جمع المعلومات: وتتضمن مجموعة من الأنشطة، وهي تسجيل من خلال تدوين البيانات كأحداث ومعاملات وغيرها من الظواهر التي تحدث، حيث تشاهد داخل أو خارج المؤسسة، وترميز البيانات ويتم ذلك باستخدام مجموعة من الأساليب، لاختصار البيانات وتحويلها إلى شكل رمزي، وتصنيف البيانات، وتقنية البيانات، ومن ثمَّ تحويل البيانات، وتتم عملية التحويل من وسيط إلى وسيط آخر، وهي عملية لا تغير من طبيعة البيانات.
المعالجة: وهي الفعالية التي أكثر ما ترتبط بالحاسوب، وتتضمن فعالية المعالجة تحويل وتحليل جميع البيانات، وتوثّق على التعامل مع البيانات وتحويلها إلى معلومات، ويمكن تحت هذه التسمية احتواء جميع المعالجات التي تجري على المعلومات التقنية والسمعية والصورية.
إنَّ الاتصالات والمعرفة الفنية، والطرق التي تلتقي بها المكونات، تخلق الفرص للأفراد والمنظمات؛ ليصبحوا منجزين ومؤثرين وناجحين بوجه عام.
من مهام التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسات الخيريةالتزويد، ويشمل اختيار وطلب المواد المتنوعة، التي تحتوي على المعلومات المطلوبة واستلامها.
لكي ينجح فريق إدارة المتحدث الرسمي في عمله، لا بدّ أن تكون لدى الفريق معلومات كافية عن قيم وآراء ولغة الجمهور، وأن يكون معروفاً للجمهور، وهذا هو أقصى ما تنشده العلاقات العامة، وهو في الوقت ذاته أصعب وظائفها، وأبعدها عن التحقق في معظم الأحوال.
تظهر الحاجة إلى توحيد صوت المؤسسة عن طريق إدارة فريق العمل الإعلامي للمتحدث الرسمي للمؤسسة، ويدخل هذا العمل في تصميم أنشطة ووظائف إدارة العلاقات العامة، من حيث اختيار وتشكيل أعضاء الفريق، وانتقاء أفضل الشخصيات، لكي يصبح متحدثاً رسمياً للمؤسسة.
يمكن تنفيذ برنامج التسويق بالجمعيات الخيرية العاملة في مجال التوعية عن الفيروسات والأمراض؛ مثل جمعيات أصدقاء المرضى من خلال عناصر المزيج التسويقي.
من أساليب التسويق الاجتماعي في المؤسسات الخيرية، إغراء المتلقين ﻹدراك موضوعات الحملة، وشخصياتها من خلال ترويج الأفكار، والشخصيات ليدرك الأفراد وجودها عن طريق الحملات الإعلانية المكثفة.
لم تنشر معظم الكتابات التي تناولت التسويق الاجتماعي بشكل واضح ومفهوم، إلى الأساس النظري الذي يقوم عليه، فيتناول فريق من الباحثين التسويق الاجتماعي على أنَّه مدخل يُستعان به في مجالات متعددة.
من عناصر التسويق الاجتماعي، الفكرة الاجتماعية "المنتج الاجتماعي": ويعني تغيير الأفكار والأداء الخاطئ، أو تبني الأفكار الحديثة أو الأفكار الجديدة، وهو الهدف الأساسي للتسويق الاجتماعي، وبهذا تكون الأفكار والأداء هي المنتجات التي سوف يتم تسويقها بين الجماهير المستهدفة.
إنَّ البعض يرى أنَّ التسويق يعني طلب السوق للبضائع والخدمات، واسم مكان السوق، يعني موضع بيع وشراء البضائع، إلّا أنَّ إضافتها إلى كلمة الاجتماعي، جعل لها مدلولاً مختلفاً عن مجالات التسويق الأخرى.
الفاعلية في المؤسسة الخيرية: ونعني بذلك (نوعية المخرجات لتلك المؤسسة)، من حيث الوقت والكمية والدخل والأرباح ورضا المتبرعين ورضاء العاملين.
قد يقع الموظفين في المؤسسات الخيرية، ببعض الأخطاء خلال التعامل مع المتبرعين، وقد تختلف وتتعدد الأخطاء.
العمل الخيري علم له قواعد واضحة، وفن له شعور ومهارات، فالمميزون في تسويق المشاريع الخيرية، يمتلكونها من خلال الممارسة والتدريب وتوظيف إمكاناتهم وجهودهم.
القواعد التي يبنى عليها العمل المؤسسي: من خلال مهمة المؤسسة (رسالتها) وقيمتها المؤسسية، والصراحة والمكاشفة في العمل، والتميز المبني على العطاء.
