجازه بصفة دورية من أهم خطوات نجاح عمل مسؤول العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، ولا يقل ذلك أهمية عن مهام الإدارة العليا التي تقوم بها، ولا يستطيع أي ممارس للعلاقات العامة في أي مجال تحسين أدائه، دون أن يتم تقييم اﻷنشطة التي يمارسها.
يحظى رصد البيئة التي تعمل مع المؤسسة وتتفاعل في إطارها، باهتمام متزايد في الإدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، وعليه تمثل البحوث عصب اﻹدارة الاستراتيجية للعلاقات العامة، ولا توجد إدارة استراتيجية دون بحوث، أو اتخاذ القرارات الاستراتيجية في العلاقات العامة بالمؤسسات الخيرية.
تهتم العلاقات العامة بكسب تأييد الرأي العام، وهو في أبسط تعريفاته، حيث تعبر غالبية الأفراد عن موقف فكري موحّد، يتخذونه إزاء قضية جدلية معينه في زمن محدد.