لا بدّ للعاملين والقائمين على العمل الخيري أن تتوفر فيهم بعض الصفات الأساسية حتى يتحقق لهم النجاح ومنها، الشفافية، والاستقلالية والأمانة والمساواة.
تحديد مدخل ﻹدارة الأزمة: يجب أن تبدأ خطة إدارة الأزمة بصياغة بيان موجز، يحدد مدخل إدارة الأزمة في المؤسسة، وهذا البيان يمثل أسس اتخاذ القرار، والاتجاه العام للسلوكيات، التي يتوجب القيام بها، ويلخص هذا البيان، فلسفات المؤسسة وأخلاقياتها، ويرسم الخطوط العريضة.
نظراً ﻷهمية الوظيفة الإعلامية في أوقات الأزمات؛ فإنَّ إدارة العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، عند حدوث أزمة يكون أمامها مجموعة من الاستراتيجيات الإعلامية، للتعامل مع تلك الأزمات.
يحتاج ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، إلى إتقان الخطوات الأساسية للتخطيط في الأزمات، من خلال وضع الفروض التحليلية، تقييم البدائل، تكوين الخطط المشتقة، تحديد الأهداف، وتحديد البدائل والاختيار.
إنَّ التخطيط لإدارة الأزمات هو أفضل أنواع التخطيط، وهو أهمها إذا تعرضت المؤسسة إلى هزّة في صورتها الذهنية على وجه التحديد؛ لذا قإنه يجب على إدارة العلاقات العامة وضع الخطط الرئيسية والاحتياطية ﻹدارة الأزمات بكافة أنواعها.
تتطلب إدارة الأزمة من الممارس للعلاقات العامة في المؤسسات الخيرية، امتلاك مهارات أساسية واتجاهات وسلوكيات معينة، فعندما ينظر إلى طبيعة الأزمة وفهمها؛ فإنه يجب أن يأخذ بعين الاعتبار العوامل المؤثرة في ذلك.
المرحلة الأولى الشعور بالأزمة: وتسمى المرحلة الإنذارية حيث يكون هناك عدد من الأحداث المتواترة، التي تمثل إنذاراً مبكراً بحدوث الأزمة.
إنَّ اﻷزمة، حدث يكون له تأثير على المؤسسة، ووظائفها وجماهيرها الأساسية، فإذا لم يتم التعامل مع هذا الحدث بطريقة صحيحية، فإنه يهدد قواعد المؤسسة الأساسية، ويحد من قدراتها على القيام بمهامها ووظائفها.
يُعَدّ مفهوم الأزمة واحداً من أهم المفاهيم المراوغة، التي يصعب تحديدها؛ ﻷسباب متعددة وأبرزها: صعوبة حصر ما المقصود بالأزمة، وشمولية المصطلح، واتساع حدود استخدامه، وخصوصية المنظور الذي ينظر به كل علم لمفهوم الأزمة، وبالتالي فإن مفهوم الأزمة يختلف حسب الظروف المحيطة بالأزمات وأسبابها وبيئتها.
الجانب الإداري: من خلال الهيكل الإداري الجيد المعتمد على أنظمة الإدارة الحديثة، ومسؤولية الأشخاص وأسلوب اتخاذ القرار، وتوظيف الكفاءات البشرية المتمكنة والخبيرة والمخلصة، والاعتماد على الموظفين والتقليل ما يمكن من المتعاونين.
نبغي الاهتمام برسم صورة عن أهداف المؤسسة الاستراتيجية، ورؤيتها وقيمها ورسالتها منذ نشأتها، وأن يتم صياغتها بأسلوب قوي ومؤثر.
هناك بعض الخطوات الأساسية المتّبعة في المؤسسات التطوعية والتي يجب القيام بها، لتقليل نسبة الأخطاء العملية والإجرائية والإدارية المتبعة.
يمكننا عمل هيكل تنظيمي ﻷي مؤسسة سواء كانت من خلال اتخاذ بعض الخطوات، التي من شأنها أن تسهّل العمل الخيري التطوعي.
يجب أن توضع الرسالة والرؤية، بصورة جيدة وعلى درجة عالية في المؤسسات التطوعية، حتى تتميز بأسلوب تفكير قيادة المؤسسة وإدارتها.
أدى الاعتماد على تقنيات الحاسبات الآلية في التوثيق والأرشفة، إلى تحوّل حاسم في عملية التوزيع الفكري والمعلوماتي، وبخاصة في مجال العلاقات العامة، والإعلام.
